Mitarbeiter können ihre Ausgaben in Factorial ganz einfach über die Webplattform oder die mobile App einreichen. Unser OCR-System (optische Zeichenerkennung) liest die hochgeladenen Beleg- oder Rechnungsfotos und extrahiert automatisch die wichtigsten Informationen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Arten von Ausgaben, die Sie erstellen können
Wenn Sie eine neue Ausgabe einreichen, wählen Sie eine der folgenden Arten aus:
- Regelmäßige Ausgaben – Jede Standardquittung oder Rechnung für einen von Ihnen getätigten Einkauf (z. B. Mahlzeiten, Bürobedarf, Transport).
- Tagespauschale – Eine tägliche Pauschale für Mahlzeiten und Nebenkosten während Geschäftsreisen, basierend auf vom Unternehmen festgelegten Sätzen.
- Kilometergeld – Vergütung für die Nutzung Ihres Privatfahrzeugs zu geschäftlichen Zwecken, berechnet nach der zurückgelegten Strecke und dem von Ihrem Unternehmen festgelegten Satz.
Einreichen einer Spesenabrechnung per OCR
- Neue Ausgabe starten
- Im Web : Gehen Sie zu Meine Ausgaben → Ausgaben und klicken Sie auf + Neue Ausgabe .
- In der mobilen App : Öffnen Sie „Ausgaben“ im Hauptmenü und tippen Sie auf „+ Neue Ausgabe“ .
- Laden Sie Ihr Dokument hoch. Fotografieren Sie die Quittung oder Rechnung oder laden Sie eine vorhandene Datei (JPG, PNG, PDF) hoch.
- Automatische Datenerfassung. Das OCR-System scannt das Dokument und füllt Felder wie beispielsweise folgende automatisch aus:
- Kategorie
- Datum
- Gesamtbetrag (einschließlich Steuern)
- Währung
- Dokumentennummer
- Name des Anbieters
- Lieferanten-Steuernummer
- Füllen Sie alle weiteren Pflichtfelder aus.
- Passen Sie gegebenenfalls fehlende Informationen an oder ergänzen Sie diese (z. B. Kategorie, Projekt, Beschreibung).
- Bei Tages- oder Kilometergeld wählen Sie bitte den korrekten Satz aus und geben Sie die Reisedetails an.
- Überprüfen und absenden. Stellen Sie sicher, dass alle Angaben korrekt sind.
- Klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden“, um die Ausgabe zur Genehmigung einzureichen.
Nur derjenige, der die Ausgabe erfasst hat, kann sie innerhalb einer Gruppe bearbeiten oder löschen .
Dies ist nur möglich, solange sich die Ausgabe im Entwurfsstatus befindet .
Bewährte Verfahren für die OCR-Genauigkeit
- Achten Sie darauf, dass der gesamte Kassenbon auf dem Foto sichtbar ist.
- Vermeiden Sie unscharfe oder dunkle Bilder.
- Laden Sie Belege so schnell wie möglich nach der Transaktion hoch, um den Verlust von Details zu vermeiden.
Nach der Einreichung erscheint Ihre Ausgabe in der Liste „Meine Ausgaben > Ausgaben“ und durchläuft den Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen
- Kann ich PDF-Belege hochladen?
Ja, die Formate PDF, JPG und PNG werden unterstützt.
- Was passiert, wenn die OCR-Texturierung nicht alle Details erfasst?
Sie können fehlende Angaben vor dem Absenden manuell bearbeiten oder ergänzen.
- Werden Tages- und Kilometergeld auch auf Mobilgeräten erstattet?
Ja, beides kann über die mobile App nach dem gleichen Ablauf eingereicht werden.