Mitarbeiter können Spesen ganz einfach über die Webplattform oder die mobile App in Factorial einreichen. Unser OCR-System (Optical Character Recognition) liest die von Ihnen hochgeladenen Belege oder Rechnungsfotos und extrahiert automatisch die wichtigsten Details. Das spart Ihnen Zeit und reduziert Fehler.
Arten von Ausgaben, die Sie erstellen können
Wenn Sie eine neue Ausgabe einreichen, wählen Sie einen der folgenden Typen:
- Regelmäßige Ausgaben – Alle Standardbelege oder Rechnungen für einen von Ihnen getätigten Kauf (z. B. Mahlzeiten, Büromaterial, Transport).
- Tagessatz – Ein Tagesgeld für Mahlzeiten und Nebenkosten während Geschäftsreisen, basierend auf unternehmensdefinierten Sätzen.
- Kilometergeld – Entschädigung für die Nutzung Ihres Privatfahrzeugs für geschäftliche Zwecke, berechnet anhand der zurückgelegten Entfernung und des von Ihrem Unternehmen festgelegten Satzes.
Einreichen einer Ausgabe per OCR
-
Neue Ausgabe starten
- Im Web : Gehen Sie zu „Meine Ausgaben“ → „Ausgaben“ und klicken Sie auf „+ Neue Ausgabe“ .
- In der mobilen App : Öffnen Sie „Ausgaben“ im Hauptmenü und tippen Sie auf „+ Neue Ausgabe“ .
- Laden Sie Ihr Dokument hoch. Fotografieren Sie den Beleg oder die Rechnung oder laden Sie eine vorhandene Datei (JPG, PNG, PDF) hoch.
-
Automatische Datenerfassung. Das OCR-System scannt das Dokument und füllt Felder wie folgt vorab aus:
- Kategorie
- Datum
- Gesamtbetrag (inkl. Steuern)
- Währung
- Dokumentnummer
- Name des Anbieters
- Lieferanten-TIN
-
Füllen Sie alle weiteren erforderlichen Felder aus
- Passen Sie bei Bedarf fehlende Informationen an oder ergänzen Sie diese (z. B. Kategorie, Projekt, Beschreibung).
- Wählen Sie für Tages- oder Kilometergeld den richtigen Satz aus und geben Sie die Reisedaten an.
- Überprüfen und absenden. Überprüfen Sie, ob alle Angaben korrekt sind.
- Klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden“ , um die Ausgabe zur Genehmigung zu senden.
Best Practices für OCR-Genauigkeit
- Stellen Sie sicher, dass der gesamte Beleg auf dem Foto sichtbar ist.
- Vermeiden Sie verschwommene oder dunkle Bilder.
- Laden Sie Belege so schnell wie möglich nach der Transaktion hoch, um den Verlust von Daten zu vermeiden.
Nach der Übermittlung erscheint Ihre Ausgabe in der Liste „Meine Ausgaben > Ausgaben“ und durchläuft den Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen
-
Kann ich PDF-Belege hochladen?
Ja, die Formate PDF, JPG und PNG werden unterstützt.
-
Was ist, wenn OCR nicht alle Details erfasst?
Sie können fehlende Informationen vor dem Absenden manuell bearbeiten oder ergänzen.
-
Werden Tages- und Kilometergeld auch mobil unterstützt?
Ja, beide können über die mobile App nach demselben Ablauf übermittelt werden.