I dipendenti possono facilmente inviare le spese in Factorial sia dalla piattaforma web che dall'app mobile. Il nostro sistema OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) leggerà la ricevuta o la foto della fattura caricata ed estrarrà automaticamente i dettagli principali, facendoti risparmiare tempo e riducendo gli errori.
Tipi di spese che puoi creare
Quando invii una nuova spesa, puoi scegliere una delle seguenti tipologie:
- Spesa ordinaria : qualsiasi ricevuta o fattura standard per un acquisto effettuato (ad esempio pasti, materiale per ufficio, trasporto).
- Diaria - Indennità giornaliera per pasti e spese accessorie durante i viaggi di lavoro, basata sulle tariffe definite dall'azienda.
- Chilometraggio : compensazione per l'utilizzo del tuo veicolo personale per scopi aziendali, calcolata in base alla distanza percorsa e alla tariffa stabilita dalla tua azienda.
Invio di una spesa tramite OCR
- Inizia una nuova spesa
- Sul Web : vai su Le mie spese → Spese e clicca su + Nuova spesa .
- Sull'app mobile : apri Spese dal menu principale e tocca + Nuova spesa .
- Carica il tuo documento. Scatta una foto della ricevuta o della fattura, oppure carica un file esistente (JPG, PNG, PDF).
- Acquisizione automatica dei dati. Il sistema OCR scansionerà il documento e precompilerà i campi come:
- Categoria
- Data
- Importo totale (tasse incluse)
- Valuta
- Numero del documento
- Nome del fornitore
- Codice fiscale del fornitore
- Completa tutti i campi obbligatori aggiuntivi
- Se necessario, modificare o aggiungere le informazioni mancanti (ad esempio categoria, progetto, descrizione).
- Per le spese giornaliere o chilometriche , seleziona la tariffa corretta e fornisci i dettagli del viaggio.
- Rivedi e invia. Verifica che tutti i dettagli siano corretti.
- Fare clic su Invia per approvazione per inviare la spesa per l'approvazione.
Solo il proprietario della spesa può modificarla o eliminarla all'interno di un gruppo.
Questa operazione può essere eseguita solo quando la spesa è in stato Bozza .
Le migliori pratiche per la precisione dell'OCR
- Assicurati che l'intera ricevuta sia visibile nella foto.
- Evitate immagini sfocate o scure.
- Carica le ricevute il prima possibile dopo la transazione per evitare di perdere i dettagli.
Una volta inviata, la spesa apparirà nell'elenco Le mie spese > Spese e seguirà il flusso di approvazione della tua azienda.
Domande frequenti
- Posso caricare le ricevute in formato PDF?
Sì, sono supportati i formati PDF, JPG e PNG.
- Cosa succede se l'OCR non cattura tutti i dettagli?
È possibile modificare o completare manualmente le informazioni mancanti prima dell'invio.
- Le spese giornaliere e chilometriche sono supportate anche sui dispositivi mobili?
Sì, entrambi possono essere inviati tramite l'app mobile seguendo la stessa procedura.