I dipendenti possono facilmente inviare le spese in Factorial sia dalla piattaforma web che dall'app mobile. Il nostro sistema OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) leggerà la ricevuta o la foto della fattura caricata ed estrarrà automaticamente i dettagli principali, facendoti risparmiare tempo e riducendo gli errori.

Tipi di spese che puoi creare

Quando invii una nuova spesa, puoi scegliere una delle seguenti tipologie:

• Spesa ordinaria: qualsiasi ricevuta o fattura standard per un acquisto effettuato (ad esempio pasti, materiale per ufficio, trasporto).
• Diaria - Indennità giornaliera per pasti e spese accessorie durante i viaggi di lavoro, basata sulle tariffe definite dall'azienda.
• Chilometraggio: compensazione per l'utilizzo del tuo veicolo personale per scopi aziendali, calcolata in base alla distanza percorsa e alla tariffa stabilita dalla tua azienda.

Invio di una spesa tramite OCR

1. Inizia una nuova spesa
   • Sul Web: vai su Le mie spese → Spese e clicca su + Nuova spesa.
   • Sull'app mobile: apri Spese dal menu principale e tocca + Nuova spesa.
2. Carica il tuo documento. Scatta una foto della ricevuta o della fattura, oppure carica un file esistente (JPG, PNG, PDF).
3. Acquisizione automatica dei dati. Il sistema OCR scansionerà il documento e precompilerà i campi come:
   • Categoria
   • Data
   • Importo totale (tasse incluse)
   • Valuta
   • Numero del documento
   • Nome del fornitore
   • Codice fiscale del fornitore
4. Completa tutti i campi obbligatori aggiuntivi
   • Se necessario, modificare o aggiungere le informazioni mancanti (ad esempio categoria, progetto, descrizione).
   • Per le spese giornaliere o chilometriche , seleziona la tariffa corretta e fornisci i dettagli del viaggio.
5. Rivedi e invia. Verifica che tutti i dettagli siano corretti.
6. Fare clic su Invia per approvazione per inviare la spesa per l'approvazione.

Le migliori pratiche per la precisione dell'OCR

• Assicurati che l'intera ricevuta sia visibile nella foto.
• Evitate immagini sfocate o scure.
• Carica le ricevute il prima possibile dopo la transazione per evitare di perdere i dettagli.

Domande frequenti

1. Posso caricare le ricevute in formato PDF?
   Sì, sono supportati i formati PDF, JPG e PNG.
    
2. Cosa succede se l'OCR non cattura tutti i dettagli?
   È possibile modificare o completare manualmente le informazioni mancanti prima dell'invio.
    
3. Le spese giornaliere e chilometriche sono supportate anche sui dispositivi mobili?
   Sì, entrambi possono essere inviati tramite l'app mobile seguendo la stessa procedura.