Los/as empleados/as pueden enviar gastos fácilmente en Factorial desde la plataforma web o la app móvil. Nuestro sistema de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) leerá la foto del recibo o factura que cargue y extraerá automáticamente los datos principales, ahorrándole tiempo y reduciendo errores.
Tipos de gastos que puedes crear
Al enviar un nuevo gasto, elegirás uno de los siguientes tipos:
- Gasto regular: cualquier recibo o factura estándar por una compra realizada (por ejemplo, comidas, suministros de oficina, transporte).
- Per diem: Asignación diaria para comidas y gastos imprevistos durante viajes de negocios, basada en tarifas definidas por la empresa.
- Kilometraje: Compensación por el uso de su vehículo personal para fines comerciales, calculada en función de la distancia recorrida y la tarifa establecida por su empresa.
Enviar un gasto mediante OCR
-
Iniciar un nuevo gasto
- En la Web: Ir a Mis Gastos → Gastos y haga clic en + Nuevo gasto.
- En la aplicación móvil: abrir Gastos desde el menú principal y toque + Nuevo gasto.
- Sube tu documento. Hacer una foto del recibo o factura, o subir un archivo existente (JPG, PNG, PDF).
-
Captura automática de datos. El sistema OCR escaneará el documento y rellenará previamente campos como:
- Categoría
- Fecha
- Importe total (incluidos impuestos)
- Divisa
- Número de documento
- Nombre del proveedor
- NIF del proveedor
-
Complete cualquier campo adicional requerido
- Si es necesario, ajusta o agrega la información faltante (por ejemplo, categoría, proyecto, descripción).
- Para gastos de viáticos o kilometraje, seleccione la tarifa correcta y proporcione los detalles del viaje.
- Revisar y enviar. Verificar que todos los datos sean correctos.
- Hacer clic en Enviar para aprobación para enviar el gasto para su aprobación.
Mejores prácticas para la precisión del OCR
- Asegúrate de que el recibo completo sea visible en la foto.
- Evita las imágenes borrosas u oscuras.
- Sube los recibos lo antes posible después de la transacción para evitar perder detalles.
Una vez enviado, el gasto aparecerá en la lista Mis gastos →Gastos y seguirá el flujo de aprobación de tu empresa.
Preguntas frecuentes
-
¿Puedo subir recibos en PDF?
Sí, se admiten los formatos PDF, JPG y PNG.
-
¿Qué pasa si el OCR no captura todos los detalles?
Puedes editar o completar manualmente cualquier información faltante antes de enviar.
-
¿Los gastos de dietas y kilometraje también se admiten en el móvil?
Sí, ambos se pueden enviar a través de la aplicación móvil siguiendo el mismo flujo.