Les employé·e·s peuvent facilement soumettre des dépenses dans Factorial à partir de la plateforme web ou de l'application mobile. Notre système OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) lira la photo du reçu ou de la facture que vous téléchargez et extraira automatiquement les principales informations, vous faisant gagner du temps et réduisant les erreurs.
Types de dépenses que vous pouvez créer
Lorsque vous soumettez une nouvelle dépense, vous choisirez l'un des types suivants :
- Dépense régulière - Tout reçu ou facture standard pour un achat que vous avez effectué (par ex. repas, fournitures de bureau, transport).
- Indemnité journalière - Une allocation quotidienne pour les repas et les frais divers lors des voyages d'affaires, basée sur les tarifs définis par l'entreprise.
- Frais kilométriques - Compensation pour l'utilisation de votre véhicule personnel à des fins professionnelles, calculée en fonction de la distance parcourue et du tarif fixé par votre entreprise.
Soumettre une dépense en utilisant l'OCR
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Démarrer une nouvelle dépense
- Sur Web : Allez dans Mes Dépenses → Dépenses et cliquez sur + Nouvelle dépense.
- Sur Application mobile : Ouvrez Dépenses depuis le menu principal et appuyez sur + Nouvelle dépense.
- Téléchargez votre document. Prenez une photo du reçu ou de la facture, ou téléchargez un fichier existant (JPG, PNG, PDF).
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Capture de données automatique. Le système OCR scannera le document et pré-remplira des champs tels que :
- Catégorie
- Date
- Montant total (y compris les taxes)
- Devise
- Numéro de document
- Nom du fournisseur
- Numéro d'identification fiscale du fournisseur
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Complétez tous les champs requis supplémentaires
- Si nécessaire, ajustez ou ajoutez des informations manquantes (par ex. catégorie, projet, description).
- Pour les dépenses d'indemnité journalière ou frais kilométriques, sélectionnez le tarif correct et fournissez les détails du voyage.
- Vérifiez et soumettez. Vérifiez que tous les détails sont corrects.
- Cliquez sur Envoyer pour approbation pour envoyer la dépense pour approbation.
- Une fois soumise, votre dépense apparaîtra dans la liste Mes Dépenses > Dépenses et suivra le flux d'approbation de votre entreprise.
Limitations
- Vous ne pouvez plus soumettre une dépense où le montant remboursable est supérieur au montant du document. Si les montants ne correspondent pas, vous recevrez un message clair vous demandant de vérifier le reçu.
- Vous ne pouvez pas soumettre une dépense avec une date future. Si la date semble incorrecte, vous recevrez un message vous demandant de vérifier le reçu.
Seul·e le propriétaire de la dépense peut éditer ou supprimer celle-ci au sein d'un groupe.
Une dépense ne peut être modifiée que lorsqu'elle est en statut brouillon, tout autre statut vous permettra d'éditer la dépense.
Meilleures pratiques pour l'exactitude de l'OCR
- Assurez-vous que l'ensemble du reçu est visible sur la photo.
- Évitez les photos floues ou sombres.
- Téléchargez les reçus dès que possible après la transaction pour éviter de perdre des détails.
FAQ
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Puis-je télécharger des reçus PDF ?
Oui, les formats PDF, JPG et PNG sont pris en charge.
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Que faire si l'OCR ne capture pas tous les détails ?
Vous pouvez modifier manuellement ou compléter toute information manquante avant de soumettre.
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Les dépenses d'indemnité journalière et de frais kilométriques sont-elles également prises en charge sur mobile ?
Oui, les deux peuvent être soumises via l'application mobile en suivant le même flux.