Les employé.e.s peuvent facilement soumettre des dépenses dans Factorial depuis la plateforme web ou l'application mobile. Notre système OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) lira la photo du reçu ou de la facture que vous téléchargez et extraira automatiquement les principales informations, vous faisant gagner du temps et réduisant les erreurs.

Types de dépenses que vous pouvez créer

Lorsque vous soumettez une nouvelle dépense, vous choisirez l'un des types suivants :

• Dépense régulière - Tout reçu ou facture standard pour un achat que vous avez effectué (par exemple, repas, fournitures de bureau, transport).
• Per diem - Une allocation quotidienne pour les repas et les frais divers lors de voyages d'affaires, basée sur des tarifs définis par l'entreprise.
• Frais kilométriques - Compensation pour l'utilisation de votre véhicule personnel à des fins professionnelles, calculée en fonction de la distance parcourue et du tarif fixé par votre entreprise.

Soumettre une dépense en utilisant l'OCR

1. Démarrer une nouvelle dépense
   • Sur Web : Allez dans Mes dépenses → Dépenses et cliquez sur + Nouvelle dépense.
   • Sur Application mobile : Ouvrez Dépenses depuis le menu principal et appuyez sur + Nouvelle dépense.
2. Téléchargez votre document. Prenez une photo du reçu ou de la facture, ou téléchargez un fichier existant (JPG, PNG, PDF).
3. Capture de données automatique. Le système OCR scannera le document et pré-remplira des champs tels que :
   • Catégorie
   • Date
   • Montant total (taxes incluses)
   • Monnaie
   • Numéro de document
   • Nom du fournisseur
   • Numéro d'identification fiscale du fournisseur
4. Complétez tous les champs supplémentaires requis
   • Si nécessaire, ajustez ou ajoutez des informations manquantes (par exemple, catégorie, projet, description).
   • Pour les dépenses per diem ou frais kilométriques, sélectionnez le tarif correct et fournissez les détails du voyage.
5. Vérifiez et soumettez. Assurez-vous que tous les détails sont corrects.
6. Cliquez sur Envoyer pour approbation pour envoyer la dépense pour approbation.
7. Une fois soumise, votre dépense apparaîtra dans la liste Mes dépenses > Dépenses et suivra le flux d'approbation de votre entreprise.

Créez une dépense pour chaque reçu

Vous pouvez prendre une photo contenant plusieurs reçus, et One créera une dépense pour chaque reçu.

• One détecte chaque reçu dans la photo et lit son magasin, montant, date et taxes.
• Chaque dépense a son propre reçu attaché.
• Si One ne peut pas séparer un reçu de la photo proprement, la dépense garde la photo complète, et One indique quel reçu n'a pas pu être séparé.
• Pour utiliser cette option, demandez à One : “créez une dépense pour chaque reçu.”

Vous pouvez également continuer à prendre une photo d'un reçu à la fois.

Corriger les dépenses soumises avant approbation

Vous avez envoyé une dépense avec une erreur ? Vous pouvez désormais la reprendre pendant qu'elle attend une approbation et la corriger vous-même. Utilisez One pour réinitialiser la dépense en brouillon, ou sélectionnez Réinitialiser en brouillon directement depuis la dépense.

Si vous remarquez une erreur dans une dépense soumise, comme un montant, un projet ou une description incorrects :

1. Demandez à One de la corriger pour vous
   • Par exemple : “J'ai envoyé la dépense de taxi avec la mauvaise description, pouvez-vous la corriger ?”
2. Alternativement, ouvrez la dépense pendant qu'elle attend une approbation
3. Sélectionnez Réinitialiser en brouillon
4. La dépense revient dans vos brouillons
5. Modifiez la dépense et soumettez-la à nouveau, ou supprimez-la si vous n'en avez plus besoin

Limitations

• Vous ne pouvez plus soumettre une dépense où le montant remboursable est supérieur au montant du document. Si les montants ne correspondent pas, vous recevez un message clair vous demandant de vérifier le reçu.

• Vous ne pouvez pas soumettre une dépense avec une date future. Si la date semble incorrecte, vous recevrez un message vous demandant de vérifier le reçu.

 

Meilleures pratiques pour l'exactitude de l'OCR

• Assurez-vous que l'ensemble du reçu est visible sur la photo.
• Évitez les photos floues ou sombres.
• Téléchargez les reçus dès que possible après la transaction pour éviter de perdre des détails.

FAQ

1. Puis-je télécharger des reçus PDF ?
   Oui, les formats PDF, JPG et PNG sont supportés.
    
2. Que faire si l'OCR ne capture pas tous les détails ?
   Vous pouvez modifier manuellement ou compléter toute information manquante avant de soumettre.
    
3. Les dépenses per diem et les frais kilométriques sont-elles également prises en charge sur mobile ?
   Oui, les deux peuvent être soumises via l'application mobile en suivant le même flux.