Les employé·e·s peuvent facilement soumettre des dépenses dans Factorial depuis la plateforme web ou l'application mobile. Notre système OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) lira la photo du reçu ou de la facture que vous téléchargez et extraira automatiquement les principales informations, vous faisant gagner du temps et réduisant les erreurs.

Types de dépenses que vous pouvez créer

Lorsque vous soumettez une nouvelle dépense, vous choisirez l'un des types suivants :

• Dépense régulière - Tout reçu ou facture standard pour un achat que vous avez effectué (par exemple, repas, fournitures de bureau, transport).
• Per diem - Une allocation quotidienne pour les repas et les frais divers lors des déplacements professionnels, basée sur des tarifs définis par l'entreprise.
• Kilométrage - Indemnité pour l'utilisation de votre véhicule personnel à des fins professionnelles, calculée en fonction de la distance parcourue et du tarif fixé par votre entreprise.

Soumettre une dépense en utilisant l'OCR

1. Démarrer une nouvelle dépense
   • Sur Web : Allez dans Mes Dépenses → Dépenses et cliquez sur + Nouvelle dépense.
   • Sur Application mobile : Ouvrez Dépenses depuis le menu principal et appuyez sur + Nouvelle dépense.
2. Téléchargez votre document. Prenez une photo du reçu ou de la facture, ou téléchargez un fichier existant (JPG, PNG, PDF).
3. Capture de données automatique. Le système OCR scannera le document et pré-remplira des champs tels que :
   • Catégorie
   • Date
   • Montant total (y compris les taxes)
   • Devise
   • Numéro de document
   • Nom du fournisseur
   • Numéro d'identification fiscale du fournisseur
4. Complétez les autres champs requis
   • Si nécessaire, ajustez ou ajoutez des informations manquantes (par exemple, catégorie, projet, description).
   • Pour les dépenses per diem ou kilométrage, sélectionnez le tarif correct et fournissez les détails du voyage.
5. Vérifiez et soumettez. Vérifiez que tous les détails sont corrects.
6. Cliquez sur Envoyer pour approbation pour envoyer la dépense pour approbation.
7. Une fois soumise, votre dépense apparaîtra dans la liste Mes Dépenses > Dépenses et suivra le flux d'approbation de votre entreprise.

Créer une dépense pour chaque reçu

Vous pouvez prendre une photo contenant plusieurs reçus, et One créera une dépense pour chaque reçu.

• One détecte chaque reçu dans la photo et lit son magasin, montant, date et taxes.
• Chaque dépense a son propre reçu joint.
• Si One ne peut pas séparer un reçu de la photo de manière claire, la dépense conserve la photo complète, et One indique quel reçu n'a pas pu être séparé.
• Pour utiliser cette option, demandez à One : “créez une dépense pour chaque reçu.”

Vous pouvez également continuer à prendre une photo d'un seul reçu à la fois.

Limitations

• Vous ne pouvez plus soumettre une dépense où le montant remboursable est supérieur au montant du document. Si les montants ne correspondent pas, vous recevrez un message clair vous demandant de vérifier le reçu.

• Vous ne pouvez pas soumettre une dépense avec une date future. Si la date semble incorrecte, vous recevrez un message vous demandant de vérifier le reçu.

 

Meilleures pratiques pour l'exactitude de l'OCR

• Assurez-vous que l'intégralité du reçu est visible sur la photo.
• Évitez les photos floues ou sombres.
• Téléchargez les reçus dès que possible après la transaction pour éviter de perdre des détails.

FAQ

1. Puis-je télécharger des reçus PDF ?
   Oui, les formats PDF, JPG et PNG sont pris en charge.
    
2. Que faire si l'OCR ne capture pas tous les détails ?
   Vous pouvez modifier manuellement ou compléter toute information manquante avant de soumettre.
    
3. Les dépenses per diem et kilométrage sont-elles également prises en charge sur mobile ?
   Oui, les deux peuvent être soumises via l'application mobile en suivant le même flux.