Los/Las empleados/as pueden enviar fácilmente gastos en Factorial desde la plataforma web o la aplicación móvil. Nuestro sistema de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) leerá la foto del recibo o factura que subas y extraerá automáticamente los detalles principales, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.

Tipos de gastos que puedes crear

Al enviar un nuevo gasto, elegirás uno de los siguientes tipos:

• Gasto regular - Cualquier recibo o factura estándar por una compra que hayas realizado (por ejemplo, comidas, suministros de oficina, transporte).
• Por día - Una asignación diaria para comidas e imprevistos durante viajes de negocios, basada en tarifas definidas por la empresa.
• Kilometraje - Compensación por el uso de tu vehículo personal para fines comerciales, calculada por la distancia recorrida y la tarifa establecida por tu empresa.

Enviar un gasto utilizando OCR

1. Iniciar un nuevo gasto
   • En Web: Ve a Mis Gastos → Gastos y haz clic en + Nuevo gasto.
   • En Aplicación móvil: Abre Gastos desde el menú principal y toca + Nuevo gasto.
2. Sube tu documento. Toma una foto del recibo o factura, o sube un archivo existente (JPG, PNG, PDF).
3. Captura de datos automática. El sistema OCR escaneará el documento y rellenará automáticamente campos como:
   • Categoría
   • Fecha
   • Total (incluyendo impuestos)
   • Moneda
   • Número de documento
   • Nombre del proveedor
   • NIF del proveedor
4. Completa cualquier campo adicional requerido
   • Si es necesario, ajusta o añade información faltante (por ejemplo, categoría, proyecto, descripción).
   • Para gastos de por día o kilometraje, selecciona la tarifa correcta y proporciona detalles de viaje.
5. Revisa y envía. Verifica que todos los detalles sean correctos.
6. Haz clic en Enviar para aprobación para enviar el gasto para su aprobación.
7. Una vez enviado, tu gasto aparecerá en la lista de Mis Gastos > Gastos y seguirá el flujo de aprobación de tu empresa.

Crea un gasto por cada recibo

Puedes tomar una foto que contenga múltiples recibos, y One creará un gasto por cada recibo.

• One detecta cada recibo en la foto y lee su tienda, monto, fecha e impuestos.
• Cada gasto tiene su propio recibo adjunto.
• Si One no puede separar un recibo de la foto de forma clara, el gasto conservará la foto completa, y One indicará qué recibo no pudo ser separado.
• Para usar esta opción, pide a One: “crea un gasto por cada recibo.”

También puedes continuar tomando una foto de un recibo a la vez. 

Limitaciones

• No puedes enviar un gasto donde el monto reembolsable sea mayor que el monto del documento. Si los montos no coinciden, recibirás un mensaje claro pidiéndote que verifiques el recibo.

• No puedes enviar un gasto con una fecha futura. Si la fecha parece incorrecta, recibirás un mensaje pidiéndote que verifiques el recibo. 

 

Mejores prácticas para la precisión del OCR

• Asegúrate de que todo el recibo sea visible en la foto.
• Evita fotos borrosas o oscuras.
• Sube los recibos tan pronto como sea posible después de la transacción para evitar perder detalles.

FAQ

1. ¿Puedo subir recibos en PDF?
   Sí, se admiten formatos PDF, JPG y PNG.
    
2. ¿Qué pasa si el OCR no captura todos los detalles?
   Puedes editar manualmente o completar cualquier información faltante antes de enviar.
    
3. ¿Los gastos por día y de kilometraje también se admiten en móvil?
   Sí, ambos pueden ser enviados a través de la aplicación móvil siguiendo el mismo flujo.