I dipendenti possono facilmente inviare spese in Factorial sia dalla piattaforma web che dall'app mobile. Il nostro sistema OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) leggerà la foto della ricevuta o della fattura che carichi e estrarrà automaticamente i dettagli principali, risparmiando tempo e riducendo errori.

Tipi di spese che puoi creare

Quando invii una nuova spesa, dovrai scegliere uno dei seguenti tipi:

• Spesa regolare - Qualsiasi ricevuta o fattura standard per un acquisto effettuato (ad es. pasti, forniture per ufficio, trasporti).
• Per diem - Un'indennità giornaliera per pasti e spese accessorie durante i viaggi d'affari, basata su tariffe definite dall'azienda.
• Km percorsi - Compensazione per l'uso del proprio veicolo personale per scopi aziendali, calcolata in base alla distanza percorsa e alla tariffa stabilita dalla tua azienda.

Inviare una spesa utilizzando l'OCR

1. Inizia una nuova spesa
   • Su Web: Vai su Le mie spese → Spese e clicca su + Nuova spesa.
   • Su App mobile: Apri Spese dal menu principale e tocca + Nuova spesa.
2. Carica il tuo documento. Fai una foto della ricevuta o della fattura, oppure carica un file esistente (JPG, PNG, PDF).
3. Cattura automatica dei dati. Il sistema OCR scannerizzerà il documento e precompilerà campi come:
   • Categoria
   • Data
   • Importo totale (comprese le tasse)
   • Valuta
   • Numero del documento
   • Nome del fornitore
   • Codice fiscale del fornitore
4. Completa eventuali campi aggiuntivi richiesti
   • Se necessario, modifica o aggiungi informazioni mancanti (ad es. categoria, progetto, descrizione).
   • Per spese per diem o km percorsi, seleziona la tariffa corretta e fornisci i dettagli di viaggio.
5. Controlla e invia. Verifica che tutti i dettagli siano corretti.
6. Clicca su Invia per approvazione per inviare la spesa per approvazione.
7. Una volta inviata, la tua spesa apparirà nell'elenco Le mie spese > Spese e seguirà il flusso di approvazione della tua azienda.

Crea una spesa per ogni ricevuta

Puoi scattare una foto contenente più ricevute, e One creerà una spesa per ogni ricevuta.

• One rileva ogni ricevuta nella foto e legge il negozio, l'importo, la data e le tasse.
• Ogni spesa ha la propria ricevuta allegata.
• Se One non riesce a separare una ricevuta dalla foto in modo chiaro, la spesa mantiene la foto completa, e One indica quale ricevuta non è stata separata.
• Per utilizzare questa opzione, chiedi a One: “crea una spesa per ogni ricevuta.”

Puoi anche continuare a scattare una foto di una ricevuta alla volta. 

Limitazioni

• Non puoi inviare una spesa in cui l'importo rimborsabile è superiore all'importo del documento. Se gli importi non coincidono, riceverai un messaggio chiaro che ti chiede di controllare la ricevuta.

• Non puoi inviare una spesa con una data futura. Se la data sembra errata, riceverai un messaggio che ti chiede di controllare la ricevuta. 

 

Best practices per l'accuratezza dell'OCR

• Assicurati che l'intera ricevuta sia visibile nella foto.
• Evita foto sfocate o scure.
• Carica le ricevute il prima possibile dopo la transazione per evitare di perdere dettagli.

FAQ

1. Posso caricare ricevute in PDF?
   Sì, sono supportati i formati PDF, JPG e PNG.
    
2. E se l'OCR non cattura tutti i dettagli?
   Puoi modificare manualmente o completare eventuali informazioni mancanti prima di inviare.
    
3. Le spese per diem e per km sono supportate anche su mobile?
   Sì, entrambe possono essere inviate tramite l'app mobile seguendo lo stesso flusso.