I lavoratori possono facilmente inviare spese in Factorial sia dalla piattaforma web che dall'app mobile. Il nostro sistema OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) leggerà la foto della ricevuta o della fattura che carichi ed estrarrà automaticamente i dettagli principali, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

Tipi di spese che puoi creare

Quando invii una nuova spesa, dovrai scegliere uno dei seguenti tipi:

• Spesa regolare - Qualsiasi ricevuta o fattura standard per un acquisto effettuato (es. pasti, forniture per ufficio, trasporto).
• Per diem - Un'indennità giornaliera per pasti e spese accessorie durante i viaggi di lavoro, basata su tariffe definite dall'azienda.
• Chilometraggio - Compensazione per l'uso del proprio veicolo personale per scopi aziendali, calcolata in base alla distanza percorsa e alla tariffa stabilita dalla tua azienda.

Inviare una spesa utilizzando l'OCR

1. Inizia una nuova spesa
   • Su Web: Vai su Le mie spese → Spese e clicca su + Nuova spesa.
   • Su App mobile: Apri Spese dal menu principale e tocca + Nuova spesa.
2. Carica il tuo documento. Scatta una foto della ricevuta o della fattura, oppure carica un file esistente (JPG, PNG, PDF).
3. Cattura automatica dei dati. Il sistema OCR eseguirà la scansione del documento e precompilare i campi come:
   • Categoria
   • Data
   • Importo totale (incluse le tasse)
   • Valuta
   • Numero del documento
   • Nome del fornitore
   • Codice fiscale del fornitore
4. Completa eventuali campi aggiuntivi richiesti
   • Se necessario, modifica o aggiungi informazioni mancanti (es. categoria, progetto, descrizione).
   • Per le spese per diem o chilometraggio, seleziona la tariffa corretta e fornisci i dettagli di viaggio.
5. Rivedi e invia. Controlla che tutti i dettagli siano corretti.
6. Clicca su Invia per approvazione per inviare la spesa per approvazione.
7. Una volta inviata, la tua spesa apparirà nell'elenco Le mie spese > Spese e seguirà il flusso di approvazione della tua azienda.

Limitazioni

• Non puoi inviare una spesa in cui l'importo rimborsabile è superiore all'importo del documento. Se gli importi non coincidono, riceverai un messaggio chiaro che ti chiede di controllare la ricevuta.

• Non puoi inviare una spesa con una data futura. Se la data sembra errata, riceverai un messaggio che ti chiede di controllare la ricevuta. 

 

Best practices per l'accuratezza dell'OCR

• Assicurati che l'intera ricevuta sia visibile nella foto.
• Evita foto sfocate o scure.
• Carica le ricevute il prima possibile dopo la transazione per evitare di perdere dettagli.

FAQ

1. Posso caricare ricevute PDF?
   Sì, i formati PDF, JPG e PNG sono supportati.
    
2. Cosa succede se l'OCR non cattura tutti i dettagli?
   Puoi modificare manualmente o completare eventuali informazioni mancanti prima di inviare.
    
3. Le spese per diem e chilometraggio sono supportate anche su mobile?
   Sì, entrambe possono essere inviate tramite l'app mobile seguendo lo stesso flusso.