Los/as empleados/as pueden enviar fácilmente gastos en Factorial desde la plataforma web o la aplicación móvil. Nuestro sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) leerá la foto del recibo o factura que suba y extraerá automáticamente los detalles principales, ahorrándole tiempo y reduciendo errores.

Tipos de gastos que puedes crear

Al enviar un nuevo gasto, elegirá uno de los siguientes tipos:

• Gasto regular - Cualquier recibo o factura estándar por una compra que haya realizado (por ejemplo, comidas, suministros de oficina, transporte).
• Por día - Una asignación diaria para comidas e imprevistos durante viajes de negocios, basada en tarifas definidas por la empresa.
• Kilometraje - Compensación por usar su vehículo personal para fines comerciales, calculada por la distancia recorrida y la tarifa establecida por su empresa.

Enviar un gasto utilizando OCR

1. Iniciar un nuevo gasto
   • En Web: Vaya a Mis Gastos → Gastos y haga clic en + Nuevo gasto.
   • En Aplicación móvil: Abra Gastos desde el menú principal y toque + Nuevo gasto.
2. Suba su documento. Tome una foto del recibo o factura, o suba un archivo existente (JPG, PNG, PDF).
3. Captura de datos automática. El sistema OCR escaneará el documento y completará automáticamente campos como:
   • Categoría
   • Fecha
   • Total (incluyendo impuestos)
   • Moneda
   • Número de documento
   • Nombre del proveedor
   • NIF del proveedor
4. Complete cualquier campo adicional requerido
   • Si es necesario, ajuste o añada información faltante (por ejemplo, categoría, proyecto, descripción).
   • Para gastos de por día o kilometraje, seleccione la tarifa correcta y proporcione detalles del viaje.
5. Revise y envíe. Verifique que todos los detalles sean correctos
6. Haga clic en Enviar para aprobación para enviar el gasto para su aprobación
7. Una vez enviado, su gasto aparecerá en la lista de Mi Gasto > Gastos y seguirá el flujo de aprobación de su empresa

Crea un gasto por cada recibo

Puede tomar una foto que contenga múltiples recibos, y One creará un gasto por cada recibo.

• One detecta cada recibo en la foto y lee su tienda, monto, fecha y impuestos.
• Cada gasto tiene su propio recibo adjunto.
• Si One no puede separar un recibo de la foto de manera limpia, el gasto mantiene la foto completa, y One indica qué recibo no pudo ser separado.
• Para usar esta opción, pide a One: “crea un gasto por cada recibo.”

También puede continuar tomando una foto de un recibo a la vez. 

Corrige los gastos enviados antes de la aprobación

¿Envió un gasto con un error? Ahora puede recuperarlo mientras está esperando aprobación y corregirlo usted mismo/a. Use One para restablecer el gasto a borrador, o seleccione Restablecer a borrador directamente desde el gasto.

Si nota un error en un gasto enviado, como el monto incorrecto, proyecto o descripción:

1. Pídale a One que lo corrija por usted
   • Por ejemplo: “Envié el gasto de taxi con la descripción incorrecta, ¿puede corregirlo?”
2. Alternativamente, abra el gasto mientras está esperando aprobación.
3. Seleccione Restablecer a borrador
4. El gasto vuelve a sus borradores
5. Edite el gasto y envíelo nuevamente, o elimínelo si ya no lo necesita

Limitaciones

• No puede enviar un gasto donde el monto reembolsable sea mayor que el monto del documento. Si los montos no coinciden, recibirá un mensaje claro pidiéndole que verifique el recibo.

• No puede enviar un gasto con una fecha futura. Si la fecha parece incorrecta, recibirá un mensaje pidiéndole que verifique el recibo. 

 

Mejores prácticas para la precisión del OCR

• Asegúrese de que todo el recibo sea visible en la foto.
• Evite fotos borrosas o oscuras.
• Suba los recibos tan pronto como sea posible después de la transacción para evitar perder detalles.

FAQ

1. ¿Puedo subir recibos en PDF?
   Sí, se admiten formatos PDF, JPG y PNG.
    
2. ¿Qué pasa si el OCR no captura todos los detalles?
   Puede editar manualmente o completar cualquier información faltante antes de enviar.
    
3. ¿También se admiten gastos por día y de kilometraje en móvil?
   Sí, ambos se pueden enviar a través de la aplicación móvil siguiendo el mismo flujo.