Les empleades poden enviar fàcilment les despeses a Factorial tant des de la plataforma web com de l'aplicació mòbil. El nostre sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caràcters) llegirà la foto del rebut o de la factura que pugis i extreurà automàticament els detalls principals, estalviant-te temps i reduint errors.

Tipus de despeses que pots crear

En enviar una nova despesa, hauràs de triar un dels següents tipus:

• Despesa regular - Qualsevol rebut o factura estàndard per una compra que hagis fet (per exemple, àpats, subministraments d'oficina, transport).
• Per diem - Una assignació diària per àpats i despeses accessòries durant viatges de negoci, basada en tarifes definides per l'empresa.
• Kilometratge - Compensació per utilitzar el teu vehicle personal per a fins empresarials, calculada per la distància recorreguda i la tarifa establerta per la teva empresa.

Enviar una despesa utilitzant OCR

1. Inicia una nova despesa
   • En Web: Ves a Les meves despeses → Despeses i fes clic a + Nova despesa.
   • En Aplicació mòbil: Obre Despeses des del menú principal i toca + Nova despesa.
2. Carrega el teu document. Fes una foto del rebut o de la factura, o carrega un fitxer existent (JPG, PNG, PDF).
3. Captura automàtica de dades. El sistema OCR escanejarà el document i omplirà automàticament camps com ara:
   • Categoria
   • Data
   • Import total (incloent impostos)
   • Moneda
   • Número de document
   • Nom del proveïdor
   • NIF del proveïdor
4. Completa qualsevol altre camp requerit
   • Si és necessari, ajusta o afegeix informació que falti (per exemple, categoria, projecte, descripció).
   • Per a despeses de per diem o kilometratge, selecciona la tarifa correcta i proporciona detalls del viatge.
5. Revisa i envia. Comprova que tots els detalls siguin correctes.
6. Fes clic a Enviar per aprovació per enviar la despesa per a la seva aprovació.
7. Un cop enviada, la teva despesa apareixerà a la llista de Les meves despeses > Despeses i seguirà el flux d'aprovació de la teva empresa.

Crea una despesa per a cada rebut

Pots fer una foto que contingui múltiples rebuts, i One crearà una despesa per a cada rebut.

• One detecta cada rebut a la foto i llegeix el seu comerç, import, data i impostos.
• Cada despesa té el seu propi rebut adjunt.
• Si One no pot separar un rebut de la foto de manera neta, la despesa manté la foto completa, i One indica quin rebut no es va poder separar.
• Per utilitzar aquesta opció, demana a One: “crea una despesa per a cada rebut.”

També pots continuar fent una foto d'un rebut a la vegada. 

Limitacions

• No pots enviar una despesa on l'import reembossable sigui superior a l'import del document. Si els imports no sumen, rebràs un missatge clar demanant-te que comprovis el rebut.

• No pots enviar una despesa amb una data futura. Si la data sembla incorrecta, rebràs un missatge demanant-te que comprovis el rebut. 

 

Millors pràctiques per a l'accuradesa de l'OCR

• Assegura't que tot el rebut sigui visible a la foto.
• Evita fotos borroses o fosques.
• Carrega els rebuts tan aviat com sigui possible després de la transacció per evitar perdre detalls.

FAQ

1. Puc carregar rebuts en PDF?
   Sí, es suporten formats PDF, JPG i PNG.
    
2. Què passa si l'OCR no captura tots els detalls?
   Pots editar manualment o completar qualsevol informació que falti abans de enviar.
    
3. Les despeses de per diem i de kilometratge també estan suportades en mòbil?
   Sí, ambdues es poden enviar mitjançant l'aplicació mòbil seguint el mateix flux.