Les empleades poden enviar fàcilment les despeses a Factorial tant des de la plataforma web com de l'aplicació mòbil. El nostre sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caràcters) llegirà la foto del rebut o factura que pugis i extraurà automàticament els detalls principals, estalviant-te temps i reduint errors.

Tipus de despeses que pots crear

En enviar una nova despesa, escolliràs un dels següents tipus:

• Despesa regular - Qualsevol rebut o factura estàndard per una compra que hagis fet (p. ex. àpats, subministraments d'oficina, transport).
• Per diem - Una assignació diària per àpats i despeses diverses durant viatges de negoci, basada en tarifes definides per l'empresa.
• Kilometratge - Compensació per utilitzar el teu vehicle personal per a fins empresarials, calculada per la distància recorreguda i la tarifa establerta per la teva empresa.

Enviar una despesa utilitzant OCR

1. Comença una nova despesa
   • En Web: Ves a Les meves despeses → Despeses i fes clic a + Nova despesa.
   • En Aplicació mòbil: Obre Despeses des del menú principal i toca + Nova despesa.
2. Carrega el teu document. Fes una foto del rebut o factura, o carrega un fitxer existent (JPG, PNG, PDF).
3. Captura automàtica de dades. El sistema OCR escanejarà el document i omplirà automàticament camps com ara:
   • Categoria
   • Data
   • Total (incloent impostos)
   • Moneda
   • Número de document
   • Nom del venedor
   • NIF del venedor
4. Completa qualsevol camp addicional requerit
   • Si cal, ajusta o afegeix informació que falti (p. ex. categoria, projecte, descripció).
   • Per a despeses de per diem o kilometratge, selecciona la tarifa correcta i proporciona detalls de viatge.
5. Revisa i envia. Comprova que tots els detalls siguin correctes.
6. Fes clic a Enviar per aprovació per enviar la despesa per a la seva aprovació.
7. Un cop enviada, la teva despesa apareixerà a la llista de Les meves despeses > Despeses i seguirà el flux d'aprovació de la teva empresa.

Crea una despesa per cada rebut

Pots fer una foto que contingui múltiples rebuts, i One crearà una despesa per cada rebut.

• One detecta cada rebut a la foto i llegeix el seu comerç, import, data i impostos.
• Cada despesa té el seu propi rebut adjunt.
• Si One no pot separar un rebut de la foto netament, la despesa manté la foto completa, i One indica quin rebut no es va poder separar.
• Per utilitzar aquesta opció, demana a One: “crea una despesa per cada rebut.”

També pots continuar fent una foto d'un rebut a la vegada. 

Corregir despeses enviades abans de l'aprovació

Has enviat una despesa amb un error? Ara pots recuperar-la mentre espera l'aprovació i corregir-la tu mateix/a. Utilitza One per restablir la despesa a esborrany, o selecciona Restablir a esborrany directament des de la despesa.

Si notes un error en una despesa enviada, com ara un import incorrecte, projecte o descripció:

1. Demana a One que ho corregeixi per tu
   • Per exemple: “He enviat la despesa del taxi amb la descripció incorrecta, pots corregir-ho?”
2. Alternativament, obre la despesa mentre espera l'aprovació
3. Selecciona Restablir a esborrany
4. La despesa es mou de nou als teus esborranys
5. Edita la despesa i torna a enviar-la, o elimina-la si ja no la necessites

Limitacions

• No pots enviar una despesa on l'import reembossable sigui superior a l'import del document. Si els imports no coincideixen, rebràs un missatge clar demanant-te que comprovis el rebut.

• No pots enviar una despesa amb una data futura. Si la data sembla incorrecta, rebràs un missatge demanant-te que comprovis el rebut. 

 

Millors pràctiques per a l'exactitud d'OCR

• Assegura't que tot el rebut sigui visible a la foto.
• Evita fotos borroses o fosques.
• Carrega els rebuts tan aviat com sigui possible després de la transacció per evitar perdre detalls.

FAQ

1. Puc carregar rebuts en PDF?
   Sí, es suporten formats PDF, JPG i PNG.
    
2. Què passa si l'OCR no captura tots els detalls?
   Pots editar manualment o completar qualsevol informació que falti abans d'enviar.
    
3. Les despeses de per diem i kilometratge també es poden presentar en mòbil?
   Sí, ambdues es poden presentar mitjançant l'aplicació mòbil seguint el mateix flux.