Les persones treballadores poden enviar fàcilment despeses a Factorial tant des de la plataforma web com de l'aplicació mòbil. El nostre sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) llegirà la foto del rebut o factura que pugis i extreurà automàticament els detalls principals, estalviant-te temps i reduint errors.

Tipus de despeses que pots crear

En enviar una nova despesa, hauràs de triar un dels següents tipus:

• Despesa regular - Qualsevol rebut o factura estàndard per una compra que hagis fet (per exemple, àpats, subministraments d'oficina, transport)
• Per diem - Una quantitat diària per àpats i despeses durant viatges de negoci, basada en tarifes definides per l'empresa
• Kilometratge - Compensació per utilitzar el teu vehicle personal per a fins laborals, calculada per la distància recorreguda i la tarifa establerta per la teva empresa

Enviar una despesa utilitzant OCR

1. Inicia una nova despesa
   • En Web: Ves a Les meves despeses → Despeses i fes clic a + Nova despesa
   • En Aplicació mòbil: Obre Despeses des del menú principal i toca + Nova despesa
2. Carrega el teu document. Fes una foto del rebut o factura, o carrega un fitxer existent (JPG, PNG, PDF)
3. Captura automàtica de dades. El sistema OCR escanejarà el document i omplirà automàticament camps com ara:
   • Categoria
   • Data
   • Import total (incloent impostos)
   • Moneda
   • Número de document
   • Nom del venedor
   • NIF del venedor
4. Completa qualsevol camp addicional requerit
   • Si cal, ajusta o afegeix informació que falti (per exemple, categoria, projecte, descripció)
   • Per a despeses de per diem o kilometratge, selecciona la tarifa correcta i proporciona detalls de viatge
5. Revisa i envia. Comprova que tots els detalls siguin correctes
6. Fes clic a Enviar per aprovació per enviar la despesa per aprovació
7. Un cop enviada, la teva despesa apareixerà a la llista de Les meves despeses > Despeses i seguirà el flux d'aprovació de la teva empresa

Limitacions

• No pots enviar una despesa on l'import reemborsable sigui superior a l'import del document. Si els imports no sumen, obtens un missatge clar que et demana que revisis el rebut.

• No pots enviar una despesa amb una data futura. Si la data es veu malament, rebràs un missatge demanant-te que comprovis el rebut.

 

Millors pràctiques per a l'exactitud d'OCR

• Assegura't que tot el rebut sigui visible a la foto
• Evita fotos borroses o fosques
• Carrega els rebuts tan aviat com sigui possible després de la transacció per evitar perdre detalls

FAQ

1. Puc carregar rebuts en PDF?
   Sí, es suporten formats PDF, JPG i PNG.
    
2. Què passa si l'OCR no captura tots els detalls?
   Pots editar manualment o completar qualsevol informació que falti abans d'enviar.
    
3. Les despeses de per diem i kilometratge també estan suportades en mòbil?
   Sí, ambdues es poden enviar a través de l'aplicació mòbil seguint el mateix flux.