Das Einreichen mehrerer Ausgaben muss nicht zeitaufwendig sein. Mit One kannst du mehrere Belege auf einmal hochladen und One bitten, sie für dich zu verarbeiten. One identifiziert automatisch jeden Beleg und erstellt entweder eine neue Ausgabe oder ordnet ihn einem bestehenden Entwurf für Factorial Card zu, was dir hilft, deine Ausgabenübermittlung in kürzerer Zeit abzuschließen.
Überblick
Die Funktion Bulk submit expenses with One ermöglicht es Mitarbeitenden, mehrere Ausgabenbelege in einer einzigen Interaktion einzureichen.
Je nach Art der Ausgabe führt One automatisch die entsprechende Aktion durch:
- Erstattungsfähige Ausgaben: One erstellt eine neue Ausgabe für jeden Beleg.
- Factorial Card Ausgaben: One ordnet jeden Beleg dem entsprechenden bestehenden Entwurf zu.
- Gemischte Einreichungen: Wenn dein Upload sowohl erstattungsfähige Ausgaben als auch Factorial Card Ausgaben enthält, verarbeitet One jeden Beleg entsprechend im gleichen Ablauf.
Nutze diese Funktion, wenn du mehrere Belege auf einmal einreichen musst, beispielsweise nach einer Geschäftsreise oder einem Kundenbesuch.
So verwendest du es
Eine Ausgabe mit One erstellen
- Öffne One
- Lade einen oder mehrere Ausgabenbelege hoch
- Sag One, was du tun möchtest. Zum Beispiel:
- „Ich war auf einer Geschäftsreise. Hier sind meine 10 Belege – bitte reiche sie ein.“
-
One analysiert jeden Beleg und bestimmt, ob er:
- Eine neue erstattungsfähige Ausgabe erstellen soll, oder
- Den Beleg einem bestehenden Entwurf für Factorial Card zuordnen soll
- Überprüfe die generierten Ausgaben und alle zugeordneten Entwürfe
- Bestätige die Informationen und reiche deine Ausgaben ein
Das My Spending-Banner verwenden
- Gehe in deiner Seitenleiste zu My Spending
- Klicke auf +Neue Ausgabe
- Wähle Belege hochladen
- Du kannst auch die Option Belege hochladen aus dem Banner in My Spending auswählen, wenn sie sichtbar ist
- Wähle einen oder mehrere Belege von deinem Gerät aus
- Warte, während One die Belege liest und Ausgabenentwürfe erstellt
- Überprüfe die generierten Ausgaben
- Überprüfe den Betrag
- Bestätige das Datum
- Überprüfe die Kategorie
- Vornimm notwendige Änderungen
- Reiche deine Ausgaben ein
Ein Factorial Card-Beleg aus einer Push-Benachrichtigung hinzufügen (mobil)
Wenn du mit deiner Factorial Card zahlst, erhältst du eine Push-Benachrichtigung, die dich auffordert, einen Beleg hinzuzufügen, um die Ausgabe zu registrieren. Du kannst ihn direkt aus dieser Benachrichtigung zu One hinzufügen:
- Tippe auf die Push-Benachrichtigung auf deinem Telefon
- One öffnet sich mit dem bereits angezeigten Beleg hinzufügen-Blatt
- Mache ein Foto des Belegs oder wähle eine Datei aus
- Schicke es
Du musst One nicht sagen, zu welcher Ausgabe der Beleg gehört. One findet den passenden Entwurf für die Karte selbst, indem es nach der Kartenzahlung mit genau dem gleichen Betrag sucht, die zur gleichen Zeit getätigt wurde, und reicht die Ausgabe zur Überprüfung ein.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn du Zugriff auf One hast. Wenn nicht, öffnet die Benachrichtigung den Ausgabenentwurf, in dem du den Beleg wie gewohnt anhängen kannst.
Wenn einige Belege nicht korrekt verarbeitet wurden, stelle sicher, dass jeder Beleg vollständig sichtbar und gut lesbar ist. Wenn erforderliche Informationen vom Beleg nicht identifiziert werden können, vervollständige die fehlenden Felder manuell, bevor du einreichst.
Wenn ein Factorial Card-Beleg nicht einem Entwurf zugeordnet wurde, überprüfe, ob ein entsprechender Entwurf für Factorial Card bereits existiert und bestätige, dass der Beleg zur richtigen Kartentransaktion gehört.
Tipps und bewährte Praktiken
- Lade klare und lesbare Belegbilder hoch, um die Erkennungsgenauigkeit zu verbessern
- Reiche alle Belege von derselben Reise oder Veranstaltung zusammen ein, um Zeit zu sparen
- Überprüfe die extrahierten Informationen vor dem Einreichen, um sicherzustellen, dass alle Details korrekt sind
- Wenn One einen Beleg nicht sicher verarbeiten kann, überprüfe und vervollständige die fehlenden Informationen manuell
FAQ
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Kann ich erstattungsfähige Ausgaben und Factorial Card-Belege zusammen hochladen?
Ja. One erkennt automatisch die Art jedes Belegs und erstellt entweder eine neue erstattungsfähige Ausgabe oder ordnet sie einem bestehenden Entwurf für Factorial Card zu.
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Musste ich jeden Beleg einzeln einreichen?
Nein. Du kannst mehrere Belege auf einmal hochladen und One bitten, sie in einer einzigen Anfrage zu verarbeiten.
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Kann ich meine Ausgaben vor dem Einreichen überprüfen?
Ja. Bevor die Einreichung abgeschlossen ist, kannst du die generierten Ausgaben und zugeordneten Entwürfe überprüfen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind.