Soumettre plusieurs dépenses ne doit pas être long. Avec One, vous pouvez télécharger plusieurs reçus à la fois et demander à One de les traiter pour vous. One identifie automatiquement chaque reçu et crée soit une nouvelle dépense, soit l'associe à un projet de dépense existant de la Factorial Card, vous aidant à compléter votre soumission de dépenses en moins de temps.
Vue d'ensemble
La fonctionnalité Soumettre des dépenses en masse avec One permet aux employé·e·s de soumettre plusieurs reçus de dépenses en une seule interaction.
Selon le type de dépense, One effectue automatiquement l'action appropriée :
- Dépenses remboursables : One crée une nouvelle dépense pour chaque reçu.
- Dépenses de la Factorial Card : One associe chaque reçu à son projet de dépense existant correspondant.
- Soumissions mixtes : Si votre téléchargement inclut à la fois des dépenses remboursables et des dépenses de la Factorial Card, One traite chaque reçu en conséquence dans le même flux.
Utilisez cette fonctionnalité lorsque vous devez soumettre plusieurs reçus à la fois, par exemple après un voyage d'affaires ou une visite client.
Comment utiliser
Créer une dépense en utilisant One
- Ouvrez One
- Téléchargez un ou plusieurs reçus de dépenses
- Indiquez à One ce que vous souhaitez faire. Par exemple :
- “Je suis allé·e en voyage d'affaires. Voici mes 10 reçus—merci de les soumettre.”
-
One analyse chaque reçu et détermine s'il doit :
- Créer une nouvelle dépense remboursable, ou
- Associer le reçu à un projet de dépense existant de la Factorial Card
- Examinez les dépenses générées et les projets associés
- Confirmez les informations et soumettez vos dépenses
Utiliser la bannière Mes Dépenses
- Dans votre barre latérale, allez à Mes Dépenses
- Cliquez sur +Nouvelle dépense
- Sélectionnez Télécharger des reçus
- Vous pouvez également cliquer sur l'option Télécharger des reçus dans la bannière Mes Dépenses si elle est visible
- Sélectionnez un ou plusieurs reçus depuis votre appareil
- Attendez pendant que One lit les reçus et crée des projets de dépense
- Examinez les dépenses générées
- Vérifiez le montant
- Confirmez la date
- Vérifiez la catégorie
- Apportez les modifications nécessaires
- Soumettez vos dépenses
Ajouter un reçu de la Factorial Card depuis une notification push (mobile)
Lorsque vous payez avec votre Factorial Card, vous recevez une notification push vous demandant d'ajouter un reçu pour enregistrer la dépense. Vous pouvez l'ajouter à One directement depuis cette notification :
- Tapez sur la notification push sur votre téléphone
- One s'ouvre avec la feuille Ajouter votre reçu déjà affichée
- Prenez une photo du reçu ou sélectionnez un fichier
- Envoyez-le
Vous n'avez pas besoin de dire à One à quelle dépense le reçu appartient. One trouve le projet de dépense correspondant par lui-même, cherchant le paiement par carte avec exactement le même montant effectué à peu près au même moment, et soumet la dépense pour révision.
Cette option n'est disponible que si vous avez accès à One. Si ce n'est pas le cas, la notification ouvre le projet de dépense, où vous pouvez attacher le reçu comme d'habitude.
Si certains reçus n'ont pas été traités correctement, assurez-vous que chaque reçu est entièrement visible et facile à lire. Si les informations requises ne peuvent pas être identifiées à partir du reçu, complétez manuellement les champs manquants avant de soumettre.
Si un reçu de la Factorial Card n'a pas été associé à un projet de dépense, vérifiez qu'un projet de dépense correspondant de la Factorial Card existe déjà et confirmez que le reçu appartient à la bonne transaction par carte.
Conseils et meilleures pratiques
- Téléchargez des images de reçus claires et lisibles pour améliorer la précision de la reconnaissance
- Soumettez tous les reçus du même voyage ou événement ensemble pour gagner du temps
- Vérifiez les informations extraites avant de soumettre pour vous assurer que tous les détails sont corrects
- Si One ne peut pas traiter un reçu avec certitude, examinez et complétez manuellement les informations manquantes
FAQ
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Puis-je télécharger des dépenses remboursables et des reçus de la Factorial Card ensemble ?
Oui. One détecte automatiquement le type de chaque reçu et crée soit une nouvelle dépense remboursable, soit l'associe à un projet de dépense existant de la Factorial Card.
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Dois-je soumettre chaque reçu individuellement ?
Non. Vous pouvez télécharger plusieurs reçus à la fois et demander à One de les traiter en une seule demande.
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Puis-je examiner mes dépenses avant de les soumettre ?
Oui. Avant que la soumission ne soit terminée, vous pouvez examiner les dépenses générées et les projets associés pour vous assurer que les informations sont précises.