¿Qué es una entidad legal?
Una entidad legal es una empresa u organización distinta que tiene su propia identidad legal. Puede poseer activos, celebrar contratos y ser responsable de sus acciones. En Factorial, las entidades legales te ayudan a gestionar múltiples empresas o sucursales dentro de una sola cuenta.
¿Por qué son importantes las entidades legales en Factorial?
- Operaciones separadas: Mantén organizadas diferentes empresas o sucursales.
- Configuraciones personalizadas: Personaliza configuraciones como moneda, dirección y detalles fiscales para cada entidad.
- Gestión de empleados: Asigna empleados a la entidad legal correcta para una nómina y beneficios precisos.
Creando y gestionando entidades legales
Puedes crear tantas entidades legales como necesites para reflejar la estructura real de tu empresa.
- Siempre habrá una entidad legal principal, que representa los datos oficiales de facturación y suscripción de tu empresa.
- Cualquier entidad adicional que crees se considerará entidades legales secundarias, que pueden configurarse de forma independiente (por ejemplo, con diferentes ciclos de nómina, monedas o información fiscal).
La entidad legal principal no puede ser eliminada, y su nombre legal y número de identificación fiscal no pueden ser cambiados, porque están vinculados a tus detalles de facturación y suscripción. Aún puedes actualizar otros detalles, como la dirección o los datos bancarios. Para cambiar su nombre legal o número de identificación fiscal, o para elegir otra entidad legal principal, contacta a tu Factorial.
Cómo agregar una nueva entidad legal
- En tu barra lateral, ve a Configuraciones
- En General, haz clic en Detalles de la empresa
- Haz clic en Agregar nueva entidad legal - en la esquina superior derecha
- Ingresa un nombre de entidad legal
- Selecciona el País y la Moneda
- Haz clic en Agregar entidad legal
Cómo editar la información de una entidad legal
- En tu barra lateral, ve a Configuraciones → Detalles de la empresa
- Selecciona la entidad legal que deseas
- En esta página, puedes agregar o editar detalles esenciales sobre la entidad legal, incluyendo:
- Información Legal: el nombre legal del negocio y el Número de Identificación Fiscal.
- Información de Moneda: la moneda utilizada para la entidad legal.
- Dirección: la dirección legal de la empresa.
El nombre de la entidad legal puede ser cambiado siempre que no sea la entidad legal principal.
Crear o editar muchas entidades legales a la vez
Si tienes muchas entidades legales para crear o cambiar, adjunta una hoja de cálculo a One o descríbelas en el chat. One prepara una tabla para que la revises y las guarda todas una vez que confirmes. Aprende cómo crear y editar entidades legales en masa con One.
Cómo eliminar una entidad legal
Si necesitas eliminar una de tus entidades legales secundarias de Factorial, sigue estos pasos:
- En tu barra lateral, ve a Configuraciones
- Haz clic en Detalles de la empresa
- Localiza la entidad legal que deseas eliminar
- Haz clic en el icono de engranaje (⚙️) junto a ella y selecciona Eliminar entidad legal
Notas importantes:
- La entidad legal principal no puede ser eliminada, y su nombre legal y número de identificación fiscal no pueden ser cambiados, porque están vinculados a tus detalles de facturación y suscripción. Aún puedes actualizar otros detalles, como la dirección o los datos bancarios. Para cambiar su nombre legal o número de identificación fiscal, o para elegir otra entidad legal principal, contacta a tu Factorial.
- Solo los administradores con los permisos correctos pueden eliminar una entidad legal.
- Una vez eliminada, todos los datos vinculados a esa entidad legal ya no serán accesibles.
Cómo agregar empleados
Para agregar empleados a la entidad legal, el primer paso es crear grupos de empleados:
- Abre la pestaña de Empleados
- Haz clic en + en la esquina superior derecha
- Ingresa el nombre del grupo de empleados
- Haz clic en Agregar grupo de empleados
Ahora, puedes proceder a agregar empleados al grupo de empleados creado previamente:
- Haz clic en Agregar empleados
- Selecciona los empleados
- Haz clic en Asignar empleados
Cómo eliminar grupos de empleados
Si deseas eliminar un grupo de empleados, primero debes reasignar a los empleados de ese grupo particular a otro grupo de empleados. Una vez que hayas asignado con éxito a los empleados al nuevo grupo, puedes proceder a eliminar el grupo de empleados original.
Ten en cuenta que cada empleado solo puede estar asociado a una entidad legal. Si tienes empleados que trabajan en múltiples mercados o para diferentes empresas dentro de tu organización, te recomendamos incluirlos en la entidad legal principal o en la que trabajan la mayor parte de sus horas. Además, considera la moneda utilizada por la entidad legal específica, ya que los recibos de pago del empleado se generarán en la misma moneda.
Contratos
En esta sección, puedes personalizar configuraciones relacionadas con los contratos de tus empleados.
Compartición de información entre entidades legales dentro de la misma cuenta
En Factorial, la información dentro de diferentes entidades legales pertenecientes a la misma cuenta puede ser compartida, siempre que la visibilidad y los permisos de acción lo permitan, de acuerdo con la configuración de cada usuario o grupo de permisos.
Esto significa que incluso si los empleados pertenecen a diferentes entidades legales, ciertos datos y acciones pueden ser vistos o gestionados cuando se han otorgado los permisos de entidad cruzada apropiados.
Por ejemplo:
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Un empleado puede ser asignado como el gerente de otro empleado que pertenece a una entidad legal diferente, siempre que el usuario que realiza la acción tenga permiso para editar la información del empleado a través de entidades legales.
Este comportamiento también ha sido verificado en la demostración de la plataforma. - La visibilidad de los datos de empleados y las acciones administrativas (como ver o editar información de empleados o asignar roles) pueden extenderse entre entidades legales, dependiendo de cómo estén configuradas las configuraciones de visibilidad del grupo de permisos.
Limitaciones importantes a considerar:
Por defecto, muchos permisos como “Personas en su entidad legal” restringen la visibilidad y las acciones a empleados dentro de la misma entidad legal.
Para permitir que los usuarios vean o actúen sobre empleados de otras entidades legales, se deben configurar permisos más amplios (por ejemplo, “Toda la empresa” u otras configuraciones personalizadas).
La configuración cuidadosa de permisos es esencial para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento interno.