Este artigo é para: funcionários, aprovadores e equipes de finanças.
Pago em outra moeda? Insira o recibo como ele é, e Factorial o converte para você na taxa de câmbio da data do recibo. Seu banco usa sua própria taxa e taxas, então os dois valores raramente coincidem até o centavo: você pode ajustar o valor que recebe de volta em até 5% acima do valor convertido, para que receba o que realmente gastou.
Como Factorial converte uma despesa
Visão Geral
Cada despesa tem dois valores:
- Valor do recibo (aplicativo móvel: Valor do documento) e Moeda do documento: o que diz o recibo, por exemplo US$180,00. Qualquer moeda é aceita. O campo de moeda pode aparecer como Moeda do recibo ou Moeda da fatura.
- Valor reembolsável e Moeda reembolsável: o que você recebe de volta, geralmente na moeda da sua entidade legal, por exemplo €161,75 para um recibo de US$180,00 (como no aviso abaixo).
Quando as duas moedas diferem, Factorial preenche o valor reembolsável na taxa de câmbio da data do recibo. Se não houver taxa para aquele dia, usa a mais recente anterior. Abaixo do valor, o formulário mostra o total convertido, a taxa, sua data e sua fonte, por exemplo "Total: €161,75. US$180,00 convertido a 1 USD = 0,8986 EUR em 27 de out de 2026. Fonte: Open Exchange Rates".
Sempre insira o recibo em sua moeda original e verifique se a Moeda do documento coincide com o recibo. Não converta você mesmo.
Ajuste o valor para o que seu banco cobrou
Visão Geral
Você pode mudar o Valor reembolsável para coincidir com seu extrato bancário, até 5% acima do valor convertido. Isso cobre a diferença usual entre a taxa diária do Factorial e a taxa e taxas do seu banco. Acima disso, a despesa não pode ser enviada: a despesa mostra "Revise os detalhes da sua despesa · O valor reembolsável não pode exceder o valor do recibo", e Enviar para aprovação leva você de volta ao valor. Essa mensagem é a mesma para ambos os limites.
Na mesma moeda (por exemplo, um recibo em libras reembolsado em libras), o valor reembolsável nunca pode ser maior que o recibo.
Como usar
- Abra a despesa, clique em Editar e mude o Valor reembolsável para o valor do seu extrato bancário. O aviso abaixo muda para "Definido manualmente", ainda mostrando a taxa do Factorial.
- Anexe uma captura de tela da cobrança do banco ao lado do recibo, para que seu aprovador entenda a diferença.
- Envie a despesa.
O banco cobrou mais de 5% acima do valor convertido (por exemplo, altas taxas de cartão no exterior)? Envie a despesa com o valor convertido, ou até 5% acima dele, e pergunte à sua equipe de finanças como querem que as taxas bancárias sejam reclamadas. Muitas empresas pedem uma segunda despesa para as taxas:
- Crie uma segunda despesa para as taxas do banco, com seu extrato bancário anexado como prova.
- Diga na descrição a qual despesa pertence.
- Seu aprovador aprova ambas como de costume.
Dicas e Melhores Práticas
- Sempre insira o recibo em sua moeda original. Isso mantém o registro auditável e a conversão consistente.
- Use um cartão da empresa no exterior quando puder. Pagamentos com cartão chegam ao Factorial por conta própria, então não há nada a converter ou adiantar. Veja O que são os cartões Factorial, e por que usá-los para gastos da empresa?.
- Finanças: decida uma forma de contabilizar as diferenças. Ou contabilize o valor do banco e registre a pequena diferença como um ganho ou perda cambial, ou registre o valor convertido do Factorial. Verifique com seu contador qual é a melhor opção para você. Use as colunas Taxa de câmbio, Valor do documento e Valor reembolsável da exportação avançada para reconciliar. Veja Como exporto despesas?.
- Verifique como você pagará de volta. Reembolsos de folha de pagamento precisam que a moeda reembolsável coincida com a moeda do salário do funcionário, e pagamentos SEPA devem ser em euros.
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Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
"O valor reembolsável não pode exceder o valor do recibo".
O valor reembolsável é mais de 5% acima do recibo convertido (ou acima do recibo, se for a mesma moeda). Reduza-o e pergunte à sua equipe de finanças como reivindicar as taxas extras do banco. Se você inseriu o recibo na moeda errada, corrija a Moeda do documento primeiro.
"Não foi possível calcular o valor reembolsável" ("Não conseguimos obter uma taxa de câmbio para converter para ...").
Factorial não tem taxa de câmbio para essa moeda e data. Insira o Valor reembolsável você mesmo a partir do seu extrato bancário antes de salvar.
O valor reembolsável parece errado para muitas despesas na mesma data.
Entre em contato com nossa equipe de suporte com um exemplo: o link da despesa, a moeda e o valor do recibo, e o valor convertido.
A página do Relatório não inclui algumas despesas.
O relatório mostra uma moeda de cada vez. Altere o filtro de moeda na parte superior para ver as outras.
"Você só pode reembolsar despesas na mesma moeda que o salário do funcionário."
A moeda reembolsável da despesa é diferente da moeda do salário do funcionário, então não pode ser paga através da folha de pagamento. Pague de outra forma, e depois use Definir como pago na despesa.
FAQ
1. Qual taxa de câmbio o Factorial usa?
A taxa da data do recibo, da fonte mostrada abaixo do total convertido. Se não houver taxa para aquele dia, Factorial usa a mais recente anterior.
2. Por que o Factorial não usa a taxa do meu banco?
Cada banco usa sua própria taxa e taxas no momento do pagamento, que o Factorial não pode saber. É por isso que você pode ajustar o valor reembolsável em até 5% acima do valor convertido.
3. Um aprovador pode mudar o valor reembolsável?
Sim. Pessoas com permissão para editar a despesa podem mudá-la, por exemplo, um aprovador que pode editar despesas pendentes, enquanto a despesa está pendente. Os mesmos limites se aplicam: até 5% acima do valor convertido, e nunca acima do recibo na mesma moeda.
4. Em qual moeda uma despesa é reembolsada?
Por padrão, a moeda da entidade legal do funcionário, que os administradores definem por entidade legal (veja Moedas e impostos em Despesas). Despesas em um grupo de despesas usam a moeda do grupo. Despesas de quilometragem e diárias usam a moeda de sua taxa.
5. Um funcionário pode escolher a moeda em que é reembolsado, por exemplo, pagar em pesos e ser reembolsado em dólares?
Sim, se o campo Moeda reembolsável for exibido no formulário de despesas da sua empresa, exceto para despesas em um grupo, quilometragem e diárias.
6. Os mesmos limites se aplicam a quilometragem e diárias?
Não. Quilometragem e diárias são pagas na moeda de sua taxa.
7. As despesas do cartão em outra moeda são convertidas?
Não. As despesas do cartão usam o valor que o cartão foi realmente cobrado, e nenhuma conversão extra é aplicada.
8. Como posso reembolsar uma despesa em outra moeda?
Através da folha de pagamento, apenas se a moeda reembolsável for a mesma que a moeda do salário do funcionário. Por SEPA, apenas se estiver em euros. Definir como pago funciona em qualquer moeda, uma vez que você tenha pago o funcionário de outra forma. Veja Como reembolso despesas através da folha de pagamento?, Como reembolsar despesas com um arquivo SEPA? e Como marcar uma despesa como paga, ou desfazê-la?.
9. Por que os totais em diferentes moedas não são somados?
Factorial mostra totais de despesas em diferentes moedas por moeda, nunca somados. A página do Relatório mostra uma moeda de cada vez.