Cet article s'adresse aux : collaborateurs, approbateurs et équipes finance.
Vous avez payé dans une autre devise ? Saisissez le justificatif tel quel et Factorial le convertit pour vous au taux de change de la date du justificatif. Votre banque utilise son propre taux et ses frais, les deux montants coïncident donc rarement au centime : vous pouvez ajuster le montant qui vous est remboursé jusqu'à 5 % au-dessus du montant converti, pour récupérer ce que vous avez réellement dépensé.
Comment Factorial convertit une dépense
Aperçu
Chaque dépense a deux montants :
- Montant du justificatif (application mobile : Montant du document) et Devise du document : ce qu'indique le justificatif, par exemple US$180.00. Toute devise est acceptée. Le champ devise peut s'afficher comme Devise du justificatif ou Devise de la facture.
- Montant remboursable et Devise remboursable : ce qui vous est remboursé, généralement dans la devise de votre entité juridique, par exemple €161.75 pour un justificatif de US$180.00 (comme dans l'avis ci-dessous).
Quand les deux devises diffèrent, Factorial renseigne le montant remboursable au taux de change de la date du justificatif. S'il n'y a pas de taux pour ce jour, il utilise le dernier précédent. Sous le montant, le formulaire affiche le total converti, le taux, sa date et sa source, par exemple "Total : €161.75. US$180.00 convertis à 1 USD = 0.8986 EUR le 27 oct. 2026. Source : Open Exchange Rates".
Saisissez toujours le justificatif dans sa devise d'origine et vérifiez que la Devise du document correspond au justificatif. Ne le convertissez pas vous-même.
Ajuster le montant à ce que votre banque a prélevé
Aperçu
Vous pouvez modifier le Montant remboursable pour qu'il corresponde à votre relevé bancaire, jusqu'à 5 % au-dessus du montant converti. Cela couvre l'écart habituel entre le taux quotidien de Factorial et le taux et les frais de votre banque. Au-delà, la dépense ne peut pas être envoyée : la dépense affiche "Vérifiez les détails de votre dépense · Le montant remboursable ne peut pas dépasser le montant du justificatif", et Envoyer pour approbation vous ramène au montant. Ce message est le même pour les deux limites.
Dans la même devise (par exemple, un justificatif en livres remboursé en livres), le montant remboursable ne peut jamais être supérieur au justificatif.
Mode d'emploi
- Ouvrez la dépense, cliquez sur Modifier et changez le Montant remboursable pour le montant de votre relevé bancaire. L'avis sous le montant devient "Défini manuellement", en affichant toujours le taux de Factorial.
- Joignez une capture d'écran du prélèvement bancaire à côté du justificatif, pour que votre approbateur comprenne l'écart.
- Envoyez la dépense.
La banque a prélevé plus de 5 % au-dessus du montant converti (par exemple, frais de carte élevés à l'étranger) ? Envoyez la dépense avec le montant converti, ou jusqu'à 5 % au-dessus, et demandez à votre équipe finance comment elle veut que les frais bancaires soient réclamés. Beaucoup d'entreprises demandent une seconde dépense pour les frais :
- Créez une seconde dépense pour les frais de la banque, avec votre relevé bancaire joint comme justificatif.
- Indiquez dans la description à quelle dépense elle se rattache.
- Votre approbateur approuve les deux comme d'habitude.
Conseils et bonnes pratiques
- Saisissez toujours le justificatif dans sa devise d'origine. Cela garde l'enregistrement auditable et la conversion cohérente.
- Utilisez une carte d'entreprise à l'étranger quand vous le pouvez. Les paiements par carte arrivent d'eux-mêmes dans Factorial, il n'y a donc rien à convertir ni à avancer. Voir Que sont les cartes Factorial et pourquoi les utiliser pour les dépenses de l'entreprise ?.
- Finance : décidez d'une seule façon de comptabiliser les écarts. Soit vous comptabilisez le montant de la banque et passez le petit écart en gain ou perte de change, soit vous comptabilisez le montant converti de Factorial. Vérifiez avec votre comptable ce qui vous convient. Utilisez les colonnes Taux de change, Montant du document et Montant remboursable de l'export avancé pour rapprocher. Voir Comment exporter les dépenses ?.
- Vérifiez comment vous le rembourserez. Les remboursements via la paie exigent que la devise remboursable corresponde à la devise du salaire du collaborateur, et les paiements SEPA doivent être en euros.
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Dépannage et FAQ
Dépannage
"Le montant remboursable ne peut pas dépasser le montant du justificatif".
Le montant remboursable est supérieur de plus de 5 % au justificatif converti (ou supérieur au justificatif, si c'est la même devise). Réduisez-le et demandez à votre équipe finance comment réclamer les frais bancaires supplémentaires. Si vous avez saisi le justificatif dans la mauvaise devise, corrigez d'abord la Devise du document.
"Impossible de calculer le montant remboursable" ("Nous n'avons pas pu obtenir de taux de change pour convertir en …").
Factorial n'a pas de taux de change pour cette devise et cette date. Saisissez vous-même le Montant remboursable depuis votre relevé bancaire avant d'enregistrer.
Le montant remboursable semble incorrect pour de nombreuses dépenses à la même date.
Contactez notre équipe support avec un exemple : le lien de la dépense, la devise et le montant du justificatif, et le montant converti.
La page Rapport n'inclut pas certaines dépenses.
Le rapport affiche une devise à la fois. Changez le filtre de devise en haut pour voir les autres.
"Vous ne pouvez rembourser que des dépenses dans la même devise que le salaire du collaborateur."
La devise remboursable de la dépense est différente de la devise du salaire du collaborateur, elle ne peut donc pas être remboursée via la paie. Remboursez-la autrement, puis utilisez Marquer comme payée sur la dépense.
FAQ
1. Quel taux de change Factorial utilise-t-il ?
Celui de la date du justificatif, de la source affichée sous le total converti. S'il n'y a pas de taux pour ce jour, Factorial utilise le dernier précédent.
2. Pourquoi Factorial n'utilise-t-il pas le taux de ma banque ?
Chaque banque utilise son propre taux et ses frais au moment du paiement, ce que Factorial ne peut pas connaître. C'est pourquoi vous pouvez ajuster le montant remboursable jusqu'à 5 % au-dessus du montant converti.
3. Un approbateur peut-il modifier le montant remboursable ?
Oui. Les personnes autorisées à modifier la dépense peuvent le changer, par exemple un approbateur qui peut modifier les dépenses en attente, tant que la dépense est en attente. Les mêmes limites s'appliquent : jusqu'à 5 % au-dessus du montant converti, et jamais au-dessus du justificatif dans la même devise.
4. Dans quelle devise une dépense est-elle remboursée ?
Par défaut, dans la devise de l'entité juridique du collaborateur, que les administrateurs définissent par entité juridique (voir Devises et taxes dans Dépenses). Les dépenses d'un groupe de dépenses utilisent la devise du groupe. Les dépenses de kilométrage et d'indemnités journalières utilisent la devise de leur barème.
5. Un collaborateur peut-il choisir la devise dans laquelle il est remboursé, par exemple payer en pesos et être remboursé en dollars ?
Oui, si le champ Devise remboursable est affiché dans le formulaire de dépense de votre entreprise, sauf pour les dépenses d'un groupe, le kilométrage et les indemnités journalières.
6. Les mêmes limites s'appliquent-elles au kilométrage et aux indemnités journalières ?
Non. Le kilométrage et les indemnités journalières sont payés dans la devise de leur barème.
7. Les dépenses par carte dans une autre devise sont-elles converties ?
Non. Les dépenses par carte utilisent le montant réellement débité sur la carte, et aucune conversion supplémentaire n'est appliquée.
8. Comment rembourser une dépense dans une autre devise ?
Via la paie, uniquement si la devise remboursable est la même que la devise du salaire du collaborateur. Par SEPA, uniquement si elle est en euros. Marquer comme payée fonctionne dans toutes les devises, une fois le collaborateur payé autrement. Voir Comment rembourser des dépenses via la paie ?, Comment rembourser des dépenses avec un fichier SEPA ? et Comment marquer une dépense comme payée ou annuler cette action ?.
9. Pourquoi les totaux dans différentes devises ne sont-ils pas additionnés ?
Factorial affiche les totaux des dépenses dans différentes devises par devise, jamais additionnés. La page Rapport affiche une devise à la fois.