Este artigo é para: equipes financeiras, administradores e equipes de RH.
Pagou um funcionário fora do Factorial, por exemplo, através de uma transferência bancária manual, em dinheiro ou através de outra ferramenta de folha de pagamento? Marque a despesa como paga para que seus registros correspondam à realidade e o funcionário veja que foi paga.
Marcar uma despesa como paga
Visão geral
Marcar como paga fecha uma despesa aprovada sem enviar nenhum dinheiro do Factorial. Use isso apenas depois de ter pago o funcionário de outra forma. Funciona em qualquer moeda.
Antes de começar
- Você tem a permissão Pode marcar despesas como Pagas. Os aprovadores não a têm por padrão.
- A despesa está Aprovada.
Como usar
- Vá para Gastos > Despesas de funcionários e clique na aba Aprovadas.
- Selecione as despesas e clique em Marcar como paga na barra na parte inferior. Elas são marcadas como pagas imediatamente e movidas para a aba Pagas.
Para uma despesa, você também pode abri-la, clicar na seta ao lado de Reembolsar e escolher Marcar como paga.
A despesa se torna Paga, com a data de hoje como a data de pagamento. O funcionário vê Paga e a mensagem "Esta despesa foi marcada como paga em [data], mas pode levar um tempo para vê-la em sua conta. Entre em contato com seu gerente para mais detalhes."
Desfazer o status de pago
Visão geral
Marcou uma despesa como paga por engano? Você pode desfazê-la, desde que tenha sido marcada como paga com Marcar como paga. Você precisa da mesma permissão. Despesas pagas através da folha de pagamento ou um pagamento SEPA são desfeitas onde foram pagas: remova-as do contracheque ou exclua o pedido de pagamento.
Como usar
- Encontre a despesa Paga em Gastos > Despesas de funcionários > aba Pagas.
- Abra-a, clique no menu ⋯ no topo e escolha Desfazer status de pago. Você também pode selecionar várias e clicar em Desfazer status de pago.
- A despesa volta para Aprovada: "A despesa voltou para 'Aprovada'".
Com One
Peça ao One, nosso assistente de IA, por exemplo "Marque as despesas aprovadas da viagem a Leeds como pagas". One faz isso imediatamente, sem confirmação, então peça para listar primeiro se você não tiver certeza. Para desfazer, peça "Desfazer o status de pago da despesa de táxi da Ana": ela volta para Aprovada. Nenhum dos dois movimenta dinheiro. One não pode mudar o status de pagamento de despesas pagas de volta através da folha de pagamento ou um pagamento SEPA, e precisa da sua permissão para marcar despesas como pagas.
Dicas e Melhores Práticas
- Prefira folha de pagamento ou SEPA quando puder. Eles pagam e atualizam o status de uma só vez, então nada é marcado como pago por engano. Veja Como faço para reembolsar despesas através da folha de pagamento? e Como faço para reembolsar despesas com um arquivo SEPA?.
- Marque como paga no dia em que você paga. A data de pagamento é o dia em que você clica, e é isso que o funcionário vê.
Artigos relacionados: Como faço para reembolsar despesas através da folha de pagamento? · Como faço para reembolsar despesas com um arquivo SEPA? · Como aprovar, rejeitar ou devolver uma despesa?
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
Não vejo "Marcar como paga".
A despesa não está Aprovada, ou você não tem a permissão Pode marcar despesas como Pagas.
Não vejo "Desfazer status de pago".
A despesa foi paga através da folha de pagamento ou um pagamento SEPA, ou você não tem a permissão Pode marcar despesas como Pagas. Para folha de pagamento ou SEPA, remova-a do contracheque ou exclua seu pedido de pagamento em Tesouraria, em vez disso.
FAQ
1. Os aprovadores podem marcar uma despesa como paga?
Somente se também tiverem a permissão para marcar despesas como pagas. Aprovar e pagar são etapas separadas.
2. "Marcar como paga" envia dinheiro ao funcionário?
Não. Isso apenas registra que você os pagou de outra forma.
3. Posso marcar uma despesa em outra moeda como paga?
Sim. Ao contrário da folha de pagamento e SEPA, Marcar como paga funciona em qualquer moeda. Veja Despesas em outra moeda.
4. Posso editar uma despesa depois que ela foi paga?
Não. Despesas pagas e aprovadas não podem ser editadas. Desfaça o status de pago primeiro; a despesa volta para Aprovada. Então alguém com a permissão Redefinir o fluxo de aprovação da despesa redefine seu fluxo de aprovação, e o aprovador pode usar Solicitar alterações para que o funcionário possa corrigir. Veja Como faço para corrigir uma despesa que foi devolvida ou rejeitada?.