Este artículo es para: empleados/as, aprobadores/as y equipos de finanzas.
¿Pagado en otra moneda? Ingresa el recibo tal como está, y Factorial lo convierte por ti al tipo de cambio de la fecha del recibo. Tu banco utiliza su propia tasa y comisiones, por lo que las dos cantidades rara vez coinciden al céntimo: puedes ajustar la cantidad que te reembolsan hasta un 5% por encima de la cantidad convertida, así recuperas lo que realmente gastaste.
Cómo Factorial convierte un gasto
Descripción general
Cada gasto tiene dos cantidades:
- Cantidad del recibo (app móvil: Cantidad del documento) y Moneda del documento: lo que dice el recibo, por ejemplo US$180.00. Se acepta cualquier moneda. El campo de moneda puede mostrarse como Moneda del recibo o Moneda de la factura.
- Cantidad reembolsable y Moneda reembolsable: lo que te reembolsan, generalmente en la moneda de tu entidad legal, por ejemplo €161.75 por un recibo de US$180.00 (como en el aviso a continuación).
Cuando las dos monedas difieren, Factorial completa la cantidad reembolsable al tipo de cambio de la fecha del recibo. Si no hay tasa para ese día, utiliza la más reciente anterior. Bajo la cantidad, el formulario muestra el total convertido, la tasa, su fecha y su fuente, por ejemplo "Total: €161.75. US$180.00 convertido a 1 USD = 0.8986 EUR el 27 de octubre de 2026. Fuente: Open Exchange Rates".
Siempre ingresa el recibo en su moneda original y verifica que la Moneda del documento coincida con el recibo. No lo conviertas tú mismo/a.
Ajusta la cantidad a lo que cobró tu banco
Descripción general
Puedes cambiar la Cantidad reembolsable para que coincida con tu estado de cuenta bancario, hasta un 5% por encima de la cantidad convertida. Esto cubre la diferencia habitual entre la tasa diaria de Factorial y la tasa y comisiones de tu banco. Más allá de eso, el gasto no puede enviarse: el gasto muestra "Revisa los detalles de tu gasto · La cantidad reembolsable no puede exceder la cantidad del recibo", y Enviar para aprobación te lleva de regreso a la cantidad. Ese mensaje es el mismo para ambos límites.
En la misma moneda (por ejemplo, un recibo en libras reembolsado en libras), la cantidad reembolsable nunca puede ser mayor que el recibo.
Cómo usar
- Abre el gasto, haz clic en Editar y cambia la Cantidad reembolsable a la cantidad de tu estado de cuenta bancario. El aviso debajo cambia a "Establecer manualmente", mostrando aún la tasa de Factorial.
- Adjunta una captura de pantalla del cargo bancario junto al recibo, para que tu aprobador/a entienda la diferencia.
- Envía el gasto.
¿El banco cobró más del 5% por encima de la cantidad convertida? (por ejemplo, altas comisiones por tarjeta en el extranjero)? Envía el gasto con la cantidad convertida, o hasta un 5% por encima de ella, y pregunta a tu equipo de finanzas cómo quieren que se reclamen las comisiones bancarias. Muchas empresas piden un segundo gasto para las comisiones:
- Crea un segundo gasto para las comisiones del banco, con tu estado de cuenta bancario adjunto como prueba.
- Indica en la descripción a qué gasto pertenece.
- Tu aprobador/a aprueba ambos como de costumbre.
Consejos y Mejores Prácticas
- Siempre ingresa el recibo en su moneda original. Mantiene el registro auditable y la conversión consistente.
- Usa una tarjeta de empresa en el extranjero cuando puedas. Los pagos con tarjeta llegan a Factorial por sí solos, por lo que no hay nada que convertir o adelantar. Consulta ¿Qué son las tarjetas Factorial, y por qué usarlas para gastos de empresa?.
- Finanzas: decide una forma de contabilizar las diferencias. O contabiliza la cantidad del banco y registra la pequeña diferencia como una ganancia o pérdida por cambio, o contabiliza la cantidad convertida de Factorial. Consulta con tu contador/a cuál es la correcta para ti. Usa las columnas de Tasa de cambio, Cantidad del documento y Cantidad reembolsable de la exportación avanzada para conciliar. Consulta ¿Cómo exporto gastos?.
- Verifica cómo te reembolsarán. Los reembolsos de nómina necesitan que la moneda reembolsable coincida con la moneda del salario del empleado/a, y los pagos SEPA deben ser en euros.
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Solución de Problemas y FAQ
Solución de Problemas
"La cantidad reembolsable no puede exceder la cantidad del recibo".
La cantidad reembolsable es más del 5% por encima del recibo convertido (o por encima del recibo, si es la misma moneda). Redúcela y pregunta a tu equipo de finanzas cómo reclamar las comisiones adicionales del banco. Si ingresaste el recibo en la moneda incorrecta, corrige primero la Moneda del documento.
"No se pudo calcular la cantidad reembolsable" ("No pudimos obtener un tipo de cambio para convertir a ...").
Factorial no tiene un tipo de cambio para esa moneda y fecha. Ingresa la Cantidad reembolsable tú mismo/a desde tu estado de cuenta bancario antes de guardar.
La cantidad reembolsable parece incorrecta para muchos gastos en la misma fecha.
Contacta a nuestro equipo de soporte con un ejemplo: el enlace del gasto, la moneda y cantidad del recibo, y la cantidad convertida.
La página de Informe no incluye algunos gastos.
El informe muestra una moneda a la vez. Cambia el filtro de moneda en la parte superior para ver las demás.
"Solo puedes reembolsar gastos en la misma moneda que el salario del empleado/a."
La moneda reembolsable del gasto es diferente de la moneda del salario del empleado/a, por lo que no se puede reembolsar a través de nómina. Reembolsa de otra manera, luego usa Marcar como pagado en el gasto.
FAQ
1. ¿Qué tipo de cambio utiliza Factorial?
La tasa de la fecha del recibo, de la fuente mostrada bajo el total convertido. Si no hay tasa para ese día, Factorial utiliza la más reciente anterior.
2. ¿Por qué no utiliza Factorial la tasa de mi banco?
Cada banco utiliza su propia tasa y comisiones en el momento del pago, que Factorial no puede conocer. Por eso puedes ajustar la cantidad reembolsable hasta un 5% por encima de la cantidad convertida.
3. ¿Puede un/a aprobador/a cambiar la cantidad reembolsable?
Sí. Las personas con permiso para editar el gasto pueden cambiarlo, por ejemplo, un/a aprobador/a que puede editar gastos pendientes, mientras el gasto está pendiente. Se aplican los mismos límites: hasta un 5% por encima de la cantidad convertida, y nunca por encima del recibo en la misma moneda.
4. ¿En qué moneda se reembolsa un gasto?
Por defecto, la moneda de la entidad legal del empleado/a, que los administradores establecen por entidad legal (consulta Monedas e impuestos en Gastos). Los gastos en un grupo de gastos utilizan la moneda del grupo. Los gastos por kilometraje y dietas utilizan la moneda de su tarifa.
5. ¿Puede un/a empleado/a elegir la moneda en la que se le reembolsa, por ejemplo, pagar en pesos y ser reembolsado/a en dólares?
Sí, si el campo de Moneda reembolsable se muestra en el formulario de gastos de tu empresa, excepto para gastos en un grupo, kilometraje y dietas.
6. ¿Se aplican los mismos límites a kilometraje y dietas?
No. El kilometraje y las dietas se pagan en la moneda de su tarifa.
7. ¿Los gastos con tarjeta en otra moneda se convierten?
No. Los gastos con tarjeta utilizan la cantidad que realmente se cargó a la tarjeta, y no se aplica ninguna conversión adicional.
8. ¿Cómo puedo reembolsar un gasto en otra moneda?
A través de nómina, solo si la moneda reembolsable es la misma que la moneda del salario del empleado/a. Por SEPA, solo si está en euros. Marcar como pagado funciona en cualquier moneda, una vez que hayas pagado al empleado/a de otra manera. Consulta ¿Cómo reembolso gastos a través de nómina?, ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA? y ¿Cómo marco un gasto como pagado, o lo deshago?.
9. ¿Por qué no se suman los totales en diferentes monedas?
Factorial muestra totales de gastos en diferentes monedas por moneda, nunca sumados. La página de Informe muestra una moneda a la vez.