Este artículo es para: equipos de RRHH, equipos de finanzas y administradores/as.
Cuando alguien se va, sus gastos no desaparecen, pero algunos pueden quedar atascados: los gastos pendientes permanecen pendientes sin nadie que los apruebe. Resuelve todo antes de su último día, para que la persona que se va pueda recibir el reembolso que le corresponde y no quede nada abierto en Gastos.
Gastos después de que un/a empleado/a se va
Resumen
Lo que sucede una vez que la terminación entra en vigor, el día después de la fecha de terminación:
| Lo que sucede | |
|---|---|
| Gastos pendientes | Permanecen Pendientes. Su aprobación puede detenerse, así que nadie es solicitado/a para aprobarlos. |
| Gastos aprobados | Todavía pueden ser reembolsados. |
| Todos los demás gastos | Permanecen visibles y mantienen su estado. |
| Factorial tarjetas | Desactivadas, por lo que no pueden ser utilizadas. |
| Usuario/a de gastos | Eliminado/a automáticamente el día después de la fecha de terminación. Hasta entonces, todavía aparece en la lista de usuarios/as de Gastos. |
Para encontrar los gastos de una persona que se va en Gastos > Gastos de empleados/as, utiliza la búsqueda: el filtro de Propietario/a solo lista a empleados/as activos/as.
Antes del último día: lista de verificación
- Aprueba o rechaza cada gasto pendiente. Ve a Gastos > Gastos de empleados/as, busca al/a la empleado/a por nombre y busca Pendiente en la columna de Estado. Pide a sus aprobadores/as que decidan antes de la fecha de terminación.
- Pide al/a la empleado/a que envíe o elimine sus borradores, para que nada que quiera que se le reembolse quede sin enviar.
- Verifica que sus pagos con tarjeta tengan recibos. Sus tarjetas se desactivan el día después de la fecha de terminación, así que pide los recibos faltantes mientras todavía están disponibles.
- Reembolsa los gastos aprobados. Si reembolsas a través de nómina, añádelos al recibo de sueldo mientras el período de nómina aún esté abierto, y verifica con tu equipo de nómina en qué recibo de sueldo se incluirán. De lo contrario, utiliza un archivo SEPA o Marcar como pagado.
- Deja al usuario/a de Gastos en Factorial. No necesitas eliminarlos/as manualmente: esto ocurre el día después de la fecha de terminación.
Consejos y Mejores Prácticas
- Agrega "Resolver gastos" a tu lista de verificación de salida, una semana antes del último día.
- Relacionado: ¿Cómo reembolso gastos a través de nómina? · ¿Cómo añado personas a Gastos? · ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA? · ¿Cómo marco un gasto como pagado, o lo deshago? · Gastos FAQ para RRHH y nómina
Resolución de problemas y FAQ
Resolución de problemas
No puedo encontrar a una persona que se va en el filtro de Propietario/a.
El filtro de Propietario/a solo lista a empleados/as activos/as. Busca a la persona por nombre en su lugar.
Un gasto de una persona que se va está atascado en Pendiente.
Una vez que la terminación entra en vigor, su aprobación pendiente puede detenerse, así que nadie es solicitado/a para aprobarlo. Pide a tu administrador/a que use Restablecer flujo de aprobación en el gasto (funciona en cualquier gasto Pendiente). Si aún no muestra aprobador/a, contacta a nuestro equipo de soporte con el gasto.
Una persona que se va aún aparece como usuario/a de Gastos.
Se eliminan el día después de su fecha de terminación. Si aún aparecen después de ese día, contacta a nuestro equipo de soporte.
FAQ
1. ¿Puedo todavía reembolsar los gastos aprobados de una persona que se va?
Sí. Los gastos aprobados de un/a empleado/a terminado/a aún pueden ser reembolsados. A través de nómina, el período de nómina debe estar aún abierto: no puedes añadir compensaciones a un período cerrado. Si nómina no puede añadirlos, utiliza un archivo SEPA o Marcar como pagado.
2. ¿Los gastos de una persona que se va se eliminan?
No. Los gastos de un/a empleado/a terminado/a permanecen visibles y mantienen su estado.
3. ¿Qué pasa con las tarjetas Factorial de la persona que se va?
Se desactivan el día después de la fecha de terminación, por lo que no pueden ser utilizadas.
4. ¿Necesito eliminar a la persona que se va de los usuarios/as de Gastos?
No. Factorial los elimina automáticamente el día después de su fecha de terminación, por lo que ya no cuentan como usuario/a de Gastos.
5. ¿Quién aprueba los gastos pendientes de una persona que se va?
Nadie es solicitado/a: su aprobación pendiente puede detenerse una vez que la terminación entra en vigor. Consigue que sean aprobados o rechazados antes de la fecha de terminación. Si uno ya está atascado, pide a tu administrador/a que use Restablecer flujo de aprobación en él.