Questo articolo è per: team HR, team finanza e amministratori.
Quando qualcuno se ne va, le sue spese non spariscono, ma alcune possono bloccarsi: le spese in sospeso restano in sospeso senza nessuno che le approvi. Sistema tutto prima del suo ultimo giorno, così chi se ne va viene rimborsato di ciò che gli è dovuto e non resta nulla di aperto nelle Spese.
Spese dopo che un dipendente se ne va
Panoramica
Cosa succede quando la cessazione ha effetto, il giorno dopo la data di cessazione:
| Cosa succede | |
|---|---|
| Spese in sospeso | Restano In sospeso. La loro approvazione può fermarsi, quindi a nessuno viene chiesto di approvarle. |
| Spese approvate | Possono ancora essere rimborsate. |
| Tutte le altre spese | Restano visibili e mantengono il loro stato. |
| Carte Factorial | Disattivate, quindi non si possono usare. |
| Utente Spese | Rimosso automaticamente il giorno dopo la data di cessazione. Fino ad allora, compare ancora nell'elenco degli utenti Spese. |
Per trovare le spese di chi se n'è andato in Spese > Spese dei dipendenti, usa la ricerca: il filtro Titolare elenca solo i dipendenti attivi.
Prima dell'ultimo giorno: checklist
- Approva o rifiuta ogni spesa in sospeso. Vai su Spese > Spese dei dipendenti, cerca il dipendente per nome e cerca In sospeso nella colonna Stato. Chiedi ai suoi approvatori di decidere prima della data di cessazione.
- Chiedi al dipendente di inviare o eliminare le sue bozze, così non resta non inviato nulla di cui vuole il rimborso.
- Controlla che i suoi pagamenti con carta abbiano gli scontrini. Le sue carte vengono disattivate il giorno dopo la data di cessazione, quindi chiedi gli scontrini mancanti finché è ancora presente.
- Rimborsa le spese approvate. Se rimborsi tramite busta paga, aggiungile al cedolino finché il periodo di paga è ancora aperto, e verifica con il tuo team paghe su quale cedolino finiscono. Altrimenti, usa un file SEPA o Segna come pagata.
- Lascia l'utente Spese a Factorial. Non serve rimuoverlo a mano: succede il giorno dopo la data di cessazione.
Consigli e buone pratiche
- Aggiungi "Chiudere le spese" alla tua checklist di offboarding, una settimana prima dell'ultimo giorno.
- Correlati: Come rimborso le spese tramite la busta paga? · Come aggiungo persone alle Spese? · Come rimborso le spese con un file SEPA? · Come segno una spesa come pagata o annullo l'operazione? · Domande frequenti sulle spese per HR e paghe
Risoluzione dei problemi e domande frequenti
Risoluzione dei problemi
Non trovo chi se n'è andato nel filtro Titolare.
Il filtro Titolare elenca solo i dipendenti attivi. Cerca la persona per nome.
La spesa di chi se n'è andato è bloccata in In sospeso.
Quando la cessazione ha effetto, la loro approvazione in sospeso può fermarsi, quindi a nessuno viene chiesto di approvarle. Chiedi al tuo amministratore di usare Reimposta flusso di approvazione sulla spesa (funziona con qualsiasi spesa In sospeso). Se continua a non mostrare un approvatore, contatta il nostro team di assistenza con la spesa.
Chi se n'è andato compare ancora come utente Spese.
Viene rimosso il giorno dopo la data di cessazione. Se compare ancora dopo quel giorno, contatta il nostro team di assistenza.
Domande frequenti
1. Posso ancora rimborsare le spese approvate di chi se n'è andato?
Sì. Le spese approvate di un dipendente cessato si possono ancora rimborsare. Tramite busta paga, il periodo di paga deve essere ancora aperto: non puoi aggiungere compensi a un periodo chiuso. Se le paghe non possono aggiungerle, usa un file SEPA o Segna come pagata.
2. Le spese di chi se n'è andato vengono eliminate?
No. Le spese di un dipendente cessato restano visibili e mantengono il loro stato.
3. Cosa succede alle carte Factorial di chi se ne va?
Vengono disattivate il giorno dopo la data di cessazione, quindi non si possono usare.
4. Devo rimuovere chi se ne va dagli utenti Spese?
No. Factorial lo rimuove automaticamente il giorno dopo la data di cessazione, quindi non conta più come utente Spese.
5. Chi approva le spese in sospeso di chi se ne va?
A nessuno viene chiesto: la loro approvazione in sospeso può fermarsi quando la cessazione ha effetto. Falle approvare o rifiutare prima della data di cessazione. Se una è già bloccata, chiedi al tuo amministratore di usare Reimposta flusso di approvazione su di essa.