Cet article s'adresse aux : équipes RH, équipes finance et administrateurs.
Quand quelqu'un part, ses dépenses ne disparaissent pas, mais certaines peuvent se retrouver bloquées : les dépenses en attente restent en attente sans personne pour les approuver. Réglez tout avant son dernier jour, pour que la personne qui part soit remboursée de ce qui lui est dû et que rien ne reste ouvert dans Dépenses.
Dépenses après le départ d'un collaborateur
Aperçu
Ce qui se passe une fois le départ effectif, le lendemain de la date de départ :
| Ce qui se passe | |
|---|---|
| Dépenses en attente | Elles restent En attente. Leur approbation peut s'arrêter, personne n'est donc invité à les approuver. |
| Dépenses approuvées | Elles peuvent toujours être remboursées. |
| Toutes les autres dépenses | Elles restent visibles et gardent leur statut. |
| Cartes Factorial | Désactivées, elles ne peuvent donc plus être utilisées. |
| Utilisateur Dépenses | Supprimé automatiquement le lendemain de la date de départ. Jusque-là, il apparaît encore dans la liste des utilisateurs Dépenses. |
Pour retrouver les dépenses d'une personne partie dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs, utilisez la recherche : le filtre Propriétaire ne liste que les collaborateurs actifs.
Avant le dernier jour : checklist
- Approuvez ou refusez chaque dépense en attente. Allez dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs, cherchez le collaborateur par son nom et repérez En attente dans la colonne Statut. Demandez à ses approbateurs de décider avant la date de départ.
- Demandez au collaborateur d'envoyer ou de supprimer ses brouillons, pour que rien de ce dont il veut être remboursé ne reste non envoyé.
- Vérifiez que ses paiements par carte ont des justificatifs. Ses cartes sont désactivées le lendemain de la date de départ, demandez donc les justificatifs manquants tant qu'il est encore là.
- Remboursez les dépenses approuvées. Si vous remboursez via la paie, ajoutez-les au bulletin de paie tant que la période de paie est encore ouverte, et vérifiez avec votre équipe paie sur quel bulletin elles tombent. Sinon, utilisez un fichier SEPA ou Marquer comme payée.
- Laissez l'utilisateur Dépenses à Factorial. Inutile de le retirer à la main : cela se fait le lendemain de la date de départ.
Conseils et bonnes pratiques
- Ajoutez "Régler les dépenses" à votre checklist de départ, une semaine avant le dernier jour.
- Voir aussi : Comment rembourser des dépenses via la paie ? · Comment ajouter des personnes à Dépenses ? · Comment rembourser des dépenses avec un fichier SEPA ? · Comment marquer une dépense comme payée ou annuler cette action ? · FAQ sur les dépenses pour les RH et la paie
Dépannage et FAQ
Dépannage
Je ne trouve pas une personne partie dans le filtre Propriétaire.
Le filtre Propriétaire ne liste que les collaborateurs actifs. Cherchez la personne par son nom.
La dépense d'une personne partie est bloquée en En attente.
Une fois le départ effectif, leur approbation en attente peut s'arrêter, personne n'est donc invité à les approuver. Demandez à votre administrateur d'utiliser Réinitialiser le flux d'approbation sur la dépense (cela fonctionne sur toute dépense En attente). Si aucun approbateur ne s'affiche toujours, contactez notre équipe support avec la dépense.
Une personne partie apparaît encore comme utilisateur Dépenses.
Elle est supprimée le lendemain de sa date de départ. Si elle apparaît encore après ce jour, contactez notre équipe support.
FAQ
1. Puis-je encore rembourser les dépenses approuvées d'une personne partie ?
Oui. Les dépenses approuvées d'un collaborateur sorti peuvent encore être remboursées. Via la paie, la période de paie doit être encore ouverte : vous ne pouvez pas ajouter de rémunérations à une période clôturée. Si la paie ne peut pas les ajouter, utilisez un fichier SEPA ou Marquer comme payée.
2. Les dépenses d'une personne partie sont-elles supprimées ?
Non. Les dépenses d'un collaborateur sorti restent visibles et gardent leur statut.
3. Que deviennent les cartes Factorial d'une personne qui part ?
Elles sont désactivées le lendemain de la date de départ, elles ne peuvent donc plus être utilisées.
4. Dois-je retirer la personne qui part des utilisateurs Dépenses ?
Non. Factorial la retire automatiquement le lendemain de sa date de départ, elle ne compte donc plus comme utilisateur Dépenses.
5. Qui approuve les dépenses en attente d'une personne qui part ?
Personne n'est invité à le faire : leur approbation en attente peut s'arrêter une fois le départ effectif. Faites-les approuver ou refuser avant la date de départ. Si l'une est déjà bloquée, demandez à votre administrateur d'utiliser Réinitialiser le flux d'approbation dessus.