Onboarding establece cómo Factorial IT trata a cada nueva contratación: cuándo se abre el ticket de onboarding, quién lo posee y qué pasos se ejecutan en él. Usa este artículo para entender la página antes de configurar cada paso.
Funcionalidad
Descripción general
La pestaña Onboarding tiene dos partes:
- Información del ticket: valores predeterminados aplicados a cada ticket de onboarding.
- Onboarding: los pasos que se ejecutan en el ticket.
Cómo configurar cada paso se cubre en Automatiza tus onboardings.
Si la tarjeta Onboarding aparece en la parte superior de la página y muestra Activado, el agente maneja cada nuevo onboarding según sus propias instrucciones. Ambas partes de la página se desactivan. Vuelven a activarse cuando apagas el agente. Consulta Onboarding.
Cómo usar
- Ve a Personas > Configuración.
- Abre la pestaña Onboarding.
- Configura los valores predeterminados en Información del ticket.
- Haz clic en cada fila bajo Onboarding para configurar ese paso.
Información del ticket
Estos ajustes se aplican a cada ticket de onboarding que Factorial IT abre.
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Crear ticket de onboarding | Establece cómo y cuándo se abre el ticket. Cada onboarding comienza con este ticket, por lo que el paso no se puede desactivar. Consulta Automatiza tus onboardings. |
| Asignado por defecto | Posee el ticket, a menos que una regla se lo asigne a otra persona. |
| Agregar ONE como agente | Agrega ONE como agente en cada ticket de onboarding. ONE ayuda al propietario siguiendo el progreso, sugiriendo los próximos pasos y enviando recordatorios. Nunca posee el ticket. |
| Prioridad por defecto | La prioridad inicial: Baja, Media o Alta. |
| Suscriptores por defecto | Administradores que siguen cada actualización sin ser asignados. |
Onboarding
Los pasos se programan desde la fecha de inicio del empleado. Se enumeran en el orden en que el ticket los crea:
| Paso | Qué hace |
|---|---|
| Confirmar información de onboarding | Revisa los datos de RRHH, solicita lo que falta y confirma la dirección de trabajo |
| Provisionar correo electrónico | Crea el correo electrónico de trabajo en tu proveedor de identidad y envía el inicio de sesión a la persona que elegiste |
| Provisionar cuentas SaaS | Configura SaaS conectados automáticamente y da una tarea a los propietarios de SaaS que se rastrean manualmente |
| Comprar equipo | Sugiere un dispositivo de la política de Equipos, lo acuerda con la nueva contratación y lo ordena |
Provisionar cuentas SaaS solo se muestra cuando la Gestión de SaaS está activada para tu cuenta.
Chips de paso
Cada fila lleva un chip que te dice cómo tratará el próximo onboarding ese paso:
| Chip | Significado |
|---|---|
| Automático | Factorial IT ejecuta el paso en su fecha programada. |
| Manual | Una persona ejecuta el paso. Factorial IT solo abre la tarea. |
| ONE | ONE ejecuta todo el paso. Se muestra en Comprar equipo. |
| Omitir | El paso está desactivado o no se puede ejecutar aún. No se crea ninguna tarea. |
Controles que comparten cada paso
Haz clic en una fila para abrir su modal. Cada paso tiene estos controles:
- Incluir este paso en el onboarding: cuando está desactivado, no se crea ninguna tarea y la fila muestra Omitir. Confirmar información de onboarding no se puede desactivar.
- Autonomía: Automático (Factorial IT ejecuta el paso) o Manual (una persona lo ejecuta y Factorial IT solo abre la tarea).
- Asignado por defecto: el administrador que posee la tarea y decide cuándo Factorial IT necesita una respuesta sobre este paso.
- Programación: un día contado desde la fecha de inicio (desde One hasta One, El día D incluido) y una hora en intervalos de 30 minutos. Con Automático, este es el momento en que Factorial IT ejecuta la tarea. Con Manual, es la fecha sugerida cuando ejecutas el paso desde el ticket.
- Fecha de vencimiento: solo Manual. Cuántos días antes de la fecha de inicio debe estar la tarea, de 1 a 60.
Si un paso no tiene programación, se ejecuta One de la fecha de inicio a las 09:00. Si el onboarding se crea después de ese momento, un paso automático se ejecuta de inmediato.
El ticket de onboarding
Cada onboarding tiene un ticket llamado Nombre Apellido - Onboarding. El ticket recibe:
- Su asignado, prioridad y suscriptores de Información del ticket.
- Su fecha de vencimiento de la fecha de inicio.
- La etiqueta Onboarding.
- La nueva contratación como solicitante.
Los elementos vinculados, como los pedidos de equipo, apuntan a él.
Puedes encontrarlo en dos lugares: la pestaña Tickets del perfil del empleado, o en la lista de Tickets filtrada por la etiqueta Onboarding.
Tareas en el ticket
Cada paso que se incluye crea una tarea. El ticket las muestra bajo Tareas: primero las que esperan a una persona, luego las programadas (Programado para el 28 de junio). Una tarea pendiente sin programación muestra su fecha de vencimiento en su lugar, como Vencida el 28 de junio.
Las tareas completadas y canceladas están ocultas por defecto. Para verlas, haz clic en Mostrar y, bajo Mostrar tareas, activa Hecho, Cancelado o ambos.
La provisión de SaaS agrega una tarea por SaaS:
- Provisionar {app} se ejecuta en su fecha programada.
- Crear cuenta para {employee} en {app} espera a que tú crees la cuenta.
Expande una fila de SaaS para ver el correo electrónico, roles, licencias, grupos y unidades organizativas que establece.
Cada fila de tarea ofrece:
- Configurar: abre el paso correspondiente. Terminar el paso completa la tarea.
- Marcar como hecho (✓): para cuentas SaaS que creas tú mismo y para tus propias tareas manuales. Los pasos de Onboarding siguen lo que sucedió en el paso.
- ⋯: ver detalles, ver registros, editar detalles o cancelar la tarea.
Omitir un paso o cancelar el onboarding
- Omitir un paso: cancela su tarea desde el menú de tareas. Cancelar la tarea y omitir el paso son lo mismo.
- Cancelar el onboarding: posible mientras el onboarding esté aún Por hacer. El ticket y sus tareas pendientes se cancelan; las tareas finalizadas se mantienen como historial.
- Cerrar onboarding: en el ticket, haz clic en Acciones > Cerrar onboarding y confirma. Factorial IT elimina el ticket y sus tareas, y los pasos abiertos no se ejecutan. Un onboarding que ha comenzado se cierra; uno que no ha comenzado se cancela. No puedes deshacer esto.
Estado del ticket
El onboarding establece el estado del ticket:
- Por hacer cuando se crea.
- En progreso una vez que se completa cualquier tarea.
- Hecho cuando se completa la última tarea.
- Cancelado cuando cancelas el onboarding.
Consejos y Mejores Prácticas
- Configura primero los valores predeterminados del ticket. Asignado, prioridad y suscriptores se aplican a cada nuevo onboarding.
- Asigna a cada paso un asignado. Esa persona responde cuando Factorial IT necesita una decisión.
- Establece un horario en cada paso. De lo contrario, los pasos se ejecutan una semana antes de la fecha de inicio a las 09:00.
- Omitir un paso cancelando su tarea. No necesitas cambiar la configuración para una excepción única.
- Piénsalo dos veces antes de Cerrar onboarding. Elimina el ticket y sus tareas, y no se puede deshacer.
Solución de problemas y FAQ
Solución de problemas
- La página completa está desactivada. El Onboarding está Activado. Desactívalo para usar estos ajustes nuevamente.
- Una fila muestra Omitir. El paso está desactivado o no se puede ejecutar aún (por ejemplo, no hay proveedor de correo electrónico conectado).
- Provisionar cuentas SaaS falta. La Gestión de SaaS no está activada para tu cuenta.
- Un paso automático se ejecutó tan pronto como se abrió el onboarding. Su momento programado ya había pasado, por lo que se ejecutó de inmediato.
- No puedes ver las tareas finalizadas. Haz clic en Mostrar y activa Hecho o Cancelado bajo Mostrar tareas.
- Cancelar el onboarding no está disponible. El onboarding ya no está Por hacer. Usa Acciones > Cerrar onboarding en su lugar.
FAQ
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¿Posee ONE el ticket de onboarding?
No. ONE solo ayuda al propietario.
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¿Cuál es la diferencia entre cancelar y cerrar un onboarding?
Cancelar funciona mientras el onboarding esté Por hacer y mantiene las tareas finalizadas como historial. Cerrar elimina el ticket y sus tareas y no se puede deshacer.
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¿Qué significa Programación para un paso manual?
Es la fecha sugerida cuando ejecutas el paso desde el ticket.
-
¿Dónde encuentro el ticket de onboarding de una contratación?
En la pestaña Tickets de su perfil de empleado, o en la lista de Tickets filtrada por la etiqueta Onboarding.