Onboarding le impostazioni stabiliscono come Factorial IT gestisce ogni nuovo assunto: quando si apre il ticket di onboarding, chi lo gestisce e quali passaggi vengono eseguiti. Usa questo articolo per comprendere la pagina prima di impostare ogni passaggio.
Funzionalità
Panoramica
La scheda Onboarding ha due parti:
- Informazioni sul ticket: impostazioni predefinite applicate a ogni ticket di onboarding.
- Attività di Onboarding: i passaggi che vengono eseguiti sul ticket.
Come impostare ogni passaggio è trattato in Automate your onboardings.
Se la scheda Onboarding Agent appare nella parte superiore della pagina e mostra On, l'agente gestisce ogni nuovo onboarding secondo le proprie istruzioni. Entrambe le parti della pagina vengono quindi disattivate. Tornano attive quando disattivi l'agente. Vedi Onboarding Agent.
Come usare
- Vai a Persone > Impostazioni.
- Apri la scheda Onboarding.
- Imposta i valori predefiniti sotto Informazioni sul ticket.
- Clicca su ogni riga sotto Onboarding tasks per impostare quel passaggio.
Informazioni sul ticket
Queste impostazioni si applicano a ogni ticket di onboarding che Factorial IT apre.
| Impostazione | Cosa fa |
|---|---|
| Crea ticket di onboarding | Stabilisce come e quando si apre il ticket. Ogni onboarding inizia con questo ticket, quindi il passaggio non può essere disattivato. Vedi Automate your onboardings. |
| Assegnatario predefinito | Possiede il ticket, a meno che una regola non lo assegni a qualcun altro. |
| Aggiungi ONE come agente | Aggiunge ONE come agente su ogni ticket di onboarding. ONE aiuta il proprietario seguendo i progressi, suggerendo i prossimi passaggi e inviando promemoria. Non possiede mai il ticket. |
| Priorità predefinita | La priorità iniziale: Bassa, Media o Alta. |
| Iscritti predefiniti | Amministratori che seguono ogni aggiornamento senza essere assegnati. |
Attività di Onboarding
I passaggi sono programmati dalla data di inizio dell'impiegato. Sono elencati nell'ordine in cui il ticket li crea:
| Passaggio | Cosa fa |
|---|---|
| Conferma informazioni di onboarding | Revisiona i dati HR, richiede ciò che manca e ottiene conferma dell'indirizzo di lavoro |
| Provision email | Crea l'email di lavoro nel tuo provider di identità e invia il login alla persona che hai scelto |
| Provision account SaaS | Configura automaticamente i SaaS connessi e assegna ai proprietari dei SaaS tracciati manualmente un'attività |
| Acquista attrezzature | Suggerisce un dispositivo dalla politica di attrezzature, lo concorda con il nuovo assunto e lo ordina |
Provision account SaaS appare solo quando la gestione SaaS è attiva per il tuo account.
Chip di passaggio
Ogni riga porta un chip che ti dice come il prossimo onboarding tratterà quel passaggio:
| Chip | Significato |
|---|---|
| Automatico | Factorial IT esegue il passaggio nella data programmata. |
| Manuale | Una persona esegue il passaggio. Factorial IT apre solo il compito. |
| ONE | ONE esegue l'intero passaggio. Mostrato su Acquista attrezzature. |
| Salta | Il passaggio è disattivato o non può ancora essere eseguito. Nessun compito viene creato. |
Controlli condivisi da ogni passaggio
Clicca su una riga per aprire il suo modulo. Ogni passaggio ha questi controlli:
- Includi questo passaggio nell'onboarding: quando è disattivato, non viene creato alcun compito e la riga mostra Salta. Conferma informazioni di onboarding non può essere disattivato.
- Autonomia: Automatico (Factorial IT esegue il passaggio) o Manuale (una persona lo esegue e Factorial IT apre solo il compito).
- Assegnatario predefinito: l'amministratore che possiede il compito e decide quando Factorial IT ha bisogno di una risposta su questo passaggio.
- Pianificazione: un giorno conteggiato dalla data di inizio (da One mese prima a One mese dopo, Il D-day incluso) e un orario in intervalli di 30 minuti. Con Automatico, questo è quando Factorial IT esegue il compito. Con Manuale, è la data suggerita quando esegui il passaggio dal ticket.
- Data di scadenza: Manuale solo. Quanti giorni prima della data di inizio il compito è dovuto, da 1 a 60.
Se un passaggio non ha pianificazione, si esegue One settimana prima della data di inizio alle 09:00. Se l'onboarding viene creato dopo quel momento, un passaggio automatico si esegue immediatamente.
Il ticket di onboarding
Ogni onboarding ha un ticket chiamato Nome Cognome - Onboarding. Il ticket ottiene:
- Il suo assegnatario, priorità e iscritti da Informazioni sul ticket.
- La sua data di scadenza dalla data di inizio.
- Il tag Onboarding.
- Il nuovo assunto come richiedente.
Elementi collegati, come ordini di attrezzature, puntano a esso.
Puoi trovarlo in due posti: nella scheda Tickets del profilo dell'impiegato, o nell'elenco Tickets filtrato dal tag Onboarding.
Attività sul ticket
Ogni passaggio incluso crea un'attività. Il ticket le mostra sotto Attività: prima quelle in attesa di una persona, poi quelle programmate (Programmata per il 28 Giugno). Un'attività in sospeso senza programmazione mostra invece la sua data di scadenza, come Scadenza 28 Giugno.
Attività completate e annullate sono nascoste per impostazione predefinita. Per vederle, clicca su Mostra e, sotto Mostra attività, attiva Fatto, Annullato o entrambi.
La fornitura di SaaS aggiunge un'attività per ogni SaaS:
- Provision {app} si esegue nella sua data programmata.
- Crea account per {employee} su {app} aspetta che tu crei l'account.
Espandi una riga di SaaS per vedere l'email, i ruoli, le licenze, i gruppi e le unità organizzative che imposta.
Ogni riga di attività offre:
- Configura: apre il passaggio corrispondente. Completare il passaggio completa l'attività.
- Segna come fatto (✓): per gli account SaaS che crei tu stesso e per le tue attività manuali. I passaggi di Onboarding seguono invece ciò che è accaduto nel passaggio.
- ⋯: vedi dettagli, vedi log, modifica dettagli o annulla l'attività.
Salta un passaggio o annulla l'onboarding
- Salta un passaggio: annulla il suo compito dal menu dei compiti. Annullare il compito e saltare il passaggio sono la stessa cosa.
- Annulla l'onboarding: possibile mentre l'onboarding è ancora Da fare. Il ticket e i suoi compiti in sospeso vengono annullati; i compiti completati sono mantenuti come storia.
- Chiudi onboarding: sul ticket, clicca su Azioni > Chiudi onboarding e conferma. Factorial IT elimina il ticket e i suoi compiti, e i passaggi aperti non vengono eseguiti. Un onboarding che è iniziato viene chiuso; uno che non è iniziato viene annullato. Non puoi annullare questa operazione.
Stato del ticket
L'onboarding imposta lo stato del ticket:
- Da fare quando viene creato.
- In corso una volta completato qualsiasi compito.
- Fatto quando l'ultimo compito è completato.
- Annullato quando annulli l'onboarding.
Consigli e migliori pratiche
- Imposta prima i valori predefiniti del ticket. Assegnatario, priorità e iscritti si applicano a ogni nuovo onboarding.
- Assegna a ogni passaggio un assegnatario. Quella persona risponde quando Factorial IT ha bisogno di una decisione.
- Imposta una pianificazione su ogni passaggio. Altrimenti, i passaggi si eseguono una settimana prima della data di inizio alle 09:00.
- Salta un passaggio annullando il suo compito. Non è necessario modificare le impostazioni per un'eccezione occasionale.
- Pensa due volte prima di Chiudere onboarding. Elimina il ticket e i suoi compiti, e non può essere annullato.
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
- La pagina intera è disattivata. L'Onboarding Agent è On. Disattivalo per utilizzare di nuovo queste impostazioni.
- Una riga mostra Salta. Il passaggio è disattivato o non può ancora essere eseguito (ad esempio, nessun provider email è connesso).
- Provision account SaaS è mancante. La gestione SaaS non è attiva per il tuo account.
- Un passaggio automatico è stato eseguito non appena l'onboarding è stato aperto. Il suo momento programmato era già passato, quindi è stato eseguito immediatamente.
- Non puoi vedere i compiti completati. Clicca su Mostra e attiva Fatto o Annullato sotto Mostra attività.
- Annulla l'onboarding non è disponibile. L'onboarding non è più Da fare. Usa invece Azioni > Chiudi onboarding.
FAQ
-
Possiede ONE il ticket di onboarding?
No. ONE aiuta solo il proprietario.
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Qual è la differenza tra annullare e chiudere un onboarding?
Annullare funziona mentre l'onboarding è Da fare e mantiene i compiti completati come storia. Chiudere elimina il ticket e i suoi compiti e non può essere annullato.
-
Cosa significa Pianificazione per un passaggio manuale?
È la data suggerita quando esegui il passaggio dal ticket.
-
Dove trovo il ticket di onboarding di un assunto?
Nella scheda Tickets del loro profilo di impiegato, o nell'elenco Tickets filtrato dal tag Onboarding.