Onboarding les paramètres définissent comment Factorial IT traite chaque nouvelle recrue : quand le ticket d'onboarding s'ouvre, qui en est responsable et quelles étapes s'exécutent. Utilisez cet article pour comprendre la page avant de configurer chaque étape.
Fonctionnalité
Présentation
L'onglet Onboarding a deux parties :
- Informations sur le ticket : paramètres par défaut appliqués à chaque ticket d'onboarding.
- Onboarding tâches : les étapes qui s'exécutent sur le ticket.
Comment configurer chaque étape est couvert dans Automatiser vos onboardings.
Si la carte Onboarding Agent apparaît en haut de la page et montre On, l'agent gère chaque nouvel onboarding selon ses propres instructions. Les deux parties de la page sont alors grisées. Elles reprennent effet lorsque vous désactivez l'agent. Voir Onboarding Agent.
Comment utiliser
- Allez à Personnes > Paramètres.
- Ouvrez l'onglet Onboarding.
- Définissez les paramètres par défaut sous Informations sur le ticket.
- Cliquez sur chaque ligne sous Onboarding tâches pour définir cette étape.
Informations sur le ticket
Ces paramètres s'appliquent à chaque ticket d'onboarding que Factorial IT ouvre.
| Paramètre | Ce que cela fait |
|---|---|
| Créer un ticket d'onboarding | Définit comment et quand le ticket s'ouvre. Chaque onboarding commence par ce ticket, donc l'étape ne peut pas être désactivée. Voir Automatiser vos onboardings. |
| Assigné par défaut | Possède le ticket, sauf si une règle le donne à quelqu'un d'autre. |
| Ajouter ONE en tant qu'agent | Ajoute ONE en tant qu'agent sur chaque ticket d'onboarding. ONE aide le propriétaire en suivant les progrès, en suggérant les prochaines étapes et en envoyant des rappels. Il ne possède jamais le ticket. |
| Priorité par défaut | La priorité de départ : Faible, Moyenne ou Élevée. |
| Abonnés par défaut | Administrateurs qui suivent chaque mise à jour sans être assignés. |
Onboarding tâches
Les étapes sont planifiées à partir de la date de début de l'employé. Elles sont listées dans l'ordre où le ticket les crée :
| Étape | Ce que cela fait |
|---|---|
| Confirmer les informations d'onboarding | Vérifie les données RH, demande ce qui manque et fait confirmer l'adresse de travail |
| Provisionner l'email | Crée l'email de travail dans votre fournisseur d'identité et envoie les identifiants à la personne que vous avez choisie |
| Provisionner les comptes SaaS | Configure automatiquement les SaaS connectés et donne aux propriétaires des SaaS suivis manuellement une tâche |
| Acheter de l'équipement | Suggère un appareil selon la politique d'équipement, s'accorde avec la nouvelle recrue et le commande |
Provisionner les comptes SaaS n'apparaît que lorsque la gestion SaaS est activée pour votre compte.
Pions d'étape
Chaque ligne porte un pion qui vous indique comment le prochain onboarding traitera cette étape :
| Pion | Signification |
|---|---|
| Automatique | Factorial IT exécute l'étape à sa date prévue. |
| Manuel | Une personne exécute l'étape. Factorial IT ouvre seulement la tâche. |
| ONE | ONE exécute l'ensemble de l'étape. Affiché sur Acheter de l'équipement. |
| Ignorer | L'étape est désactivée ou ne peut pas encore s'exécuter. Aucune tâche n'est créée. |
Contrôles partagés par chaque étape
Cliquez sur une ligne pour ouvrir son modal. Chaque étape a ces contrôles :
- Inclure cette étape dans l'onboarding : lorsqu'il est désactivé, aucune tâche n'est créée et la ligne affiche Ignorer. Confirmer les informations d'onboarding ne peut pas être désactivé.
- Autonomie : Automatique (Factorial IT exécute l'étape) ou Manuel (une personne l'exécute et Factorial IT ouvre seulement la tâche).
- Assigné par défaut : l'administrateur qui possède la tâche et décide quand Factorial IT a besoin d'une réponse sur cette étape.
- Planification : un jour compté à partir de la date de début (de One à One, Le D-day inclus) et un temps par tranches de 30 minutes. Avec Automatique, c'est à ce moment-là que Factorial IT exécute la tâche. Avec Manuel, c'est la date suggérée lorsque vous exécutez l'étape depuis le ticket.
- Date d'échéance : Manuel seulement. Combien de jours avant la date de début la tâche est due, de 1 à 60.
Si une étape n'a pas de planification, elle s'exécute One la date de début à 09:00. Si l'onboarding est créé après ce moment, une étape automatique s'exécute immédiatement.
Le ticket d'onboarding
Chaque onboarding a un ticket nommé Prénom Nom - Onboarding. Le ticket obtient :
- Son assigné, sa priorité et ses abonnés d'Informations sur le ticket.
- Sa date d'échéance de la date de début.
- Le tag Onboarding.
- La nouvelle recrue en tant que demandeur.
Les éléments liés, tels que les commandes d'équipement, y pointent.
Vous pouvez le trouver à deux endroits : l'onglet Tickets du profil de l'employé, ou la liste Tickets filtrée par le tag Onboarding.
Tâches sur le ticket
Chaque étape incluse crée une tâche. Le ticket les affiche sous Tâches : d'abord celles en attente d'une personne, puis celles programmées (Prévu pour le 28 juin). Une tâche en attente sans calendrier affiche à la place sa date d'échéance, comme Échéance le 28 juin.
Les tâches complètes et annulées sont cachées par défaut. Pour les voir, cliquez sur Afficher et, sous Afficher les tâches, activez Fait, Annulé ou les deux.
Le provisionnement SaaS ajoute une tâche par SaaS :
- Provisionner {app} s'exécute à sa date prévue.
- Créer un compte pour {employee} sur {app} attend que vous créiez le compte.
Développez une ligne SaaS pour voir l'email, les rôles, les licences, les groupes et les unités organisationnelles qu'il configure.
Chaque ligne de tâche propose :
- Configurer : ouvre l'étape correspondante. Terminer l'étape complète la tâche.
- Marquer comme fait (✓) : pour les comptes SaaS que vous créez vous-même et pour vos propres tâches manuelles. Les étapes Onboarding suivent plutôt ce qui s'est passé dans l'étape.
- ⋯ : voir les détails, voir les journaux, modifier les détails ou annuler la tâche.
Ignorer une étape ou annuler l'onboarding
- Ignorer une étape : annuler sa tâche depuis le menu des tâches. Annuler la tâche et ignorer l'étape sont la même chose.
- Annuler l'onboarding : possible tant que l'onboarding est encore À faire. Le ticket et ses tâches en attente sont annulés ; les tâches terminées sont conservées comme historique.
- Fermer l'onboarding : sur le ticket, cliquez sur Actions > Fermer l'onboarding et confirmez. Factorial IT supprime le ticket et ses tâches, et les étapes ouvertes ne s'exécutent pas. Un onboarding qui a commencé est fermé ; celui qui n'a pas commencé est annulé. Vous ne pouvez pas annuler cela.
Statut du ticket
L'onboarding définit le statut du ticket :
- À faire lorsqu'il est créé.
- En cours dès qu'une tâche est complétée.
- Fait lorsque la dernière tâche est complétée.
- Annulé lorsque vous annulez l'onboarding.
Conseils et Meilleures Pratiques
- Définissez d'abord les paramètres par défaut du ticket. L'assigné, la priorité et les abonnés s'appliquent à chaque nouvel onboarding.
- Donnez un assigné à chaque étape. Cette personne répond lorsque Factorial IT a besoin d'une décision.
- Définissez un calendrier pour chaque étape. Sinon, les étapes s'exécutent une semaine avant la date de début à 09:00.
- Ignorez une étape en annulant sa tâche. Vous n'avez pas besoin de changer les paramètres pour une exception ponctuelle.
- Pensez-y à deux fois avant de fermer l'onboarding. Cela supprime le ticket et ses tâches, et ne peut pas être annulé.
Dépannage et FAQ
Dépannage
- La page entière est grisâtre. L'agent Onboarding est On. Désactivez-le pour utiliser à nouveau ces paramètres.
- Une ligne affiche Ignorer. L'étape est désactivée ou ne peut pas encore s'exécuter (par exemple, aucun fournisseur d'email n'est connecté).
- Provisionner les comptes SaaS est manquant. La gestion SaaS n'est pas activée pour votre compte.
- Une étape automatique s'est exécutée dès que l'onboarding s'est ouvert. Son moment programmé était déjà passé, donc elle s'est exécutée immédiatement.
- Vous ne pouvez pas voir les tâches terminées. Cliquez sur Afficher et activez Fait ou Annulé sous Afficher les tâches.
- Annuler l'onboarding n'est pas disponible. L'onboarding n'est plus À faire. Utilisez Actions > Fermer l'onboarding à la place.
FAQ
-
Est-ce que ONE possède le ticket d'onboarding ?
Non. ONE aide seulement le propriétaire.
-
Quelle est la différence entre annuler et fermer un onboarding ?
Annuler fonctionne tant que l'onboarding est À faire et garde les tâches terminées comme historique. Fermer supprime le ticket et ses tâches et ne peut pas être annulé.
-
Que signifie Planification pour une étape manuelle ?
C'est la date suggérée lorsque vous exécutez l'étape depuis le ticket.
-
Où puis-je trouver le ticket d'onboarding d'une recrue ?
Dans l'onglet Tickets de son profil d'employé, ou dans la liste Tickets filtrée par le tag Onboarding.