Onboarding configurações definem como a Factorial TI trata cada nova contratação: quando o ticket de onboarding é aberto, quem é o responsável e quais etapas são executadas. Use este artigo para entender a página antes de configurar cada etapa.
Funcionalidade
Visão Geral
A aba Onboarding tem duas partes:
- Informações do ticket: padrões aplicados a cada ticket de onboarding.
- Tarefas de Onboarding: as etapas que são executadas no ticket.
Como configurar cada etapa é abordado em Automatize seus onboardings.
Se o cartão Onboarding Agent aparecer no topo da página e mostrar Ativado, o agente gerencia cada novo onboarding a partir de suas próprias instruções. Ambas as partes da página ficam então desativadas. Elas voltam a ter efeito quando você desliga o agente. Veja Onboarding Agent.
Como usar
- Vá para Pessoas > Configurações.
- Abra a aba Onboarding.
- Defina os padrões em Informações do ticket.
- Clique em cada linha sob Onboarding para definir essa etapa.
Informações do ticket
Essas configurações se aplicam a cada ticket de onboarding que a Factorial TI abre.
| Configuração | O que faz |
|---|---|
| Criar ticket de onboarding | Define como e quando o ticket é aberto. Todo onboarding começa com este ticket, portanto, a etapa não pode ser desativada. Veja Automatize seus onboardings. |
| Responsável padrão | Possui o ticket, a menos que uma regra o atribua a outra pessoa. |
| Adicionar ONE como agente | Adiciona ONE como um agente em cada ticket de onboarding. ONE ajuda o responsável acompanhando o progresso, sugerindo próximos passos e enviando lembretes. Ele nunca possui o ticket. |
| Prioridade padrão | A prioridade inicial: Baixa, Média ou Alta. |
| Assinantes padrão | Administradores que acompanham cada atualização sem serem atribuídos. |
Tarefas de Onboarding
As etapas são agendadas a partir da data de início do funcionário. Elas são listadas na ordem em que o ticket as cria:
| Etapa | O que faz |
|---|---|
| Confirmar informações de onboarding | Revisa os dados de RH, solicita o que está faltando e confirma o endereço de trabalho |
| Provisionar e-mail | Cria o e-mail de trabalho no seu provedor de identidade e envia o login para a pessoa que você escolheu |
| Provisionar contas SaaS | Configura SaaS conectados automaticamente e dá aos responsáveis por SaaS rastreados manualmente uma tarefa |
| Comprar equipamentos | Sugere um dispositivo da política de Equipamentos, concorda com a nova contratação e o encomenda |
Provisionar contas SaaS só aparece quando a Gestão de SaaS está ativada para sua conta.
Chips de etapa
Cada linha possui um chip que informa como o próximo onboarding tratará essa etapa:
| Chip | Significado |
|---|---|
| Automático | Factorial TI executa a etapa na data agendada. |
| Manual | Uma pessoa executa a etapa. Factorial TI apenas abre a tarefa. |
| ONE | ONE executa toda a etapa. Mostrado em Comprar equipamentos. |
| Ignorar | A etapa está desativada ou não pode ser executada ainda. Nenhuma tarefa é criada. |
Controles que cada etapa compartilha
Clique em uma linha para abrir seu modal. Cada etapa possui esses controles:
- Incluir esta etapa no onboarding: quando desativado, nenhuma tarefa é criada e a linha mostra Ignorar. Confirmar informações de onboarding não pode ser desativada.
- Autonomia: Automático (Factorial TI executa a etapa) ou Manual (uma pessoa a executa e Factorial TI apenas abre a tarefa).
- Responsável padrão: o administrador que possui a tarefa e decide quando Factorial TI precisa de uma resposta sobre esta etapa.
- Agendamento: um dia contado a partir da data de início (de One até One, O dia D incluído) e um horário em intervalos de 30 minutos. Com Automático, este é o momento em que Factorial TI executa a tarefa. Com Manual, é a data sugerida quando você executa a etapa a partir do ticket.
- Data de vencimento: Manual apenas. Quantos dias antes da data de início a tarefa deve ser concluída, de 1 a 60.
Se uma etapa não tiver agendamento, ela é executada One da data de início às 09:00. Se o onboarding for criado após esse momento, uma etapa automática será executada imediatamente.
O ticket de onboarding
Cada onboarding tem um ticket nomeado Primeiro Último - Onboarding. O ticket recebe:
- Seu responsável, prioridade e assinantes das Informações do ticket.
- Sua data de vencimento a partir da data de início.
- A tag Onboarding.
- A nova contratação como solicitante.
Itens vinculados, como pedidos de equipamentos, apontam para ele.
Você pode encontrá-lo em dois lugares: na aba Tickets do perfil do funcionário ou na lista de Tickets filtrada pela tag Onboarding.
Tarefas no ticket
Cada etapa que é incluída cria uma tarefa. O ticket as mostra sob Tarefas: primeiro as que estão aguardando uma pessoa, depois as agendadas (Agendado para 28 Jun). Uma tarefa pendente sem agendamento mostra sua data de vencimento, como Vencido em 28 Jun.
Tarefas concluídas e canceladas estão ocultas por padrão. Para vê-las, clique em Exibir e, sob Mostrar tarefas, ative Concluído, Cancelado ou ambos.
A provisão de SaaS adiciona uma tarefa por SaaS:
- Provisionar {app} é executado na data agendada.
- Criar conta para {employee} em {app} aguarda você criar a conta.
Expanda uma linha de SaaS para ver o e-mail, funções, licenças, grupos e unidades organizacionais que ele configura.
Cada linha de tarefa oferece:
- Configurar: abre a etapa correspondente. Finalizar a etapa conclui a tarefa.
- Marcar como feito (✓): para contas SaaS que você cria por conta própria e para suas próprias tarefas manuais. As etapas de Onboarding seguem o que aconteceu na etapa.
- ⋯: ver detalhes, ver registros, editar detalhes ou cancelar a tarefa.
Ignorar uma etapa ou cancelar o onboarding
- Ignorar uma etapa: cancele sua tarefa no menu de tarefas. Cancelar a tarefa e ignorar a etapa são a mesma coisa.
- Cancelar o onboarding: possível enquanto o onboarding ainda estiver A fazer. O ticket e suas tarefas pendentes são cancelados; tarefas finalizadas são mantidas como histórico.
- Fechar onboarding: no ticket, clique em Ações > Fechar onboarding e confirme. A Factorial TI exclui o ticket e suas tarefas, e etapas abertas não são executadas. Um onboarding que começou é fechado; um que não começou é cancelado. Você não pode desfazer isso.
Status do ticket
O onboarding define o status do ticket:
- A fazer quando é criado.
- Em progresso assim que qualquer tarefa é concluída.
- Concluído quando a última tarefa é concluída.
- Cancelado quando você cancela o onboarding.
Dicas e Melhores Práticas
- Defina os padrões do ticket primeiro. Responsável, prioridade e assinantes se aplicam a cada novo onboarding.
- Dê a cada etapa um responsável. Essa pessoa responde quando Factorial TI precisa de uma decisão.
- Defina um agendamento para cada etapa. Caso contrário, as etapas são executadas uma semana antes da data de início às 09:00.
- Ignore uma etapa cancelando sua tarefa. Você não precisa alterar as configurações para uma exceção pontual.
- Pense duas vezes antes de Fechar onboarding. Isso exclui o ticket e suas tarefas, e não pode ser desfeito.
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
- A página inteira está desativada. O Onboarding Agent está Ativado. Desative-o para usar essas configurações novamente.
- Uma linha mostra Ignorar. A etapa está desativada ou não pode ser executada ainda (por exemplo, nenhum provedor de e-mail está conectado).
- Provisionar contas SaaS está faltando. A Gestão de SaaS não está ativada para sua conta.
- Uma etapa automática foi executada assim que o onboarding foi aberto. Seu momento agendado já havia passado, então foi executada imediatamente.
- Você não consegue ver tarefas concluídas. Clique em Exibir e ative Concluído ou Cancelado em Mostrar tarefas.
- Cancelar o onboarding não está disponível. O onboarding não está mais A fazer. Use Ações > Fechar onboarding em vez disso.
FAQ
-
O ONE possui o ticket de onboarding?
Não. ONE apenas ajuda o responsável.
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Qual é a diferença entre cancelar e fechar um onboarding?
Cancelar funciona enquanto o onboarding está A fazer e mantém tarefas concluídas como histórico. Fechar exclui o ticket e suas tarefas e não pode ser desfeito.
-
O que significa Agendamento para uma etapa manual?
É a data sugerida quando você executa a etapa a partir do ticket.
-
Onde encontro o ticket de onboarding de uma contratação?
Na aba Tickets do perfil do funcionário, ou na lista de Tickets filtrada pela tag Onboarding.