¿Necesitas tus gastos fuera de Factorial, para registrarlos, reconciliar el mes o responder a un auditor/a? Exporta la lista que ves como un CSV, construye una exportación avanzada con las columnas que tu software contable espera, o descarga un PDF con los recibos. Para el cierre de mes y contabilidad, usa la exportación avanzada.

Lo que necesitas: el permiso de Puede ver y descargar gastos. Solo exportas los gastos que ese permiso te permite ver (los tuyos, los de tu equipo, una entidad legal o toda la empresa).

Exportación rápida de la lista que ves

Cómo usar

1. Ve a Gastos > Gastos de empleados/as > Gastos.
2. Usa los filtros, la búsqueda y las columnas para mostrar exactamente los gastos que deseas.
3. Haz clic en el botón ⋯ en la parte superior derecha de la lista y elige Exportar a CSV.

Exportación avanzada para contabilidad

Cómo usar

1. En Gastos > Gastos de empleados/as > Gastos, haz clic en Exportación avanzada. Se abre el panel Exportar datos de Gastos.
2. Bajo Elegir formato de exportación, selecciona XLSX (Excel) o CSV. Marca Incluir documentos para obtener también los recibos.
3. Bajo Establecer filtros, elige qué gastos incluir. Tipo de gasto, Estado, Fecha del documento y Propietario/a están ahí por defecto; haz clic en Agregar filtro para más.
4. Bajo Personalizar columnas de exportación, las columnas habituales ya están allí, incluyendo cuenta de libro mayor, tipo de cambio, fecha de aprobación y alertas. Haz clic en Agregar columna para más.
5. Opcional: cambia la Etiqueta de exportación de una columna para que coincida con tu software contable, o arrastra columnas para ordenarlas.
6. Haz clic en Exportar. Verás "Exportando datos. Te notificaremos por correo electrónico tan pronto como esté listo." Cuando esté listo, una notificación dice "Tu exportación de gastos está lista". Recibirás el archivo por correo electrónico, o desde Exportaciones recientes en la parte superior del mismo panel.

Descargar gastos y recibos como PDF

Cómo usar

1. En Gastos > Gastos de empleados/as > Gastos, selecciona los gastos que deseas.
2. Haz clic en Exportar a PDF en la barra en la parte inferior. Verás "Descarga solicitada con éxito. Recibirás un correo electrónico con el PDF exportado."

Consejos y Mejores Prácticas

Solución de Problemas y FAQ

Solución de Problemas

El correo electrónico de exportación nunca llegó.
Abre Exportación avanzada nuevamente y mira en Exportaciones recientes. Cada exportación muestra su Estado (Procesando, Listo o Fallido). Si está Listo, haz clic en Descargar. Si está Fallido, intenta un rango de fechas más corto o desmarca Incluir documentos, luego exporta nuevamente. Revisa también tu carpeta de spam.

Faltan algunos gastos en el archivo.

• Solo exportas lo que tu permiso te permite ver. Pregunta a un/a administrador/a si necesitas un alcance más amplio.
• Verifica los filtros: un filtro que no se aplica a un tipo de gasto deja esos gastos fuera (por ejemplo, un campo solo para kilometraje).
• Verifica el filtro de fecha: Fecha del documento, Fecha de creación y Fecha de aprobación son fechas diferentes.

"Número de cuenta de libro mayor" está vacío para algunos gastos.
Su categoría no tenía cuenta de libro mayor cuando se creó o se editó por última vez el gasto. Cambiar la cuenta de libro mayor de una categoría solo se aplica a gastos nuevos o editados, no a los antiguos.

Mi empresa ya no utiliza Gastos y necesito los datos.
Contacta a nuestro equipo de soporte. Diles qué período necesitas.

FAQ

1. ¿Puedo descargar más de 12 meses de gastos?

Sí. La exportación avanzada no tiene límite de 12 meses: establece el filtro de Fecha del documento al rango completo que necesitas. Para rangos muy grandes con recibos, exporta un año a la vez para que cada archivo sea manejable.

2. ¿Puedo filtrar gastos por la fecha en que fueron pagados?

No como un filtro. Agrega la columna de Fecha de pago a tu exportación avanzada (con el filtro de Estado configurado en Pagado) y filtra por ella en tu hoja de cálculo. Fecha de cargo de tarjeta es una fecha diferente: es cuando el banco liquidó un pago con tarjeta.

3. ¿Puedo programar una exportación para que se ejecute automáticamente?

No, las exportaciones se realizan manualmente. Para enviar gastos a tu software contable sin exportar, consulta ¿Qué conexiones ERP y contables ofrece Factorial?.

4. ¿Qué formatos puedo usar?

CSV y Excel (XLSX) para listas, y PDF para gastos con sus recibos.

5. ¿Por qué la exportación muestra dos entidades legales?

Entidad legal del gasto es donde se registra el gasto. Entidad legal del propietario/a es donde pertenece el empleado/a. Generalmente son las mismas, pero no siempre.

6. ¿Puedo ver montos en una sola moneda?

El archivo muestra cada gasto en su propia moneda (Monto del documento) y en la moneda en la que se reembolsa (Monto reembolsable), con el Tipo de cambio. Consulta Gastos en otra moneda.

7. ¿Qué fechas y filtros puedo usar en la exportación avanzada?

Fechas: Fecha del documento (la fecha en el recibo), Fecha de creación, Fecha del informe (enviada para aprobación), Fecha de aprobación y Fecha de cargo de tarjeta (cuando el banco liquidó un pago con tarjeta). También puedes filtrar por estado, tipo, moneda, propietario/a, pago, aprobaciones pendientes, categoría, entidad legal, equipo, proyecto y presupuesto.

8. ¿Cuáles son las columnas más utilizadas para contabilidad?

• Contabilidad: Número de cuenta de libro mayor y Nombre de cuenta de libro mayor (la cuenta de libro mayor de la categoría, no una cuenta bancaria), Categoría, Subcategoría, Centros de costos, Entidad legal del gasto, Ciclo de nómina.
• Montos: Monto del documento y Moneda del documento (como en el recibo), Monto reembolsable y Moneda reembolsable (lo que se reembolsa), Tipo de cambio.
• Impuesto: hasta cinco líneas de impuestos, cada una con Monto base (n), Tasa de impuesto (n) y Monto de impuesto (n).
• Proveedor/a: Nombre del proveedor/a, NIT del proveedor/a.
• Fechas: Fecha del documento, Fecha de aprobación, Fecha de pago (cuando el gasto se volvió Pagado), Fecha de cargo de tarjeta.
• Aprobación: Fecha de nivel de aprobación (1–5) y Aprobador/a de nivel (1–5), Razón de rechazo.
• Gasto: Identificador de gasto, Número de documento, Referencia interna, Enlace a Factorial, Alertas.

9. ¿Cómo encuentro una columna en la exportación avanzada?

Haz clic en Agregar columna. Las columnas están agrupadas en secciones, cada una con una breve descripción, y puedes buscarlas. La exportación avanzada incluye líneas de impuestos, cuentas de libro mayor, centros de costos, fechas de aprobación y, con Incluir documentos, los recibos.

10. ¿Cómo exporto un grupo completo de gastos como un solo PDF?

Abre el grupo y haz clic en Exportar a PDF.

11. ¿Cuándo debo usar la exportación rápida a CSV y cuándo la exportación avanzada?

Usa Exportar a CSV cuando solo necesites los gastos en tu pantalla en una hoja de cálculo, por ejemplo "todos los gastos de viaje pendientes de mi equipo": el archivo tiene las columnas y filtros que configuraste en la lista. Usa Exportación avanzada para contabilidad y cierre de mes: eliges el formato, el rango de fechas, qué gastos incluir y qué columnas exportar, con tus propios nombres de columna para que el archivo coincida con la plantilla de importación de tu software contable.

12. ¿Pueden los empleados/as exportar sus propios gastos?

Sí. Los empleados/as exportan sus propios gastos de la misma manera desde Mis gastos, con Exportar mis gastos.

13. ¿Cuándo debo usar la exportación a PDF?

Cuando necesites cada gasto junto con su recibo, por ejemplo para una auditoría o para enviar a alguien que no usa Factorial. El PDF llega por correo electrónico.

14. ¿Cómo exporto gastos con sus recibos?

De dos maneras. En Exportación avanzada, marca Incluir documentos para obtener los recibos con tu archivo CSV o Excel. O selecciona los gastos en Gastos > Gastos de empleados/as > Gastos y haz clic en Exportar a PDF para obtener cada gasto con su recibo en un PDF. Usa el primero para tu contabilidad, el segundo para una auditoría o para compartir.

15. ¿Puedo enviar gastos a mi software contable en lugar de exportar un archivo?

Sí, si tu software es una de las conexiones que Factorial ofrece. Consulta ¿Qué conexiones ERP y contables ofrece Factorial? y ¿Cómo envío gastos a mi software contable?