Precisa das suas despesas fora do Factorial para registrá-las, reconciliar o mês ou responder a um auditor? Exporte a lista que você vê como um CSV, crie uma exportação avançada com as colunas que seu software de contabilidade espera, ou baixe um PDF com os recibos. Para o fechamento do mês e contabilidade, use a exportação avançada.

O que você precisa: a permissão Pode visualizar e baixar despesas. Você só exporta as despesas que essa permissão permite que você veja (as suas, da sua equipe, de uma entidade legal ou da empresa inteira).

Exportação rápida da lista que você vê

Como usar

1. Vá para Gastos > Despesas de funcionários > Despesas.
2. Use os filtros, a busca e as colunas para mostrar exatamente as despesas que você deseja.
3. Clique no botão ⋯ no canto superior direito da lista e escolha Exportar para CSV.

Exportação avançada para contabilidade

Como usar

1. Em Gastos > Despesas de funcionários > Despesas, clique em Exportação avançada. O painel Exportar dados de Despesas abre.
2. Em Escolher formato de exportação, escolha XLSX (Excel) ou CSV. Marque Incluir documentos para obter os recibos também.
3. Em Definir filtros, escolha quais despesas incluir. Tipo de despesa, Status, Data do documento e Proprietário estão lá por padrão; clique em Adicionar filtro para mais opções.
4. Em Personalizar colunas de exportação, as colunas habituais já estão lá, incluindo conta contábil, taxa de câmbio, data de aprovação e alertas. Clique em Adicionar coluna para mais.
5. Opcional: altere o Rótulo de exportação de uma coluna para corresponder ao seu software de contabilidade, ou arraste as colunas para a ordem desejada.
6. Clique em Exportar. Você verá "Exportando dados. Nós o notificaremos por e-mail assim que estiver pronto." Quando estiver pronto, uma notificação dirá "Sua exportação de despesas está pronta". Você receberá o arquivo por e-mail, ou poderá encontrá-lo em Exportações recentes no topo do mesmo painel.

Baixar despesas e recibos como PDF

Como usar

1. Em Gastos > Despesas de funcionários > Despesas, selecione as despesas que você deseja.
2. Clique em Exportar para PDF na barra na parte inferior. Você verá "Download solicitado com sucesso. Você receberá um e-mail com o PDF exportado."

Dicas e Melhores Práticas

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

O e-mail de exportação nunca chegou.
Abrir Exportação avançada novamente e olhar em Exportações recentes. Cada exportação mostra seu Status (Processando, Pronto ou Falhou). Se estiver Pronto, clique em Baixar. Se estiver Falhou, tente um intervalo de datas mais curto ou desmarque Incluir documentos, e exporte novamente. Verifique também sua pasta de spam.

Algumas despesas estão faltando no arquivo.

• Você só exporta o que sua permissão permite que você veja. Pergunte a um administrador se precisar de um escopo mais amplo.
• Verifique os filtros: um filtro que não se aplica a um tipo de despesa deixa essas despesas de fora (por exemplo, um campo apenas de quilometragem).
• Verifique o filtro de data: Data do documento, Data de criação e Data de aprovação são datas diferentes.

"Número da conta contábil" está vazio para algumas despesas.
A categoria delas não tinha conta contábil quando a despesa foi criada ou editada pela última vez. Mudar a conta contábil de uma categoria só se aplica a despesas novas ou editadas, não às antigas.

Minha empresa não usa mais Despesas e eu preciso dos dados.
Entre em contato com nossa equipe de suporte. Diga a eles qual período você precisa.

FAQ

1. Posso baixar mais de 12 meses de despesas?

Sim. A exportação avançada não tem limite de 12 meses: defina o filtro de Data do documento para o intervalo completo que você precisa. Para intervalos muito grandes com recibos, exporte um ano de cada vez para que cada arquivo permaneça gerenciável.

2. Posso filtrar despesas pela data em que foram pagas?

Não como um filtro. Adicione a coluna Data de pagamento à sua exportação avançada (com o filtro Status definido como Pago) e filtre por ela na sua planilha. Data de cobrança do cartão é uma data diferente: é quando o banco liquidou um pagamento com cartão.

3. Posso agendar uma exportação para ser executada automaticamente?

Não, as exportações são feitas manualmente. Para enviar despesas ao seu software de contabilidade sem exportar, veja Quais conexões de ERP e contabilidade o Factorial oferece?.

4. Quais formatos posso usar?

CSV e Excel (XLSX) para listas, e PDF para despesas com seus recibos.

5. Por que a exportação mostra duas entidades legais?

Entidade legal da despesa é onde a despesa é registrada. Entidade legal do proprietário é onde o funcionário pertence. Geralmente são as mesmas, mas nem sempre.

6. Posso ver valores em uma única moeda?

O arquivo mostra cada despesa em sua própria moeda (Valor do documento) e na moeda em que é reembolsada (Valor reembolsável), com a Taxa de câmbio. Veja Despesas em outra moeda.

7. Quais datas e filtros posso usar na exportação avançada?

Datas: Data do documento (a data no recibo), Data de criação, Data do relatório (enviado para aprovação), Data de aprovação e Data de cobrança do cartão (quando o banco liquidou um pagamento com cartão). Você também pode filtrar por status, tipo, moeda, proprietário, pagamento, aprovações pendentes, categoria, entidade legal, equipe, projeto e orçamento.

8. Quais colunas são mais usadas para contabilidade?

• Contabilidade: Número da conta contábil e Nome da conta contábil (a conta contábil da categoria, não uma conta bancária), Categoria, Subcategoria, Centros de custo, Entidade legal da despesa, Ciclo de folha de pagamento.
• Valores: Valor do documento e Moeda do documento (como no recibo), Valor reembolsável e Moeda reembolsável (o que é pago de volta), Taxa de câmbio.
• Imposto: até cinco linhas de imposto, cada uma com Valor base (n), Taxa de imposto (n) e Valor do imposto (n).
• Fornecedor: Nome do fornecedor, CPF do fornecedor.
• Datas: Data do documento, Data de aprovação, Data de pagamento (quando a despesa se tornou Pago), Data de cobrança do cartão.
• Aprovação: Nível de aprovação (1–5) data e Aprovador do nível de aprovação (1–5), Razão de rejeição.
• Despesa: Identificador da despesa, Número do documento, Referência interna, Link para Factorial, Alertas.

9. Como encontro uma coluna na exportação avançada?

Clique em Adicionar coluna. As colunas estão agrupadas em seções, cada uma com uma breve descrição, e você pode pesquisá-las. A exportação avançada inclui linhas de imposto, contas contábeis, centros de custo, datas de aprovação e, com Incluir documentos, os recibos.

10. Como exporto um grupo inteiro de despesas como um único PDF?

Abra o grupo e clique em Exportar para PDF.

11. Quando devo usar a exportação rápida em CSV e quando a exportação avançada?

Use Exportar para CSV quando você só precisa das despesas na sua tela em uma planilha, por exemplo "todas as despesas de viagem pendentes da minha equipe": o arquivo tem as colunas e filtros que você definiu na lista. Use Exportação avançada para contabilidade e fechamento de mês: você escolhe o formato, o intervalo de datas, quais despesas incluir e quais colunas sairão, com seus próprios nomes de coluna para que o arquivo corresponda ao modelo de importação do seu software de contabilidade.

12. Os funcionários podem exportar suas próprias despesas?

Sim. Os funcionários exportam suas próprias despesas da mesma forma a partir de Meus gastos, com Exportar minhas despesas.

13. Quando devo usar a exportação em PDF?

Quando você precisa de cada despesa junto com seu recibo, por exemplo, para uma auditoria ou para enviar a alguém que não usa Factorial. O PDF chega por e-mail.

14. Como exporto despesas com seus recibos?

Duas maneiras. Em Exportação avançada, marque Incluir documentos para obter os recibos com seu arquivo CSV ou Excel. Ou selecione as despesas em Gastos > Despesas de funcionários > Despesas e clique em Exportar para PDF para obter cada despesa com seu recibo em um PDF. Use a primeira para sua contabilidade, a segunda para auditoria ou compartilhamento.

15. Posso enviar despesas para meu software de contabilidade em vez de exportar um arquivo?

Sim, se seu software for uma das conexões que o Factorial oferece. Veja Quais conexões de ERP e contabilidade o Factorial oferece? e Como envio despesas para meu software de contabilidade?