Hai bisogno delle spese fuori da Factorial, per registrarle in contabilità, riconciliare il mese o rispondere a un revisore? Esporta l'elenco che vedi in CSV, crea un'esportazione avanzata con le colonne che il tuo software di contabilità si aspetta, oppure scarica un PDF con le ricevute. Per la chiusura del mese e la contabilità, usa l'esportazione avanzata.

Cosa ti serve: il permesso Può visualizzare e scaricare le spese. Esporti solo le spese che questo permesso ti consente di vedere (le tue, quelle del tuo team, di una persona giuridica o di tutta l'azienda).

Esportazione rapida dell'elenco che vedi

Come si usa

1. Vai su Spese > Spese dei dipendenti > Spese.
2. Usa filtri, ricerca e colonne per mostrare esattamente le spese che vuoi.
3. Clicca il pulsante ⋯ in alto a destra nell'elenco e scegli Esporta in CSV.

Esportazione avanzata per la contabilità

Come si usa

1. In Spese > Spese dei dipendenti > Spese, clicca Esportazione avanzata. Si apre il pannello Esporta i dati da Spese.
2. In Scegli il formato di esportazione, seleziona XLSX (Excel) o CSV. Spunta Includi documenti per ottenere anche le ricevute.
3. In Imposta i filtri, scegli quali spese includere. Tipo di spesa, Stato, Data del documento e Proprietario ci sono già di default; clicca Aggiungi filtro per altri.
4. In Personalizza le colonne di esportazione, trovi già le colonne più usate, tra cui conto contabile, tasso di cambio, data di approvazione e avvisi. Clicca Aggiungi colonna per altre.
5. Facoltativo: cambia l'Etichetta di esportazione di una colonna in modo che corrisponda al tuo software di contabilità, oppure trascina le colonne per riordinarle.
6. Clicca Esporta. Vedrai "Esportazione dei dati in corso. Ti avviseremo via email non appena sarà pronta." Quando è pronta, una notifica dice "L'esportazione delle tue spese è pronta". Ricevi il file via email, oppure da Esportazioni recenti in alto nello stesso pannello.

Scarica spese e ricevute in PDF

Come si usa

1. In Spese > Spese dei dipendenti > Spese, seleziona le spese che vuoi.
2. Clicca Esporta in PDF nella barra in basso. Vedrai "Download richiesto correttamente. Riceverai un'email con il PDF esportato."

Suggerimenti e buone pratiche

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

L'email con l'esportazione non è mai arrivata.
Apri di nuovo Esportazione avanzata e guarda Esportazioni recenti. Ogni esportazione mostra il suo Stato (In elaborazione, Pronta o Non riuscita). Se è Pronta, clicca Scarica. Se è Non riuscita, prova con un intervallo di date più breve o togli la spunta a Includi documenti, poi esporta di nuovo. Controlla anche la cartella dello spam.

Nel file mancano alcune spese.

• Esporti solo ciò che il tuo permesso ti consente di vedere. Chiedi a un admin se ti serve un ambito più ampio.
• Controlla i filtri: un filtro che non si applica a un tipo di spesa esclude quelle spese (ad esempio, un campo valido solo per i rimborsi chilometrici).
• Controlla il filtro data: Data del documento, Data di creazione e Data di approvazione sono date diverse.

"Numero del conto contabile" è vuoto per alcune spese.
La loro categoria non aveva un conto contabile quando la spesa è stata creata o modificata l'ultima volta. Cambiare il conto contabile di una categoria si applica solo alle spese nuove o modificate, non a quelle vecchie.

La mia azienda non usa più Spese e mi servono i dati.
Contatta il nostro team di supporto. Indica quale periodo ti serve.

FAQ

1. Posso scaricare più di 12 mesi di spese?

Sì. L'esportazione avanzata non ha il limite di 12 mesi: imposta il filtro Data del documento sull'intero intervallo che ti serve. Per intervalli molto ampi con le ricevute, esporta un anno alla volta così ogni file resta gestibile.

2. Posso filtrare le spese per la data in cui sono state pagate?

Non come filtro. Aggiungi la colonna Data di pagamento alla tua esportazione avanzata (con il filtro Stato impostato su Pagata) e filtra per quella nel tuo foglio di calcolo. Data di addebito carta è una data diversa: è quando la banca ha regolato un pagamento con carta.

3. Posso programmare un'esportazione automatica?

No, le esportazioni si avviano manualmente. Per inviare le spese al tuo software di contabilità senza esportare, vedi Quali connessioni ERP e di contabilità offre Factorial?.

4. Quali formati posso usare?

CSV ed Excel (XLSX) per gli elenchi e PDF per le spese con le loro ricevute.

5. Perché l'esportazione mostra due persone giuridiche?

Persona giuridica della spesa è dove la spesa viene registrata. Persona giuridica del proprietario è dove il dipendente è inquadrato. Di solito coincidono, ma non sempre.

6. Posso vedere gli importi in un'unica valuta?

Il file mostra ogni spesa nella sua valuta (Importo del documento) e nella valuta in cui viene rimborsata (Importo rimborsabile), con il Tasso di cambio. Vedi Spese in un'altra valuta.

7. Quali date e filtri posso usare nell'esportazione avanzata?

Date: Data del documento (la data sulla ricevuta), Data di creazione, Data del report (inviato per approvazione), Data di approvazione e Data di addebito carta (quando la banca ha regolato un pagamento con carta). Puoi anche filtrare per stato, tipo, valuta, proprietario, pagamento, approvazioni in sospeso, categoria, persona giuridica, team, progetto e budget.

8. Quali colonne sono più usate per la contabilità?

• Contabilità: Numero del conto contabile e Nome del conto contabile (il conto contabile della categoria, non un conto bancario), Categoria, Sottocategoria, Centri di costo, Persona giuridica della spesa, Ciclo di paga.
• Importi: Importo del documento e Valuta del documento (come sulla ricevuta), Importo rimborsabile e Valuta di rimborso (ciò che viene rimborsato), Tasso di cambio.
• Imposte: fino a cinque righe di imposta, ciascuna con Importo imponibile (n), Aliquota (n) e Importo dell'imposta (n).
• Fornitore: Nome del fornitore, P. IVA del fornitore.
• Date: Data del documento, Data di approvazione, Data di pagamento (quando la spesa è diventata Pagata), Data di addebito carta.
• Approvazione: Data del livello di approvazione (1–5) e Approvatore del livello di approvazione (1–5), Motivo del rifiuto.
• Spesa: Identificativo della spesa, Numero del documento, Riferimento interno, Link a Factorial, Avvisi.

9. Come trovo una colonna nell'esportazione avanzata?

Clicca Aggiungi colonna. Le colonne sono raggruppate in sezioni, ciascuna con una breve descrizione, e puoi cercarle. L'esportazione avanzata include righe di imposta, conti contabili, centri di costo, date di approvazione e, con Includi documenti, le ricevute.

10. Come esporto un intero gruppo di spese in un unico PDF?

Apri il gruppo e clicca Esporta in PDF.

11. Quando uso l'esportazione rapida in CSV e quando quella avanzata?

Usa Esporta in CSV quando ti servono solo le spese che hai a schermo in un foglio di calcolo, ad esempio "tutte le spese di viaggio in sospeso del mio team": il file ha le colonne e i filtri che hai impostato nell'elenco. Usa Esportazione avanzata per la contabilità e la chiusura del mese: scegli il formato, l'intervallo di date, quali spese includere e quali colonne ottenere, con i nomi di colonna che preferisci, così il file corrisponde al modello di importazione del tuo software di contabilità.

12. I dipendenti possono esportare le proprie spese?

Sì. I dipendenti esportano le proprie spese allo stesso modo da Le mie spese, con Esporta le mie spese.

13. Quando devo usare l'esportazione in PDF?

Quando ti serve ogni spesa insieme alla sua ricevuta, ad esempio per un audit o per inviarla a chi non usa Factorial. Il PDF arriva via email.

14. Come esporto le spese con le loro ricevute?

Ci sono due modi. In Esportazione avanzata, spunta Includi documenti per ottenere le ricevute insieme al tuo file CSV o Excel. Oppure seleziona le spese in Spese > Spese dei dipendenti > Spese e clicca Esporta in PDF per ottenere ogni spesa con la sua ricevuta in un PDF. Usa il primo per la contabilità, il secondo per un audit o per condividere.

15. Posso inviare le spese al mio software di contabilità invece di esportare un file?

Sì, se il tuo software è una delle connessioni offerte da Factorial. Vedi Quali connessioni ERP e di contabilità offre Factorial? e Come invio le spese al mio software di contabilità?