¿Necesitas tus gastos fuera de Factorial, para contabilizarlos, conciliar el mes o responder a un auditor? Exporta la lista que ves como CSV, crea una exportación avanzada con las columnas que espera tu software de contabilidad, o descarga un PDF con los recibos. Para el cierre de mes y la contabilidad, usa la exportación avanzada.

Lo que necesitas: el permiso Puede ver y descargar gastos. Solo exportas los gastos que ese permiso te deja ver (los tuyos, los de tu equipo, los de una entidad legal o los de toda la empresa).

Exportación rápida de la lista que ves

Cómo usarlo

1. Ve a Gastos > Gastos de empleados > Gastos.
2. Usa los filtros, la búsqueda y las columnas para mostrar exactamente los gastos que quieres.
3. Haz clic en el botón ⋯ de la parte superior derecha de la lista y elige Exportar a CSV.

Exportación avanzada para contabilidad

Cómo usarlo

1. En Gastos > Gastos de empleados > Gastos, haz clic en Exportación avanzada. Se abre el panel Exportar datos de Gastos.
2. En Elegir formato de exportación, elige XLSX (Excel) o CSV. Marca Incluir documentos para obtener también los recibos.
3. En Establecer filtros, elige qué gastos se incluyen. Tipo de gasto, Estado, Fecha del documento y Propietario están por defecto; haz clic en Añadir filtro para más.
4. En Personalizar columnas de exportación, las columnas habituales ya están ahí, incluidas cuenta contable, tipo de cambio, fecha de aprobación y alertas. Haz clic en Añadir columna para más.
5. Opcional: cambia la Etiqueta de exportación de una columna para que coincida con tu software de contabilidad, o arrastra las columnas para ordenarlas.
6. Haz clic en Exportar. Verás "Exportando datos. Te avisaremos por email en cuanto esté listo." Cuando esté listo, una notificación dice "Tu exportación de gastos está lista". Recibes el archivo por email, o desde Exportaciones recientes en la parte superior del mismo panel.

Descarga gastos y recibos en PDF

Cómo usarlo

1. En Gastos > Gastos de empleados > Gastos, selecciona los gastos que quieres.
2. Haz clic en Exportar a PDF en la barra inferior. Verás "Descarga solicitada correctamente. Recibirás un email con el PDF exportado."

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

El email de la exportación nunca llegó.
Abre de nuevo Exportación avanzada y mira Exportaciones recientes. Cada exportación muestra su Estado (Procesando, Lista o Fallida). Si está Lista, haz clic en Descargar. Si está Fallida, prueba con un rango de fechas más corto o desmarca Incluir documentos y exporta de nuevo. Revisa también tu carpeta de spam.

Faltan algunos gastos en el archivo.

• Solo exportas lo que tu permiso te deja ver. Pide a un administrador un alcance mayor si lo necesitas.
• Revisa los filtros: un filtro que no se aplica a un tipo de gasto deja fuera esos gastos (por ejemplo, un campo solo de kilometraje).
• Revisa el filtro de fecha: Fecha del documento, Fecha de creación y Fecha de aprobación son fechas distintas.

"Número de cuenta contable" está vacío en algunos gastos.
Su categoría no tenía cuenta contable cuando se creó o se editó por última vez el gasto. Cambiar la cuenta contable de una categoría solo se aplica a gastos nuevos o editados, no a los antiguos.

Mi empresa ya no usa Gastos y necesito los datos.
Contacta con nuestro equipo de soporte. Indícales qué periodo necesitas.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo descargar más de 12 meses de gastos?

Sí. La exportación avanzada no tiene límite de 12 meses: pon el filtro Fecha del documento en todo el rango que necesites. Para rangos muy grandes con recibos, exporta un año cada vez para que cada archivo siga siendo manejable.

2. ¿Puedo filtrar gastos por la fecha en que se pagaron?

No como filtro. Añade la columna Fecha de pago a tu exportación avanzada (con el filtro Estado en Pagado) y filtra por ella en tu hoja de cálculo. Fecha del cargo de tarjeta es otra fecha: es cuando el banco liquidó un pago con tarjeta.

3. ¿Puedo programar una exportación para que se ejecute automáticamente?

No, las exportaciones se hacen a mano. Para enviar gastos a tu software de contabilidad sin exportar, consulta ¿Qué conexiones con ERP y contabilidad ofrece Factorial?.

4. ¿Qué formatos puedo usar?

CSV y Excel (XLSX) para listas, y PDF para gastos con sus recibos.

5. ¿Por qué la exportación muestra dos entidades legales?

Entidad legal del gasto es donde se contabiliza el gasto. Entidad legal del propietario es a la que pertenece el empleado. Suelen ser la misma, pero no siempre.

6. ¿Puedo ver los importes en una sola moneda?

El archivo muestra cada gasto en su propia moneda (Importe del documento) y en la moneda en que se reembolsa (Importe reembolsable), con el Tipo de cambio. Consulta Gastos en otra moneda.

7. ¿Qué fechas y filtros puedo usar en la exportación avanzada?

Fechas: Fecha del documento (la fecha del recibo), Fecha de creación, Fecha del informe (enviado a aprobación), Fecha de aprobación y Fecha del cargo de tarjeta (cuando el banco liquidó un pago con tarjeta). También puedes filtrar por estado, tipo, moneda, propietario, pago, aprobaciones pendientes, categoría, entidad legal, equipo, proyecto y presupuesto.

8. ¿Qué columnas se usan más para contabilidad?

• Contabilidad: Número de cuenta contable y Nombre de cuenta contable (la cuenta contable de la categoría, no una cuenta bancaria), Categoría, Subcategoría, Centros de coste, Entidad legal del gasto, Ciclo de nómina.
• Importes: Importe del documento y Moneda del documento (como en el recibo), Importe reembolsable y Moneda reembolsable (lo que se reembolsa), Tipo de cambio.
• Impuestos: hasta cinco líneas de impuesto, cada una con Base imponible (n), Tipo impositivo (n) e Importe del impuesto (n).
• Proveedor: Nombre del proveedor, NIF del proveedor.
• Fechas: Fecha del documento, Fecha de aprobación, Fecha de pago (cuando el gasto pasó a Pagado), Fecha del cargo de tarjeta.
• Aprobación: Fecha del nivel de aprobación (1–5) y Aprobador del nivel de aprobación (1–5), Motivo del rechazo.
• Gasto: Identificador del gasto, Número de documento, Referencia interna, Enlace a Factorial, Alertas.

9. ¿Cómo encuentro una columna en la exportación avanzada?

Haz clic en Añadir columna. Las columnas están agrupadas en secciones, cada una con una breve descripción, y puedes buscarlas. La exportación avanzada incluye líneas de impuesto, cuentas contables, centros de coste, fechas de aprobación y, con Incluir documentos, los recibos.

10. ¿Cómo exporto un grupo de gastos entero en un solo PDF?

Abre el grupo y haz clic en Exportar a PDF.

11. ¿Cuándo uso la exportación rápida a CSV y cuándo la avanzada?

Usa Exportar a CSV cuando solo necesitas los gastos de tu pantalla en una hoja de cálculo, por ejemplo "todos los gastos de viaje pendientes de mi equipo": el archivo tiene las columnas y filtros que fijaste en la lista. Usa Exportación avanzada para contabilidad y cierre de mes: eliges el formato, el rango de fechas, qué gastos entran y qué columnas salen, con tus propios nombres de columna para que el archivo coincida con la plantilla de importación de tu software de contabilidad.

12. ¿Pueden los empleados exportar sus propios gastos?

Sí. Los empleados exportan sus propios gastos de la misma forma desde Mis gastos, con Exportar mis gastos.

13. ¿Cuándo uso la exportación a PDF?

Cuando necesitas cada gasto junto con su recibo, por ejemplo para una auditoría o para enviarlo a alguien que no usa Factorial. El PDF llega por email.

14. ¿Cómo exporto gastos con sus recibos?

De dos formas. En Exportación avanzada, marca Incluir documentos para obtener los recibos con tu archivo CSV o Excel. O selecciona los gastos en Gastos > Gastos de empleados > Gastos y haz clic en Exportar a PDF para obtener cada gasto con su recibo en un PDF. Usa la primera para tu contabilidad, la segunda para una auditoría o para compartir.

15. ¿Puedo enviar los gastos a mi software de contabilidad en lugar de exportar un archivo?

Sí, si tu software es una de las conexiones que ofrece Factorial. Consulta ¿Qué conexiones con ERP y contabilidad ofrece Factorial? y ¿Cómo envío los gastos a mi software de contabilidad?