Dieser Artikel richtet sich an: Finanzteams, Admins und genehmigende Personen.
Sie brauchen Ihre Ausgaben außerhalb von Factorial, um sie zu verbuchen, den Monat abzustimmen oder einer Prüferin oder einem Prüfer zu antworten? Exportieren Sie die Liste, die Sie sehen, als CSV, erstellen Sie einen erweiterten Export mit den Spalten, die Ihre Buchhaltungssoftware erwartet, oder laden Sie ein PDF mit den Belegen herunter. Für den Monatsabschluss und die Buchhaltung nutzen Sie den erweiterten Export.
Was Sie brauchen: die Berechtigung Kann Ausgaben ansehen und herunterladen. Sie exportieren nur die Ausgaben, die Sie mit dieser Berechtigung sehen dürfen (Ihre eigenen, die Ihres Teams, einer juristischen Einheit oder des gesamten Unternehmens).
Schneller Export der Liste, die Sie sehen
So gehen Sie vor
- Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden > Ausgaben.
- Nutzen Sie Filter, Suche und Spalten, um genau die gewünschten Ausgaben anzuzeigen.
- Klicken Sie oben rechts in der Liste auf die Schaltfläche ⋯ und wählen Sie Als CSV exportieren.
Erweiterter Export für die Buchhaltung
So gehen Sie vor
- Klicken Sie in Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden > Ausgaben auf Erweiterter Export. Das Fenster Daten aus Ausgaben exportieren öffnet sich.
- Wählen Sie unter Exportformat auswählen entweder XLSX (Excel) oder CSV. Setzen Sie ein Häkchen bei Dokumente einschließen, um auch die Belege zu erhalten.
- Legen Sie unter Filter festlegen fest, welche Ausgaben enthalten sind. Ausgabentyp, Status, Belegdatum und Eigentümer sind standardmäßig vorhanden; klicken Sie auf Filter hinzufügen, um weitere zu ergänzen.
- Unter Exportspalten anpassen sind die üblichen Spalten bereits vorhanden, darunter Sachkonto, Wechselkurs, Genehmigungsdatum und Hinweise. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen, um weitere zu ergänzen.
- Optional: Ändern Sie die Export-Bezeichnung einer Spalte passend zu Ihrer Buchhaltungssoftware oder ziehen Sie Spalten in die gewünschte Reihenfolge.
- Klicken Sie auf Exportieren. Sie sehen „Daten werden exportiert. Wir benachrichtigen Sie per E-Mail, sobald der Export bereit ist.“ Sobald er bereit ist, erscheint die Benachrichtigung „Ihr Ausgabenexport ist bereit“. Sie erhalten die Datei per E-Mail oder über Letzte Exporte oben im selben Fenster.
Ausgaben und Belege als PDF herunterladen
So gehen Sie vor
- Wählen Sie in Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden > Ausgaben die gewünschten Ausgaben aus.
- Klicken Sie in der Leiste unten auf Als PDF exportieren. Sie sehen „Download erfolgreich angefordert. Sie erhalten eine E-Mail mit dem exportierten PDF.“
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Passen Sie die Datei an das Importformat Ihrer Buchhaltungssoftware an. Benennen Sie die Spalten um und ordnen Sie sie so, wie Ihre Software sie erwartet, damit sich die Datei ohne Nacharbeit importieren lässt.
- Exportieren Sie für Ihre Buchhaltung nach Belegdatum. Das ist das Datum auf dem Beleg. Nutzen Sie Genehmigungsdatum, wenn Sie nur genehmigte Ausgaben in dem Monat verbuchen, in dem sie genehmigt wurden.
- Ordnen Sie Ihre Kategorien zuerst Sachkonten zu. Dann trägt jede Ausgabe automatisch ihre Sachkontonummer. Siehe Wie lasse ich Ausgabenkategorien automatisch Sachkonten zuordnen?.
- Sie möchten die Zahlen ohne Datei? Fragen Sie One, zum Beispiel „Summe der genehmigten Ausgaben nach Kostenstelle im letzten Quartal“. Siehe Wie sehe ich, was mein Unternehmen ausgibt?.
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Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Die Export-E-Mail ist nie angekommen.
Öffnen Sie Erweiterter Export erneut und sehen Sie unter Letzte Exporte nach. Jeder Export zeigt seinen Status (In Bearbeitung, Bereit oder Fehlgeschlagen). Ist er Bereit, klicken Sie auf Herunterladen. Ist er Fehlgeschlagen, versuchen Sie einen kürzeren Zeitraum oder entfernen Sie das Häkchen bei Dokumente einschließen und exportieren Sie erneut. Prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner.
In der Datei fehlen einige Ausgaben.
- Sie exportieren nur, was Ihre Berechtigung Sie sehen lässt. Fragen Sie einen Admin, wenn Sie einen größeren Bereich brauchen.
- Prüfen Sie die Filter: Ein Filter, der auf einen Ausgabentyp nicht zutrifft, schließt diese Ausgaben aus (zum Beispiel ein Feld, das nur für Kilometerabrechnungen gilt).
- Prüfen Sie den Datumsfilter: Belegdatum, Erstellungsdatum und Genehmigungsdatum sind unterschiedliche Daten.
„Sachkontonummer“ ist bei einigen Ausgaben leer.
Ihre Kategorie hatte kein Sachkonto, als die Ausgabe erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde. Eine Änderung des Sachkontos einer Kategorie gilt nur für neue oder bearbeitete Ausgaben, nicht für alte.
Mein Unternehmen nutzt Ausgaben nicht mehr und ich brauche die Daten.
Wenden Sie sich an unser Support-Team. Nennen Sie den Zeitraum, den Sie benötigen.
FAQ
1. Kann ich Ausgaben von mehr als 12 Monaten herunterladen?
Ja. Der erweiterte Export hat keine 12-Monats-Grenze: Stellen Sie den Filter Belegdatum auf den gesamten benötigten Zeitraum ein. Exportieren Sie bei sehr großen Zeiträumen mit Belegen jeweils ein Jahr, damit jede Datei handhabbar bleibt.
2. Kann ich Ausgaben nach dem Zahlungsdatum filtern?
Nicht als Filter. Fügen Sie Ihrem erweiterten Export die Spalte Zahlungsdatum hinzu (mit dem Filter Status auf Bezahlt) und filtern Sie in Ihrer Tabellenkalkulation danach. Datum der Kartenbelastung ist ein anderes Datum: Es ist der Zeitpunkt, zu dem die Bank eine Kartenzahlung abgewickelt hat.
3. Kann ich einen Export automatisch planen?
Nein, Exporte werden manuell gestartet. Wie Sie Ausgaben ohne Export an Ihre Buchhaltungssoftware senden, finden Sie unter Welche ERP- und Buchhaltungsanbindungen bietet Factorial?.
4. Welche Formate kann ich verwenden?
CSV und Excel (XLSX) für Listen und PDF für Ausgaben mit ihren Belegen.
5. Warum zeigt der Export zwei juristische Einheiten?
Juristische Einheit der Ausgabe ist die Einheit, in der die Ausgabe verbucht wird. Juristische Einheit des Eigentümers ist die Einheit, der die mitarbeitende Person angehört. Meist sind sie gleich, aber nicht immer.
6. Kann ich Beträge in einer Währung sehen?
Die Datei zeigt jede Ausgabe in ihrer eigenen Währung (Belegbetrag) und in der Währung, in der sie erstattet wird (Erstattungsfähiger Betrag), mit dem Wechselkurs. Siehe Ausgaben in einer anderen Währung.
7. Welche Daten und Filter kann ich im erweiterten Export verwenden?
Daten: Belegdatum (das Datum auf dem Beleg), Erstellungsdatum, Berichtsdatum (zur Genehmigung eingereicht), Genehmigungsdatum und Datum der Kartenbelastung (wenn die Bank eine Kartenzahlung abgewickelt hat). Sie können außerdem nach Status, Typ, Währung, Eigentümer, Zahlung, ausstehenden Genehmigungen, Kategorie, juristischer Einheit, Team, Projekt und Budget filtern.
8. Welche Spalten werden für die Buchhaltung am häufigsten genutzt?
- Buchhaltung: Sachkontonummer und Sachkontoname (das Sachkonto der Kategorie, kein Bankkonto), Kategorie, Unterkategorie, Kostenstellen, Juristische Einheit der Ausgabe, Abrechnungszeitraum.
- Beträge: Belegbetrag und Belegwährung (wie auf dem Beleg), Erstattungsfähiger Betrag und Erstattungswährung (was erstattet wird), Wechselkurs.
- Steuer: bis zu fünf Steuerzeilen, jeweils mit Basisbetrag (n), Steuersatz (n) und Steuerbetrag (n).
- Lieferant: Lieferantenname, Steuernummer des Lieferanten.
- Daten: Belegdatum, Genehmigungsdatum, Zahlungsdatum (wann die Ausgabe Bezahlt wurde), Datum der Kartenbelastung.
- Genehmigung: Datum der Genehmigungsstufe (1–5) und Genehmigende Person der Genehmigungsstufe (1–5), Ablehnungsgrund.
- Ausgabe: Ausgaben-ID, Belegnummer, Interne Referenz, Link zu Factorial, Hinweise.
9. Wie finde ich eine Spalte im erweiterten Export?
Klicken Sie auf Spalte hinzufügen. Die Spalten sind in Abschnitte mit jeweils einer kurzen Beschreibung gruppiert und lassen sich durchsuchen. Der erweiterte Export enthält Steuerzeilen, Sachkonten, Kostenstellen, Genehmigungsdaten und, mit Dokumente einschließen, die Belege.
10. Wie exportiere ich eine ganze Ausgabengruppe als ein PDF?
Öffnen Sie die Gruppe und klicken Sie auf Als PDF exportieren.
11. Wann nutze ich den schnellen CSV-Export und wann den erweiterten Export?
Nutzen Sie Als CSV exportieren, wenn Sie nur die Ausgaben auf Ihrem Bildschirm in einer Tabellenkalkulation brauchen, zum Beispiel „alle ausstehenden Reiseausgaben meines Teams“: Die Datei enthält die Spalten und Filter, die Sie in der Liste eingestellt haben. Nutzen Sie Erweiterter Export für Buchhaltung und Monatsabschluss: Sie wählen das Format, den Zeitraum, welche Ausgaben enthalten sind und welche Spalten ausgegeben werden, mit eigenen Spaltennamen, damit die Datei zur Importvorlage Ihrer Buchhaltungssoftware passt.
12. Können Mitarbeitende ihre eigenen Ausgaben exportieren?
Ja. Mitarbeitende exportieren ihre eigenen Ausgaben auf dieselbe Weise unter Meine Ausgaben mit Meine Ausgaben exportieren.
13. Wann sollte ich den PDF-Export nutzen?
Wenn Sie jede Ausgabe zusammen mit ihrem Beleg brauchen, zum Beispiel für eine Prüfung oder um sie an jemanden zu senden, der Factorial nicht nutzt. Das PDF kommt per E-Mail.
14. Wie exportiere ich Ausgaben mit ihren Belegen?
Es gibt zwei Wege. Setzen Sie im Erweiterten Export ein Häkchen bei Dokumente einschließen, um die Belege zusammen mit Ihrer CSV- oder Excel-Datei zu erhalten. Oder wählen Sie die Ausgaben in Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden > Ausgaben aus und klicken Sie auf Als PDF exportieren, um jede Ausgabe mit ihrem Beleg in einem PDF zu erhalten. Nutzen Sie den ersten Weg für Ihre Buchhaltung, den zweiten für eine Prüfung oder zum Teilen.
15. Kann ich Ausgaben an meine Buchhaltungssoftware senden, statt eine Datei zu exportieren?
Ja, wenn Ihre Software zu den von Factorial angebotenen Anbindungen gehört. Siehe Welche ERP- und Buchhaltungsanbindungen bietet Factorial? und Wie sende ich Ausgaben an meine Buchhaltungssoftware?