Resumen

La integración conecta Factorial con dos servicios de datos de DATEV. Para cada entidad legal, eliges qué servicio de datos utiliza: uno, o ambos.

Para ambos servicios de datos:

• Programas de nómina de DATEV soportados: DATEV LODAS y DATEV Lohn und Gehalt
• Flujo de datos: solo lectura, de DATEV a Factorial. Factorial nunca escribe datos de vuelta a DATEV.
• De dónde provienen los datos en DATEV: los datos de nómina que tu asesor fiscal proporciona de DATEV LODAS o DATEV Lohn und Gehalt una vez que se cierra el mes contable allí (documentos de ayuda de DATEV 1019845 y 1025558).
• Qué sucede después de la transferencia: los datos solo se utilizan en Factorial. Los recibos de sueldo van a la distribución masiva en Documentos, los resultados de nómina a la ejecución de nómina en Compensaciones. Nada se procesa más en DATEV.
• Autorización por entidad legal: cada entidad legal está autorizada dentro de DATEV. Factorial solo lee los datos de los clientes y servicios de datos que has permitido.

Servicio de datos de evaluación de nómina de DATEV

Factorial recupera los recibos de sueldo directamente de DATEV una vez que se cierra un ciclo de nómina. Los recibos de sueldo se almacenan en la distribución masiva de Factorial. Allí, puedes verificar cómo se emparejaron los recibos de sueldo y hacerlos disponibles para tus empleados. Ya no necesitas descargar, renombrar o enviar archivos por correo electrónico. Cada recibo de sueldo se empareja con un empleado por nombre, apellido y número de Seguridad Social. Nadie ve los recibos de sueldo hasta que hayas verificado el emparejamiento y los hayas hecho disponibles.

Datos recuperados

• Recibos de sueldo (Brutto/Netto-Abrechnung, tipo de documento de DATEV LOBN) para cada empleado

Servicio de datos de resultados de nómina de DATEV

Factorial importa los resultados de nómina de un mes de DATEV a la ejecución de nómina de ese mes en Factorial. No tienes que ingresar las cifras a mano ni importar archivos.

Datos recuperados (por empleado y mes contable)

• Tipos de salario bruto, con número de tipo de salario, nombre y cantidad
• Adiciones y deducciones netas, con número, nombre y cantidad
• Pago neto

Factorial asigna cada tipo de salario bruto de DATEV (Lohnart) al concepto de compensación de Factorial al que está vinculado en la configuración de DATEV LAUDS, paso Tipos de Salario.

Las adiciones y deducciones netas (Nettobezüge/-abzüge) no pueden ser mapeadas en DATEV LAUDS: el catálogo de DATEV solo enumera tipos de salario bruto. Las mapeas en Factorial en su lugar, durante la primera importación y en cualquier momento después en Mapeo de tipos de salario neto de resultados de nómina (ver Mapeo de adiciones y deducciones netas).

Requisitos para usar los servicios de datos de DATEV en DATEV eG

Información general sobre los servicios de datos de DATEV está disponible en DATEV eG aquí:

• Servicio de datos de evaluación de nómina de DATEV (Tienda)
• Servicio de datos de resultados de nómina de DATEV (Tienda)

La información sobre cómo solicitarlos y configurarlos en DATEV eG está disponible en Configurar servicios de datos de DATEV y en los documentos de ayuda www.datev.de/hilfe/1007329 (para firmas de asesoría fiscal) y www.datev.de/hilfe/1022677 (para empresas). Para cada servicio de datos:

Documentos de ayuda adicionales de DATEV:

• Información general sobre los servicios de datos de nómina de DATEV (1018461): información general sobre los servicios de datos de nómina, incluyendo cómo solicitarlos.
• Solicitar y configurar soluciones en la nube de DATEV para clientes a través de la registración de clientes en MyDATEV (1002326): solicitar y configurar los servicios de datos para un cliente.

Además de las firmas de asesoría fiscal, el socio de DATEV Onboarding también ayuda a configurar los servicios de datos de DATEV para empresas en negocios de clientes vinculados a miembros que trabajan por su cuenta con un programa contable de DATEV.

Las citas y más información están disponibles en go.datev.de/partner-onboarding-info. DATEV ofrece ayuda para registrar los servicios de datos en www.datev.de/partner-onboarding.

En resumen, tu asesor fiscal hace esto en DATEV:

1. Solicitar y activar el servicio de datos de evaluación de nómina de DATEV y/o el servicio de datos de resultados de nómina de DATEV para cada cliente (Mandant) que deseas conectar a Factorial.
2. Asegurarse de que el cliente esté configurado para el intercambio de datos a través del centro de datos de DATEV (RZ-Kommunikation).
3. Dar a la persona que conectará tus entidades legales desde la cuenta de Factorial de tu empresa un inicio de sesión de DATEV (DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard o DATEV mIDentity) con el derecho de DATEV para utilizar el servicio de datos solicitado para ese cliente.

Requisitos en Factorial

• El servicio de intercambio de datos de nómina de DATEV (LAUDS) está instalado y conectado. La integración toma estos de DATEV Lohnaustauschdatenservice: tu Beraternummer (número de consultor) y qué Mandantennummer (número de cliente) pertenece a cada entidad legal. El servicio de datos de resultados de nómina de DATEV también toma el mapeo de tipos de salario bruto ya configurado durante la configuración del servicio de intercambio de datos de nómina de DATEV. Las adiciones y deducciones netas se mapean en el servicio de datos de resultados de nómina de DATEV (ver Mapeo de adiciones y deducciones netas).
• La entidad legal está en Alemania. Solo se pueden conectar entidades legales alemanas.
• Configura los permisos adecuados para los roles correctos dentro de Factorial (esto se hace durante el Factorial Onboarding y siempre se puede editar):
  • Permiso para configurar la integración: Gestionar integraciones (categoría Marketplace). El grupo de permisos Admin predeterminado tiene estos derechos. Se necesita para instalar la integración, abrir su Configuración, conectar entidades legales y desinstalarla.
  • Permiso para importar recibos de sueldo: Ver y editar todos los documentos de la empresa y de los empleados, o derechos de edición sobre documentos de empleados para todos los empleados.
  • Permisos para importar resultados de nómina: Ver compensaciones, importar y ver resultados de nómina e importar recursos.
• No hay activación por Factorial: tú instalas la integración tú mismo desde el Factorial Marketplace.
• Solo para el servicio de datos de resultados de nómina de DATEV:
  • El módulo ‘Compensación’ debe estar habilitado en Factorial.
  • Debe existir una ejecución de nómina regular para el mes que deseas importar datos.
  • La ejecución de nómina pertenece a un ciclo de nómina alemán. Las ejecuciones de nómina fuera de ciclo y las ejecuciones de nómina de otros países no pueden ser importadas.

Qué revisar con tu asesor fiscal

Para ambos servicios de datos:

• Beraternummer: el número de consultor de la firma de asesoría fiscal para tu empresa, según se almacena en el servicio de intercambio de datos de nómina de DATEV (LAUDS).
• Cliente por entidad legal: qué Mandantennummer (número de cliente de DATEV) pertenece a qué entidad legal en Factorial.
• Derechos de pedido y acceso: quién solicita los servicios de datos en DATEV, quién otorga los derechos de DATEV y quién conecta cada entidad legal en Factorial.
• Cierre del mes contable: cuándo se cierra el mes en DATEV. Los datos solo estarán accesibles después de que se cierre el mes.

También para el servicio de datos de resultados de nómina de DATEV:

• Tipos de salario: qué tipos de salario bruto de DATEV (Lohnarten) se utilizan, y a qué concepto de compensación de Factorial está vinculado cada uno. Este mapeo se establece en la configuración del servicio de intercambio de datos de nómina de DATEV (LAUDS), paso Tipos de Salario.
• Adiciones y deducciones netas: qué adiciones y deducciones netas se utilizan (por ejemplo, 9983 AG-Zuschuss zur PV o 9051 Pensionskasse), y a qué concepto de Factorial pertenece cada uno. El servicio de intercambio de datos de nómina de DATEV (LAUDS) no puede enumerarlos: los mapeas en Factorial durante la primera importación en la integración de resultados de nómina (ver Mapeo de adiciones y deducciones netas).
• Números de personal: Factorial empareja los resultados de nómina por número de personal de DATEV. Los números de personal en Factorial deben coincidir con los de DATEV. Se sincronizan a través del servicio de intercambio de datos de nómina de DATEV (LAUDS).

Acceso para tu asesor fiscal

Para conectar una entidad legal, una persona necesita dos cosas: un SmartLogin de DATEV (o una DATEV SmartCard o DATEV mIDentity) que esté autorizada para el cliente de esa entidad legal en DATEV, y el permiso de Gestionar integraciones en Factorial. Esto suele ser quien realiza la nómina de tu empresa. Si nadie en tu empresa tiene un inicio de sesión adecuado de DATEV, tu asesor fiscal puede conectarse por ti (el administrador en Factorial y el administrador de DATEV no tienen que ser la misma persona, lo cual es particularmente relevante cuando tienes un asesor fiscal externo que realiza tu nómina):

1. Un administrador de Factorial de tu empresa instala primero la integración (ver Configuración en Factorial).
2. Tu asesor fiscal puede conectar la entidad legal con su propio inicio de sesión de DATEV (ver Configuración en Factorial).

En Factorial, la conexión pertenece a tu empresa:

• Factorial muestra el nombre de quien realizó la conexión, solo como referencia.
• En DATEV, el acceso permanece vinculado al inicio de sesión de DATEV de esa persona.
• Si se pierde el acceso al cliente, o se retira el consentimiento en DATEV, la conexión deja de funcionar y debe establecerse nuevamente.
• Para finalizar la conexión, desconecta la entidad legal (ver Gestionar conexiones) o reconéctala con el inicio de sesión de DATEV de otra persona.

Configuración en Factorial

1. Instalar la integración
   Abre el Factorial Marketplace, encuentra la integración de DATEV ‘Servicio de datos de evaluación de nómina y/o servicio de datos de resultados de nómina de DATEV’ y haz clic en Instalar para la empresa. Un mensaje confirma la instalación y te indica que conectes cada entidad legal alemana en la Configuración de la integración. Ciérralo con Entendido para asegurarte de que todo esté listo para comenzar.
    
2. Abrir la Configuración
   En la Configuración de la integración, conexiones de DATEV lista todas tus entidades legales alemanas con el formato “Nombre de la entidad legal (ID de cliente de DATEV)”, por ejemplo “Alpenblick Maschinenbau AG (455148-10020)”.
   Cada entrada muestra si la entidad está conectada, para qué servicios de datos, por quién, cuándo y cuándo expira la conexión.
    
3. Elegir una entidad legal y hacer clic en Conectar
    
4. Elegir los servicios de datos
   Marca lo que esta entidad legal debería usar: Servicio de evaluación de nómina, Servicio de resultados de nómina o ambos.
   Factorial solicita a DATEV exactamente los servicios de datos que marcas aquí.
    
5. Iniciar sesión en DATEV
   Haz clic en Conectar. Se abre una ventana de DATEV. Inicia sesión con tu DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard o DATEV mIDentity. Al usar un SmartLogin, escanea el código QR con la aplicación DATEV SmartLogin. Una vez que DATEV confirme, volverás a la lista y la entidad legal se mostrará como conectada.
    
6. Verificar la conexión
   En Configuración, la entidad legal muestra Conectada, los servicios de datos que DATEV realmente confirmó, quién la conectó y cuándo, y Expira el. Si DATEV confirmó menos servicios de datos de los que marcaste, verás que DATEV confirmó solo … para esta entidad legal (ver Resolución de problemas).
    
7. Repite los pasos 3 a 6 para cada entidad legal adicional.

Importando recibos de sueldo (Servicio de datos de evaluación de nómina de DATEV)

Una vez que tu asesor fiscal haya cerrado el mes contable en DATEV:

1. En Factorial, abre Documentos y comienza una distribución masiva de archivos.
2. En el paso de carga, haz clic en Importar desde DATEV.
3. Elige el mes contable. Por defecto, se selecciona el mes anterior.
4. Factorial recupera los recibos de sueldo de ese mes para cada entidad legal conectada al servicio de datos de evaluación de nómina de DATEV y los combina en un solo PDF.
5. En el asistente de distribución, Factorial divide el documento por página y empareja cada página con una persona por nombre, apellido y número de Seguridad Social. Verifica que el emparejamiento sea correcto, luego haz disponibles los recibos de sueldo.

Si algunos recibos de sueldo aún no están disponibles en DATEV para una entidad legal, o DATEV rechaza el acceso, Factorial aún importa los recibos de sueldo para las entidades disponibles. Se te mostrará qué entidades faltan y por qué.

Importando resultados de nómina (Servicio de datos de resultados de nómina de DATEV)

Necesitas los permisos y el módulo ‘Compensación’ en Factorial para importar los resultados de nómina listados en Requisitos en Factorial.

1. En Factorial, abre el ciclo para el mes que deseas importar bajo Compensaciones.
2. Abrir el menú de tres puntos (⋮) en la parte superior derecha, haz clic en Importar resultados de nómina. En el paso de carga, haz clic en Importar desde DATEV.
3. Se abrirá un formulario. Haz clic en el botón Leer desde DATEV: Factorial lee los resultados de nómina del mes desde DATEV. Solo se ofrecen entidades legales conectadas al servicio de datos de resultados de nómina de DATEV. El mes contable proviene de la ejecución de nómina.

Antes de importar, Factorial verifica que todo esté listo:

• Existe una ejecución de nómina regular para el mes.
• Se puede leer el mapeo de tipos de salario.
• Los empleados de la entidad legal tienen números de personal de DATEV.
• DATEV tiene resultados de nómina para ese mes.
• Los resultados de nómina de DATEV incluyen los números de personal de DATEV de los empleados.

Si una verificación falla, verás la razón de inmediato y nada se importa.

Como siguiente etapa, se abrirá el paso de mapeo neto, mostrando una de las dos opciones a continuación:

• Todo está configurado: una nota dice "Todos los mapeos necesarios ya están configurados. Para revisar o cambiarlos, abre Mapeo de tipos de salario neto de resultados de nómina desde la página del marketplace." Haz clic en Iniciar importación.
• Algo que revisar: una advertencia sobre el formulario explica por qué y qué necesita tu revisión:
  • Del lado de DATEV, cuando DATEV envió un tipo de salario neto que aún no tiene mapeo: "Los tipos de salario neto que DATEV envió difieren de los que ya están configurados. Por favor verifica que todo esté configurado correctamente."
  • Del lado de Factorial, cuando un concepto fue eliminado o deshabilitado en Factorial desde que fue mapeado: "Algunos conceptos de nómina utilizados en estos mapeos fueron cambiados en Factorial (eliminados o deshabilitados) desde que fueron mapeados. Por favor verifica que todo esté configurado correctamente."
    • Si ambas cosas sucedieron, se muestran ambos mensajes. Verifica el mapeo (ver Mapeo de adiciones y deducciones netas), luego haz clic en Iniciar importación.

La nota en la parte superior también dice qué dejará fuera la importación: una entidad legal cuyo cliente de DATEV fue rechazado (con la razón que proporciona DATEV), una entidad legal cuyos empleados carecen todos de un número de personal de DATEV, y empleados fuera de las entidades legales conectadas.

Después de Iniciar importación, aparecerá una última ventana de formulario que mostrará algunos comentarios sobre el proceso: cuántos empleados estarán involucrados, si faltan algunos empleados del proceso, si se ha encontrado alguna entidad legal como no conectada.

La importación se ejecuta en segundo plano y puedes cerrar la ventana. Cuando termine, Factorial enviará una notificación interna con algunas ideas sobre la importación.

Mapeo de adiciones y deducciones netas

El servicio de intercambio de datos de nómina de DATEV (LAUDS) solo puede mapear tipos de salario bruto (Lohnarten): el catálogo de DATEV no tiene adiciones y deducciones netas. Las mapeas en Factorial en su lugar, por entidad legal. Factorial recuerda tus elecciones para las siguientes importaciones.

Cómo funciona el formulario de mapeo

• Por entidad legal, con un menú desplegable para mapear cada concepto en Factorial. Salario base, pago neto y conceptos deshabilitados no se ofrecen: Factorial no puede importar en ellos.
• En cada menú desplegable, elige la adición o deducción neta que DATEV envió que alimenta el concepto.
• Un concepto toma un tipo de salario neto. El mismo tipo de salario neto puede elegirse para varios conceptos: cada uno recibe su monto completo.
• Elige No mapeado para un tipo de salario neto que no deseas importar. No se importa, y no se te pregunta sobre él nuevamente.
• Los menús desplegables vienen prellenados con tu elección anterior, o un código ingresado en DATEV LAUDS, o una sugerencia por nombre, marcada "Sugerido por su nombre. Verifícalo antes de continuar."

Cuando Factorial pregunta nuevamente

Durante una importación, el formulario de mapeo solo aparece cuando algo ha cambiado: DATEV envió un tipo de salario neto sin mapeo aún, o un concepto utilizado en un mapeo fue eliminado o deshabilitado en Factorial. Un tipo de salario neto que DATEV no envía en un mes determinado mantiene su mapeo.

Revisar o cambiar el mapeo en cualquier momento

1. Abre la integración en el Factorial Marketplace y haz clic en Abrir. Esto abre Mapeo de tipos de salario neto de resultados de nómina.
2. La página muestra el mismo formulario, para cada entidad legal conectada con tipos de salario neto guardados. Enumera cada tipo de salario neto visto en importaciones anteriores.
3. Realiza tus cambios y haz clic en Guardar. Verás "Los mapeos fueron guardados. La próxima importación de resultados de nómina los utilizará."

Antes de la primera importación, la página dice "No se han mapeado aún tipos de salario neto. Se mapean en la primera importación de resultados de nómina de DATEV y se pueden revisar o cambiar aquí después." Los códigos ingresados en DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) no se muestran en esta página.

Gestión de conexiones

• Cambiar los servicios de datos de una entidad legal: En Configuración, elige la entidad legal, marca los servicios de datos que deseas y haz clic en Reconectar. Inicias sesión en DATEV nuevamente.
• Renovar una conexión expirada o revocada: Una conexión expira dos años después del inicio de sesión en DATEV. Configuración muestra la fecha bajo Expira el. Si una entidad legal muestra Expirada — necesita reconexión o Necesita reconexión — DATEV revocó la conexión, elígela en Configuración e inicia sesión en DATEV nuevamente. Hasta entonces, las importaciones omiten esa entidad.
• Desconectar entidades legales específicas: Al desinstalar la integración, elige Desconectar entidades legales específicas, marca las que deseas y finaliza con Confirmar. La integración permanece instalada. El mapeo de tipos de salario neto de una entidad legal desconectada se conserva, por lo que no necesitas mapearlo nuevamente cuando reconectes.
• Desinstalar la integración: Al desinstalar, elige Desinstalar. Cada entidad legal se desconecta de DATEV y los propios registros de la integración, como sus conexiones y los mapeos de tipos de salario neto, se eliminan.

Alcance y limitaciones

Para ambos servicios de datos:

• Solo entidades legales alemanas.
• Solo bajo demanda. Factorial recupera datos solo cuando inicias la importación, no según un horario.
• Límite de solicitudes de DATEV: DATEV limita el número de solicitudes por hora. Si se alcanza el límite, se te muestra cuándo puedes volver a intentarlo.
• Los datos maestros provienen de DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS). Cambia el Beraternummer, Mandantennummern, números de personal y mapeo de tipos de salario bruto en DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS). Las adiciones y deducciones netas se mapean en Factorial Lohnergebnisdatenservice.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice:

• Meses contables. Puedes recuperar cualquier mes desde enero del año anterior hasta el último mes cerrado.
• Siempre documentos para todos los empleados. DATEV devuelve los recibos de sueldo para todos los empleados del cliente (Mandant), para cada entidad legal conectada. No puedes recuperar los recibos de sueldo de solo un empleado en particular.

DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Importar en un ciclo de nómina existente. Factorial no crea el ciclo de nómina. Debe existir ya para el mes.
• Solo datos para empleados con un número de personal de DATEV. Cualquier empleado sin un número de personal de DATEV, o sin resultados en DATEV para el mes, es omitido.
• Tipos de salario sin mapeo en DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) no pueden ser importados.
• Las adiciones y deducciones netas que quedan No mapeadas no son importadas. Al igual que los tipos de salario bruto sin mapeo, se enumeran como no mapeados en el resumen de importación.
• No se permiten montos en Salario base o conceptos deshabilitados. Factorial los rechaza, por lo que las líneas mapeadas sobre ellos son omitidas y reportadas; el resto de la importación continúa.
• Solo ciclos de nómina alemanes. Los ciclos de nómina fuera de ciclo y los ciclos de nómina de otros países son rechazados.

Resolución de problemas

Quién es responsable: Factorial admin es la persona en tu empresa con el permiso de Gestionar integraciones. DATEV Admin es la persona que gestiona el servicio DATEV y el acceso para ti - esta persona puede, por ejemplo, ordenar SmartIDs de DATEV. Asesor fiscal es tu firma de asesoría fiscal (y a menudo también tu administrador de DATEV), o quien gestione tu nómina. Contacta a Factorial Support si un mensaje no está listado aquí o si persiste un problema.

Para ambos servicios de datos

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

DATEV Lohnergebnisdatenservice