Panoramica

L'integrazione collega Factorial a due servizi dati DATEV. Per ciascuna entità legale, scegli quale servizio dati utilizzare: uno, o entrambi.

Per entrambi i servizi dati:

• Programmi di busta paga DATEV supportati: DATEV LODAS e DATEV Lohn und Gehalt
• Flusso di dati: solo lettura, da DATEV a Factorial. Factorial non scrive mai dati su DATEV.
• Da dove provengono i dati in DATEV: i dati sulla busta paga forniti dal tuo consulente fiscale da DATEV LODAS o DATEV Lohn und Gehalt una volta che il mese contabile è chiuso lì (documenti di aiuto DATEV 1019845 e 1025558).
• Cosa succede dopo il trasferimento: i dati vengono utilizzati solo in Factorial. Le buste paga vanno alla distribuzione massiva in Documenti, i risultati della busta paga all'esecuzione della busta paga in Compensazioni. Niente viene elaborato ulteriormente in DATEV.
• Autorizzazione per entità legale: ogni entità legale è autorizzata all'interno di DATEV. Factorial legge solo i dati per i clienti e i servizi dati che hai autorizzato.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

Factorial recupera le buste paga direttamente da DATEV una volta chiuso un ciclo di busta paga. Le buste paga arrivano nella distribuzione massiva di Factorial. Lì, puoi controllare come sono state abbinate le buste paga e renderle disponibili ai tuoi dipendenti. Non è più necessario scaricare, rinominare o inoltrare file via email. Ogni busta paga è abbinata a un dipendente tramite nome, cognome e numero di previdenza sociale. Nessuno vede le buste paga finché non hai controllato l'abbinamento e rese disponibili.

Dati recuperati

• Buste paga (Brutto/Netto-Abrechnung, tipo di documento DATEV LOBN) per ogni dipendente

DATEV Lohnergebnisdatenservice

Factorial importa i risultati della busta paga di un mese da DATEV nell'esecuzione della busta paga di quel mese in Factorial. Non devi digitare i numeri a mano o importare file.

Dati recuperati (per dipendente e mese contabile)

• Tipi di salario lordo, con numero del tipo di salario, nome e importo
• Aggiustamenti e detrazioni netti, con numero, nome e importo
• Stipendio netto

Factorial assegna ogni tipo di salario lordo DATEV (Lohnart) al concetto di compensazione di Factorial a cui è collegato nelle impostazioni di DATEV LAUDS, passaggio Tipi di salario.

Aggiustamenti e detrazioni netti (Nettobezüge/-abzüge) non possono essere mappati in DATEV LAUDS: il catalogo di DATEV elenca solo i tipi di salario lordo. Li mappi in Factorial invece, durante il primo import e in qualsiasi momento successivo in Mapping dei tipi di salario netti (vedi Mapping di aggiustamenti e detrazioni netti).

Requisiti per l'utilizzo dei servizi dati DATEV presso DATEV eG

Informazioni generali sui servizi dati DATEV sono disponibili da DATEV eG qui:

• DATEV Lohnauswertungsdatenservice (Negozio)
• DATEV Lohnergebnisdatenservice (Negozio)

Informazioni su come ordinarli e configurarli presso DATEV eG sono disponibili sotto Impostare i servizi dati DATEV e nei documenti di aiuto www.datev.de/hilfe/1007329 (per studi di consulenza fiscale) e www.datev.de/hilfe/1022677 (per le aziende). Per ciascun servizio dati:

Documenti di aiuto DATEV aggiuntivi:

• Informazioni generali sui servizi dati DATEV per la gestione del personale (1018461): informazioni generali sui servizi dati sulle buste paga, inclusa la modalità di ordinazione.
• Ordinare e configurare soluzioni cloud DATEV per i clienti tramite MyDATEV (1002326): ordinare e configurare i servizi dati per un cliente.

Oltre agli studi di consulenza fiscale, DATEV Partner Onboarding aiuta anche a configurare i servizi dati DATEV per le aziende in attività cliente legate ai membri che lavorano autonomamente con un programma di contabilità DATEV.

Appuntamenti e ulteriori informazioni sono disponibili su go.datev.de/partner-onboarding-info. DATEV offre assistenza per la registrazione dei servizi dati su www.datev.de/partner-onboarding.

In breve, il tuo consulente fiscale fa questo in DATEV:

1. Ordina e attiva il DATEV Lohnauswertungsdatenservice e/o il DATEV Lohnergebnisdatenservice per ogni cliente (Mandant) che desideri collegare a Factorial.
2. Assicurati che il cliente sia configurato per lo scambio di dati tramite il centro dati DATEV (RZ-Kommunikation).
3. Fornisci alla persona che collegherà le tue entità legali dall'account Factorial della tua azienda un accesso DATEV (DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard o DATEV mIDentity) con il diritto DATEV di utilizzare il servizio dati ordinato per quel cliente.

Requisiti in Factorial

• Il DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) è installato e connesso. L'integrazione prende questi dati dal DATEV Lohnaustauschdatenservice: il tuo Beraternummer (numero del consulente) e quale Mandantennummer (numero del cliente) appartiene a ciascuna entità legale. Il DATEV Lohnergebnisdatenservice prende anche la mappatura dei tipi di salario lordo già configurata durante le impostazioni del DATEV Lohnaustauschdatenservice. Gli aggiustamenti e le detrazioni netti sono mappati nel DATEV Lohnergebnisdatenservice (vedi Mapping di aggiustamenti e detrazioni netti).
• L'entità legale si trova in Germania. Solo le entità legali tedesche possono essere collegate.
• Imposta i diritti di accesso per i ruoli corretti all'interno di Factorial (questo viene fatto durante il Factorial Onboarding e può sempre essere modificato):
  • Autorizzazione per impostare l'integrazione: Gestire le integrazioni (categoria Marketplace). Il gruppo di autorizzazione predefinito Admin ha questi diritti. È necessario per installare l'integrazione, aprire le sue Impostazioni, collegare le entità legali e disinstallarla.
  • Autorizzazione per importare le buste paga: Visualizzare e modificare tutti i documenti aziendali e dei dipendenti, o diritti di modifica sui documenti dei dipendenti per tutti i dipendenti.
  • Autorizzazioni per importare i risultati della busta paga: Vedere le compensazioni, importare e visualizzare i risultati della busta paga e importare risorse.
• Nessuna attivazione da parte di Factorial: installi tu stesso l'integrazione dal Marketplace di Factorial.
• Solo per il DATEV Lohnergebnisdatenservice:
  • Il modulo ‘Compensazione’ deve essere abilitato in Factorial.
  • Deve esistere un ciclo di busta paga regolare in Factorial per il mese per cui desideri importare i dati.
  • Il ciclo di busta paga appartiene a un ciclo di busta paga tedesco. I cicli di busta paga fuori ciclo e i cicli di busta paga di altri paesi non possono essere importati.

Cosa rivedere con il tuo consulente fiscale

Per entrambi i servizi dati:

• Beraternummer: il numero del consulente dello studio di consulenza fiscale per la tua azienda, come memorizzato nel DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS).
• Cliente per entità legale: quale Mandantennummer (numero cliente DATEV) appartiene a quale entità legale in Factorial.
• Diritti di ordinazione e accesso: chi ordina i servizi dati in DATEV, chi concede i diritti DATEV e chi collega ciascuna entità legale in Factorial.
• Chiusura del mese contabile: quando il mese è chiuso in DATEV. I dati saranno accessibili solo dopo la chiusura del mese.

Inoltre per il DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Tipi di salario: quali tipi di salario lordo DATEV (Lohnarten) vengono utilizzati e a quale concetto di compensazione Factorial è collegato ciascuno. Questa mappatura è impostata nelle impostazioni del DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS), passaggio Tipi di salario.
• Aggiustamenti e detrazioni netti: quali aggiustamenti e detrazioni netti vengono utilizzati (ad esempio 9983 AG-Zuschuss zur PV o 9051 Pensionskasse), e a quale concetto di Factorial appartiene ciascuno. Il DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) non può elencarli: li mappi in Factorial durante il primo import nell'integrazione del Lohnergebnisdatenservice (vedi Mapping di aggiustamenti e detrazioni netti).
• Numeri di personale: Factorial abbina i risultati della busta paga per numero di personale DATEV. I numeri di personale in Factorial devono corrispondere a quelli in DATEV. Vengono sincronizzati tramite DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS).

Accesso per il tuo consulente fiscale

Per collegare un'entità legale, una persona ha bisogno di due cose: un DATEV SmartLogin (o una DATEV SmartCard o DATEV mIDentity) autorizzato per il cliente di quell'entità legale in DATEV, e il permesso Gestire integrazioni in Factorial. Questo è spesso chi si occupa della busta paga della tua azienda. Se nessuno nella tua azienda ha un accesso DATEV adatto, il tuo consulente fiscale può collegarsi per te (l'amministratore in Factorial e l'amministratore DATEV non devono essere la stessa persona, il che è particolarmente rilevante quando hai un consulente fiscale esterno che si occupa della tua busta paga):

1. Un amministratore di Factorial della tua azienda installa prima l'integrazione (vedi Impostazione in Factorial).
2. Il tuo consulente fiscale può collegare l'entità legale con il proprio accesso DATEV (vedi Impostazione in Factorial).

In Factorial, la connessione appartiene alla tua azienda:

• Factorial mostra il nome di chi ha effettuato la connessione, solo a scopo di riferimento.
• In DATEV, l'accesso rimane legato all'accesso DATEV di quella persona.
• Se l'accesso al cliente viene perso, o il consenso viene revocato in DATEV, la connessione smette di funzionare e deve essere stabilita di nuovo.
• Per terminare la connessione, disconnetti l'entità legale (vedi Gestire le connessioni) o riconnettila con l'accesso DATEV di qualcun altro.

Impostazione in Factorial

1. Installa l'integrazione
   Apri il Factorial Marketplace, trova l'integrazione DATEV ‘DATEV Lohnauswertungsdatenservice e/o Lohnergebnisdatenservice’ e clicca su Installa per l'azienda. Un messaggio conferma l'installazione e ti dice di collegare ciascuna entità legale tedesca nelle Impostazioni dell'integrazione. Chiudi con Capito per assicurarti che tutto sia pronto per iniziare.
    
2. Apri le Impostazioni
   Nelle Impostazioni dell'integrazione, Connessioni DATEV elenca tutte le tue entità legali tedesche con il formato “Nome dell'entità legale (ID cliente DATEV)”, ad esempio “Alpenblick Maschinenbau AG (455148-10020)”.
   Ogni voce mostra se l'entità è connessa, per quali servizi dati, da chi, quando e quando scade la connessione.
    
3. Scegli un'entità legale e clicca su Collega
    
4. Scegli i servizi dati
   Seleziona cosa dovrebbe utilizzare questa entità legale: Lohnauswertungsdatenservice, Lohnergebnisdatenservice o entrambi.
   Factorial chiede a DATEV esattamente i servizi dati che selezioni qui.
    
5. Accedi a DATEV
   Clicca su Collega. Si apre una finestra DATEV. Accedi con il tuo DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard o DATEV mIDentity. Quando utilizzi uno SmartLogin, scansiona il codice QR con l'app DATEV SmartLogin. Una volta che DATEV conferma, torni all'elenco e l'entità legale mostra come connessa.
    
6. Controlla la connessione
   In Impostazioni, l'entità legale mostra Connessa, i servizi dati che DATEV ha effettivamente confermato, chi l'ha collegata e quando, e Scade il. Se DATEV ha confermato meno servizi dati di quanti ne hai selezionati, vedrai che DATEV ha confermato solo … per questa entità legale (vedi Risoluzione dei problemi).
    
7. Ripeti i passaggi 3 a 6 per ciascuna entità legale aggiuntiva.

Importare le buste paga (DATEV Lohnauswertungsdatenservice)

Una volta che il tuo consulente fiscale ha chiuso il mese contabile in DATEV:

1. In Factorial, apri Documenti e avvia una distribuzione massiva di file.
2. Nel passaggio di upload, clicca su Importa da DATEV.
3. Scegli il mese contabile. Di default, viene selezionato il mese precedente.
4. Factorial recupera le buste paga di quel mese per ogni entità legale collegata al DATEV Lohnauswertungsdatenservice e le combina in un unico PDF.
5. Nella procedura guidata di distribuzione, Factorial divide il documento per pagina e abbina ogni pagina a una persona tramite nome, cognome e numero di previdenza sociale. Controlla che l'abbinamento sia corretto, quindi rendi disponibili le buste paga.

Se alcune buste paga non sono ancora disponibili in DATEV per un'entità legale, o DATEV rifiuta l'accesso, Factorial importa comunque le buste paga per le entità disponibili. Ti viene mostrato quali entità mancano e perché.

Importare i risultati della busta paga (DATEV Lohnergebnisdatenservice)

Hai bisogno delle autorizzazioni e del modulo ‘Compensazione’ in Factorial per importare i risultati della busta paga elencati sotto Requisiti in Factorial.

1. In Factorial, apri il ciclo per il mese che desideri importare sotto Compensazioni.
2. Apri il menu a tre punti (⋮) in alto a destra, clicca su Importa risultati della busta paga. Nel passaggio di upload, clicca su Importa da DATEV.
3. Si aprirà un modulo. Clicca sul pulsante Leggi da DATEV: Factorial legge i risultati della busta paga del mese da DATEV. Solo le entità legali collegate al DATEV Lohnergebnisdatenservice vengono offerte. Il mese contabile proviene dall'esecuzione della busta paga.

Prima di importare, Factorial controlla che tutto sia pronto:

• Esiste un ciclo di busta paga regolare per il mese.
• La mappatura dei tipi di salario può essere letta.
• I dipendenti dell'entità legale hanno numeri di personale DATEV.
• DATEV ha risultati della busta paga per quel mese.
• I risultati della busta paga di DATEV includono i numeri di personale DATEV dei dipendenti.

Se un controllo fallisce, vedi subito il motivo e nulla viene importato.

Come fase successiva, si apre il passaggio di mappatura netta, visualizzando una delle due opzioni sottostanti:

• Tutto è configurato: una nota dice "Tutte le mappature necessarie sono già configurate. Per rivederle o modificarle, apri Mapping dei tipi di salario netti dalla pagina del marketplace." Clicca su Inizia importazione.
• Qualcosa da rivedere: un avviso sopra il modulo spiega perché e cosa necessita della tua revisione:
  • Dal lato DATEV, quando DATEV ha inviato un tipo di salario netto che non ha ancora una mappatura: "I tipi di salario netti inviati da DATEV differiscono da quelli già configurati. Controlla che tutto sia impostato correttamente."
  • Dal lato Factorial, quando un concetto è stato eliminato o disabilitato in Factorial poiché era mappato: "Alcuni concetti di busta paga utilizzati in queste mappature sono stati modificati in Factorial (eliminati o disabilitati) da quando sono stati mappati. Controlla che tutto sia impostato correttamente."
    • Se entrambi sono accaduti, entrambi i messaggi vengono mostrati. Controlla la mappatura (vedi Mapping di aggiustamenti e detrazioni netti), quindi clicca su Inizia importazione.

La nota in alto dice anche cosa l'importazione lascerà fuori: un'entità legale il cui cliente DATEV è stato rifiutato (con il motivo fornito da DATEV), un'entità legale i cui dipendenti mancano tutti di un numero di personale DATEV, e dipendenti al di fuori delle entità legali collegate.

Dopo Inizia importazione, si aprirà una finestra di modulo finale che mostrerà alcuni feedback sul processo: quanti dipendenti saranno coinvolti, se alcuni dipendenti mancano dal processo, se è stata trovata qualche entità legale come non collegata.

L'importazione viene eseguita in background e puoi chiudere la finestra. Quando finisce, Factorial invierà una notifica interna con alcuni approfondimenti sull'importazione.

Mappatura di aggiustamenti e detrazioni netti

Il DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) può mappare solo i tipi di salario lordo (Lohnarten): il catalogo di DATEV non ha aggiustamenti e detrazioni netti. Li mappi in Factorial invece, per entità legale. Factorial ricorda le tue scelte per i successivi import.

Come funziona il modulo di mappatura

• Per entità legale, con un menu a discesa per mappare ciascun concetto in Factorial. Stipendio base, stipendio netto e concetti disabilitati non sono offerti: Factorial non può importarli.
• In ogni menu a discesa, scegli l'aggiustamento o la detrazione netta che DATEV ha inviato che alimenta il concetto.
• Un concetto prende un tipo di salario netto. Lo stesso tipo di salario netto può essere scelto per più concetti: ciascuno riceve il suo importo completo.
• Scegli Non mappato per un tipo di salario netto che non desideri importare. Non viene importato e non ti verrà più chiesto.
• I menu a discesa vengono precompilati con la tua scelta precedente, altrimenti con un codice inserito in DATEV LAUDS, altrimenti con un suggerimento per nome, contrassegnato "Suggerito dal suo nome. Controllalo prima di continuare."

Quando Factorial chiede di nuovo

Durante un'importazione, il modulo di mappatura appare solo quando qualcosa è cambiato: DATEV ha inviato un tipo di salario netto senza mappatura, o un concetto utilizzato in una mappatura è stato eliminato o disabilitato in Factorial. Un tipo di salario netto che DATEV non invia in un mese specifico mantiene la sua mappatura.

Rivedere o modificare la mappatura in qualsiasi momento

1. Apri l'integrazione nel Factorial Marketplace e clicca su Apri. Questo apre Mapping dei tipi di salario netti.
2. La pagina mostra lo stesso modulo, per ogni entità legale collegata con i tipi di salario netti salvati. Elenca ogni tipo di salario netto visto negli import precedenti.
3. Apporta le tue modifiche e clicca su Salva. Vedi "Le mappature sono state salvate. Il prossimo import di risultati della busta paga le utilizzerà."

Prima dell'importazione iniziale, la pagina dice "Nessun tipo di stipendio netto è stato ancora mappato. Vengono mappati nella prima importazione dei risultati della busta paga da DATEV e possono essere esaminati o modificati qui in seguito." I codici inseriti nel DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) non sono mostrati in questa pagina.

Gestire le connessioni

• Cambia i servizi dati di un'entità legale: In Impostazioni, scegli l'entità legale, seleziona i servizi dati che desideri e fai clic su Riconnetti. Accedi nuovamente a DATEV.
• Rinnova una connessione scaduta o revocata: Una connessione scade due anni dopo l'accesso a DATEV. Impostazioni mostra la data sotto Scade il. Se un'entità legale mostra Scaduta — necessita riconnessione o Necessita riconnessione — DATEV ha revocato la connessione, sceglila in Impostazioni e accedi nuovamente a DATEV. Fino ad allora, gli importi saltano quell'entità.
• Disconnetti specifiche entità legali: Quando disinstalli l'integrazione, scegli Disconnetti specifiche entità legali, seleziona quelle che desideri e termina con Conferma. L'integrazione rimane installata. La mappatura del tipo di stipendio netto di un'entità legale disconnessa viene mantenuta, quindi non è necessario mappare di nuovo quando riconnetti.
• Disinstalla l'integrazione: Quando disinstalli, scegli Disinstalla. Ogni entità legale viene disconnessa da DATEV e i registri propri dell'integrazione, come le sue connessioni e le mappature dei tipi di stipendio netto, vengono eliminati.

Ambito e limitazioni

Per entrambi i servizi dati:

• Solo entità legali tedesche.
• Solo su richiesta. Factorial recupera i dati solo quando avvii l'importazione, non secondo un programma.
• Limite di richiesta DATEV: DATEV limita il numero di richieste per ora. Se il limite viene raggiunto, ti verrà mostrato quando puoi riprovare.
• I dati master provengono da DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS). Modifica il Beraternummer, Mandantennummern, numeri del personale e la mappatura del tipo di stipendio lordo in DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS). Le aggiunte e le detrazioni nette sono mappate nel Factorial Lohnergebnisdatenservice.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice:

• Mesi contabili. Puoi recuperare qualsiasi mese da gennaio dell'anno precedente fino all'ultimo mese chiuso.
• Documenti sempre per tutti i dipendenti. DATEV restituisce le buste paga per tutti i dipendenti del cliente (Mandant), per ogni entità legale collegata. Non puoi recuperare le buste paga di un solo dipendente particolare.

DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Importa in una corsa di busta paga esistente. Factorial non crea la corsa di busta paga. Deve già esistere per il mese.
• Solo dati per dipendenti con un numero di personale DATEV. Qualsiasi dipendente senza un numero di personale DATEV, o senza risultati in DATEV per il mese, viene saltato.
• Tipi di stipendio senza mappatura nel DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) non possono essere importati.
• Aggiunte e detrazioni nette lasciate Non mappate non vengono importate. Come i tipi di stipendio lordo senza mappatura, sono elencati come non mappati nel riepilogo dell'importazione.
• Nessun importo in Stipendio base o concetti disabilitati. Factorial li rifiuta, quindi le righe mappate su di essi vengono saltate e segnalate; il resto dell'importazione procede.
• Solo corsi di busta paga tedeschi. Le corse di busta paga fuori ciclo e le corse di busta paga di altri paesi vengono rifiutate.

Risoluzione dei problemi

Chi è responsabile: Factorial admin è la persona nella tua azienda con il permesso di Gestire integrazioni. DATEV Admin è la persona che gestisce il servizio DATEV e l'accesso per te - questa persona può ad esempio ordinare i DATEV SmartIDs. Consulente fiscale è il tuo studio di consulenza fiscale (e spesso anche il tuo admin DATEV), o chiunque gestisca la tua busta paga. Contatta Factorial Support se un messaggio non è elencato qui o se un problema persiste.

Per entrambi i servizi dati

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

DATEV Lohnergebnisdatenservice