Aperçu

L'intégration connecte Factorial à deux services de données DATEV. Pour chaque entité légale, vous choisissez quel service de données elle utilise : soit un, soit les deux.

Pour les deux services de données :

• Programmes de paie DATEV pris en charge : DATEV LODAS et DATEV Lohn und Gehalt
• Flux de données : en lecture seule, de DATEV vers Factorial. Factorial n'écrit jamais de données dans DATEV.
• D'où viennent les données dans DATEV : les données de paie que votre conseiller fiscal fournit à partir de DATEV LODAS ou DATEV Lohn und Gehalt une fois le mois de comptabilité fermé là-bas (documents d'aide DATEV 1019845 et 1025558).
• Que se passe-t-il après le transfert : les données ne sont utilisées que dans Factorial. Les bulletins de salaire vont à la distribution en masse dans Documents, les résultats de paie à l'exécution de la paie dans Compensations. Rien n'est traité davantage dans DATEV.
• Autorisation par entité légale : chaque entité légale est autorisée au sein de DATEV. Factorial ne lit que les données des clients et des services de données que vous avez autorisés.

Service de données d'évaluation des salaires DATEV

Factorial récupère les bulletins de salaire directement depuis DATEV une fois un cycle de paie fermé. Les bulletins de salaire se retrouvent dans la distribution en masse de Factorial. Là, vous pouvez vérifier comment les bulletins de salaire ont été appariés et les rendre disponibles pour vos employés. Vous n'avez plus besoin de télécharger, renommer ou transférer des fichiers par e-mail. Chaque bulletin de salaire est apparié à un employé par prénom, nom et numéro de sécurité sociale. Personne ne voit les bulletins de salaire tant que vous n'avez pas vérifié l'appariement et les avez rendus disponibles.

Données récupérées

• Bulletins de salaire (Brutto/Netto-Abrechnung, type de document DATEV LOBN) pour chaque employé

Service de données des résultats de salaires DATEV

Factorial importe les résultats de paie d'un mois depuis DATEV dans l'exécution de paie de ce mois dans Factorial. Vous n'avez pas besoin de saisir les chiffres manuellement ou d'importer des fichiers.

Données récupérées (par employé et mois de comptabilité)

• Types de salaires bruts, avec numéro de type de salaire, nom et montant
• Ajouts et déductions nets, avec numéro, nom et montant
• Rémunération nette

Factorial attribue chaque type de salaire brut DATEV (Lohnart) au concept de compensation Factorial auquel il est lié dans les paramètres DATEV LAUDS, étape Types de salaires.

Les ajouts et déductions nets (Nettobezüge/-abzüge) ne peuvent pas être cartographiés dans DATEV LAUDS : le catalogue de DATEV ne liste que les types de salaires bruts. Vous les cartographiez dans Factorial à la place, lors de la première importation et à tout moment par la suite dans Cartographie des types de salaires nets des résultats de paie (voir Cartographie des ajouts et déductions nets).

Conditions préalables à l'utilisation des services de données DATEV chez DATEV eG

Des informations générales sur les services de données DATEV sont disponibles auprès de DATEV eG ici :

• Service de données d'évaluation des salaires DATEV (Boutique)
• Service de données des résultats de salaires DATEV (Boutique)

Des informations sur la commande et la configuration auprès de DATEV eG sont disponibles sous Configurer les services de données DATEV et dans les documents d'aide www.datev.de/hilfe/1007329 (pour les cabinets de conseil fiscal) et www.datev.de/hilfe/1022677 (pour les entreprises). Pour chaque service de données :

Documents d'aide supplémentaires de DATEV :

• Informations générales sur les services de données DATEV en gestion du personnel (1018461) : informations générales sur les services de données de paie, y compris comment les commander.
• Commander et configurer des solutions cloud DATEV pour les clients via l'enregistrement des clients MyDATEV (1002326) : commande et configuration des services de données pour un client.

En plus des cabinets de conseil fiscal, le partenaire DATEV Onboarding aide également à configurer les services de données DATEV pour les entreprises dans les affaires de clients liés aux membres qui travaillent de leur propre chef avec un programme de comptabilité DATEV.

Des rendez-vous et des informations supplémentaires sont disponibles sur go.datev.de/partner-onboarding-info. DATEV propose de l'aide pour l'enregistrement des services de données sur www.datev.de/partner-onboarding.

En résumé, votre conseiller fiscal fait cela dans DATEV :

1. Commander et activer le service de données d'évaluation des salaires DATEV et/ou le service de données des résultats de salaires DATEV pour chaque client (Mandant) que vous souhaitez connecter à Factorial.
2. S'assurer que le client est configuré pour l'échange de données via le centre de données DATEV (RZ-Kommunikation).
3. Donner à la personne qui va connecter vos entités légales depuis le compte Factorial de votre entreprise un identifiant DATEV (DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard ou DATEV mIDentity) avec le droit DATEV d'utiliser le service de données commandé pour ce client.

Conditions préalables dans Factorial

• Le service de données d'échange de salaires DATEV (LAUDS) est installé et connecté. L'intégration prend ces informations du service de données d'échange de salaires DATEV : votre Beraternummer (numéro de consultant) et quel Mandantennummer (numéro de client) appartient à chaque entité légale. Le service de données des résultats de salaires DATEV prend également la cartographie des types de salaires bruts déjà configurée lors des paramètres du service de données d'échange de salaires DATEV. Les ajouts et déductions nets sont cartographiés dans le service de données des résultats de salaires DATEV (voir Cartographie des ajouts et déductions nets).
• L'entité légale est en Allemagne. Seules les entités légales allemandes peuvent être connectées.
• Configurer les bonnes autorisations pour les rôles corrects au sein de Factorial (cela se fait lors de l'Factorial de Factorial et peut toujours être modifié) :
  • Autorisation pour configurer l'intégration : Gérer les intégrations (catégorie Marketplace). Le groupe d'autorisation par défaut Admin a ces droits. Il est nécessaire pour installer l'intégration, ouvrir ses Paramètres, connecter les entités légales et la désinstaller.
  • Autorisation pour importer les bulletins de salaire : Voir et modifier tous les documents de l'entreprise et des employés, ou droits de modification sur les documents des employés pour tous les employés.
  • Autorisations pour importer les résultats de paie : Voir les compensations, importer et voir les résultats de paie et importer des ressources.
• Aucune activation par Factorial : vous installez vous-même l'intégration depuis le Marketplace de Factorial.
• Pour le service de données des résultats de salaires DATEV uniquement :
  • Le module ‘Compensation’ doit être activé dans Factorial.
  • Une exécution de paie régulière doit exister dans Factorial pour le mois pour lequel vous souhaitez importer des données.
  • L'exécution de paie appartient à un cycle de paie allemand. Les exécutions de paie hors cycle et les exécutions de paie d'autres pays ne peuvent pas être importées.

Ce qu'il faut vérifier avec votre conseiller fiscal

Pour les deux services de données :

• Beraternummer : le numéro de consultant du cabinet de conseil fiscal pour votre entreprise, tel qu'il est enregistré dans le service de données d'échange de salaires DATEV (LAUDS).
• Client par entité légale : quel Mandantennummer (numéro de client DATEV) appartient à quelle entité légale dans Factorial.
• Droits de commande et d'accès : qui commande les services de données dans DATEV, qui accorde les droits DATEV, et qui connecte chaque entité légale dans Factorial.
• Clôture du mois de comptabilité : quand le mois est clôturé dans DATEV. Les données ne seront accessibles qu'après la clôture du mois.

Aussi pour le service de données des résultats de salaires DATEV :

• Types de salaires : quels types de salaires bruts DATEV (Lohnarten) sont utilisés, et à quel concept de compensation Factorial chacun est lié. Cette cartographie est définie dans les paramètres du service de données d'échange de salaires DATEV (LAUDS), étape Types de salaires.
• Ajouts et déductions nets : quels ajouts et déductions nets sont utilisés (par exemple 9983 AG-Zuschuss zur PV ou 9051 Pensionskasse), et à quel concept Factorial chacun appartient. Le service de données d'échange de salaires DATEV (LAUDS) ne peut pas les lister : vous les cartographiez dans Factorial lors de la première importation dans l'intégration du service de données des résultats de salaires (voir Cartographie des ajouts et déductions nets).
• Numéros de personnel : Factorial associe les résultats de paie par numéro de personnel DATEV. Les numéros de personnel dans Factorial doivent correspondre à ceux dans DATEV. Ils sont synchronisés via le service de données d'échange de salaires DATEV (LAUDS).

Accès pour votre conseiller fiscal

Pour connecter une entité légale, une personne a besoin de deux choses : un SmartLogin DATEV (ou une DATEV SmartCard ou une DATEV mIDentity) qui est autorisé pour le client de cette entité légale dans DATEV, et l'autorisation Gérer les intégrations dans Factorial. C'est souvent celui qui s'occupe de la paie de votre entreprise. Si personne dans votre entreprise n'a un identifiant DATEV approprié, votre conseiller fiscal peut se connecter pour vous (l'admin dans Factorial et l'admin DATEV n'ont pas besoin d'être la même personne, ce qui est particulièrement pertinent lorsque vous avez un conseiller fiscal externe gérant votre paie) :

1. Un admin Factorial de votre entreprise installe d'abord l'intégration (voir Configuration dans Factorial).
2. Votre conseiller fiscal peut connecter l'entité légale avec son propre identifiant DATEV (voir Configuration dans Factorial).

Dans Factorial, la connexion appartient à votre entreprise :

• Factorial montre le nom de la personne qui a effectué la connexion, à titre de référence uniquement.
• Dans DATEV, l'accès reste lié à l'identifiant DATEV de cette personne.
• Si l'accès au client est perdu, ou si le consentement est retiré dans DATEV, la connexion cesse de fonctionner et doit être rétablie.
• Pour mettre fin à la connexion, déconnectez l'entité légale (voir Gestion des connexions) ou reconnectez-la avec l'identifiant DATEV d'une autre personne.

Configuration dans Factorial

1. Installer l'intégration
   Ouvrez le Marketplace de Factorial, trouvez l'intégration DATEV ‘Service de données d'évaluation des salaires et/ou service de données des résultats de salaires’ et cliquez sur Installer pour l'entreprise. Un message confirme l'installation et vous demande de connecter chaque entité légale allemande dans les Paramètres de l'intégration. Fermez-le avec Compris pour vous assurer que tout est prêt à commencer.
    
2. Ouvrir les Paramètres
   Dans les Paramètres de l'intégration, Connexions DATEV liste toutes vos entités légales allemandes au format “Nom de l'entité légale (ID client DATEV)”, par exemple “Alpenblick Maschinenbau AG (455148-10020)”.
   Chaque entrée montre si l'entité est connectée, pour quels services de données, par qui, quand, et quand la connexion expire.
    
3. Choisissez une entité légale et cliquez sur Connecter
    
4. Choisissez les services de données
   Cochez ce que cette entité légale doit utiliser : Service d'évaluation des salaires, Service des résultats de salaires ou les deux.
   Factorial demande à DATEV exactement les services de données que vous cochez ici.
    
5. Connectez-vous à DATEV
   Cliquez sur Connecter. Une fenêtre DATEV s'ouvre. Connectez-vous avec votre DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard ou DATEV mIDentity. Lors de l'utilisation d'un SmartLogin, scannez le code QR avec l'application DATEV SmartLogin. Une fois que DATEV confirme, vous revenez à la liste et l'entité légale apparaît comme connectée.
    
6. Vérifiez la connexion
   Dans les Paramètres, l'entité légale montre Connectée, les services de données que DATEV a effectivement confirmés, qui l'a connectée et quand, et Expire le. Si DATEV a confirmé moins de services de données que vous ne l'avez coché, vous voyez que DATEV a confirmé seulement … pour cette entité légale (voir Dépannage).
    
7. Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque entité légale supplémentaire.

Importation des bulletins de salaire (service de données d'évaluation des salaires DATEV)

Une fois que votre conseiller fiscal a clôturé le mois de comptabilité dans DATEV :

1. Dans Factorial, ouvrez Documents et commencez une distribution en masse de fichiers.
2. Dans l'étape de téléchargement, cliquez sur Importer depuis DATEV.
3. Choisissez le mois de comptabilité. Par défaut, le mois précédent est sélectionné.
4. Factorial récupère les bulletins de salaire de ce mois pour chaque entité légale connectée au service de données d'évaluation des salaires DATEV et les combine en un seul PDF.
5. Dans l'assistant de distribution, Factorial divise le document par page et associe chaque page à une personne par prénom, nom et numéro de sécurité sociale. Vérifiez que l'appariement est correct, puis rendez les bulletins de salaire disponibles.

Si certains bulletins de salaire ne sont pas encore disponibles dans DATEV pour une entité légale, ou si DATEV refuse l'accès, Factorial importe toujours les bulletins de salaire pour les entités disponibles. Vous serez informé des entités manquantes et des raisons.

Importation des résultats de paie (service de données des résultats de salaires DATEV)

Vous avez besoin des autorisations et du module ‘Compensation’ dans Factorial pour importer les résultats de paie listés sous Conditions préalables dans Factorial.

1. Dans Factorial, ouvrez le cycle pour le mois que vous souhaitez importer sous Compensations.
2. Ouvrez le menu à trois points (⋮) en haut à droite, cliquez sur Importer les résultats de paie. Dans l'étape de téléchargement, cliquez sur Importer depuis DATEV.
3. Un formulaire apparaîtra. Cliquez sur le bouton Lire depuis DATEV : Factorial lit les résultats de paie du mois depuis DATEV. Seules les entités légales connectées au service de données des résultats de salaires DATEV sont proposées. Le mois de comptabilité provient de l'exécution de paie.

Avant d'importer, Factorial vérifie que tout est prêt :

• Une exécution de paie régulière existe pour le mois.
• La cartographie des types de salaires peut être lue.
• Les employés de l'entité légale ont des numéros de personnel DATEV.
• DATEV a des résultats de paie pour ce mois.
• Les résultats de paie de DATEV incluent les numéros de personnel DATEV des employés.

Si un contrôle échoue, vous voyez immédiatement la raison et rien n'est importé.

Comme prochaine étape, l'étape de cartographie nette s'ouvre, affichant l'une des deux options ci-dessous :

• Tout est configuré : une note indique "Tous les mappages nécessaires sont déjà configurés. Pour les examiner ou les modifier, ouvrez Cartographie des types de salaires nets des résultats de paie depuis la page du marketplace." Cliquez sur Commencer l'importation.
• Quelque chose à vérifier : un avertissement au-dessus du formulaire explique pourquoi et ce qui nécessite votre révision :
  • Du côté de DATEV, lorsque DATEV a envoyé un type de salaire net qui n'a pas encore de cartographie : "Les types de salaires nets que DATEV a envoyés diffèrent de ceux déjà configurés. Veuillez vérifier que tout est configuré correctement."
  • Du côté de Factorial, lorsque un concept a été supprimé ou désactivé dans Factorial depuis qu'il a été mappé : "Certains concepts de paie utilisés dans ces mappages ont été modifiés dans Factorial (supprimés ou désactivés) depuis qu'ils ont été mappés. Veuillez vérifier que tout est configuré correctement."
    • Si les deux se sont produits, les deux messages sont affichés. Vérifiez le mappage (voir Cartographie des ajouts et déductions nets), puis cliquez sur Commencer l'importation.

La note en haut indique également ce que l'importation laissera de côté : une entité légale dont le client DATEV a été refusé (avec la raison fournie par DATEV), une entité légale dont tous les employés manquent d'un numéro de personnel DATEV, et les employés en dehors des entités légales connectées.

Après Commencer l'importation, une dernière fenêtre de formulaire apparaîtra montrant quelques retours sur le processus : combien d'employés seront impliqués, si certains employés manquent dans le processus, si une entité légale a été trouvée comme non connectée.

L'importation s'exécute en arrière-plan et vous pouvez fermer la fenêtre. Lorsqu'elle se termine, Factorial enverra une notification interne avec des informations sur l'importation.

Cartographie des ajouts et déductions nets

Le service de données d'échange de salaires DATEV (LAUDS) ne peut cartographier que les types de salaires bruts (Lohnarten) : le catalogue de DATEV n'a pas d'ajouts et déductions nets. Vous les cartographiez dans Factorial à la place, par entité légale. Factorial se souvient de vos choix pour les importations suivantes.

Comment fonctionne le formulaire de cartographie

• Par entité légale, avec un menu déroulant pour mapper chaque concept dans Factorial. Salaire de base, rémunération nette et concepts désactivés ne sont pas proposés : Factorial ne peut pas importer dans ceux-ci.
• Dans chaque menu déroulant, choisissez l'ajout ou la déduction nette que DATEV a envoyé qui alimente le concept.
• Un concept prend un type de salaire net. Le même type de salaire net peut être choisi pour plusieurs concepts : chacun reçoit son montant total.
• Choisissez Non mappé pour un type de salaire net que vous ne souhaitez pas importer. Il n'est pas importé, et vous ne serez plus interrogé à ce sujet.
• Les menus déroulants sont pré-remplis avec votre choix précédent, sinon avec un code entré dans DATEV LAUDS, sinon avec une suggestion par nom, marquée "Suggéré par son nom. Vérifiez-le avant de continuer."

Quand Factorial demande à nouveau

Lors d'une importation, le formulaire de cartographie n'apparaît que lorsque quelque chose a changé : DATEV a envoyé un type de salaire net sans cartographie, ou un concept utilisé dans un mappage a été supprimé ou désactivé dans Factorial. Un type de salaire net que DATEV n'envoie pas dans un mois donné conserve son mappage.

Réviser ou changer le mappage à tout moment

1. Ouvrez l'intégration dans le Marketplace de Factorial et cliquez sur Ouvrir. Cela ouvre Cartographie des types de salaires nets des résultats de paie.
2. La page montre le même formulaire, pour chaque entité légale connectée avec des types de salaires nets sauvegardés. Elle liste chaque type de salaire net vu dans les importations précédentes.
3. Faites vos modifications et cliquez sur Enregistrer. Vous voyez "Les mappages ont été sauvegardés. La prochaine importation des résultats de paie les utilisera."

Avant la première importation, la page indique "Aucun type de salaire net n'a encore été mappé. Ils sont mappés lors de la première importation des résultats de paie de DATEV et peuvent être consultés ou modifiés ici par la suite." Les codes saisis dans le service d'échange de données de paie DATEV (LAUDS) ne sont pas affichés sur cette page.

Gestion des connexions

• Modifier les services de données d'une entité légale : Dans Paramètres, choisissez l'entité légale, cochez les services de données souhaités et cliquez sur Reconnecter. Vous vous reconnectez à DATEV.
• Renouveler une connexion expirée ou révoquée : Une connexion expire deux ans après la connexion à DATEV. Paramètres affiche la date sous Expire le. Si une entité légale affiche Expiré — nécessite une reconnexion ou Besoin de reconnexion — DATEV a révoqué la connexion, choisissez-la dans Paramètres et reconnectez-vous à DATEV. D'ici là, les importations ignorent cette entité.
• Déconnecter des entités légales spécifiques : Lors de la désinstallation de l'intégration, choisissez Déconnecter des entités légales spécifiques, cochez celles que vous souhaitez et terminez par Confirmer. L'intégration reste installée. Le mappage des types de salaire net d'une entité légale déconnectée est conservé, vous n'avez donc pas besoin de le mapper à nouveau lors de la reconnexion.
• Désinstaller l'intégration : Lors de la désinstallation, choisissez Désinstaller. Chaque entité légale est déconnectée de DATEV et les propres enregistrements de l'intégration, tels que ses connexions et les mappages des types de salaire net, sont supprimés.

Portée et limitations

Pour les deux services de données :

• Entités légales allemandes uniquement.
• Sur demande uniquement. Factorial récupère des données uniquement lorsque vous lancez l'importation, pas selon un calendrier.
• Limite de demande DATEV : DATEV limite le nombre de demandes par heure. Si la limite est atteinte, un message vous indique quand vous pouvez réessayer.
• Les données maîtresses proviennent du service d'échange de données de paie DATEV (LAUDS). Modifiez le numéro de conseiller, les numéros de client, les numéros de personnel et le mappage des types de salaire brut dans le service d'échange de données de paie DATEV (LAUDS). Les ajouts et déductions nets sont mappés dans le service de données de résultats de paie de Factorial.

Service d'évaluation des salaires DATEV :

• Mois de comptabilité. Vous pouvez récupérer n'importe quel mois de janvier de l'année précédente jusqu'au dernier mois clôturé.
• Toujours des documents pour tous les employés. DATEV retourne les bulletins de salaire pour tous les employés du client (Mandant), pour chaque entité légale connectée. Vous ne pouvez pas récupérer les bulletins de salaire d'un seul employé particulier.

Service de résultats de paie DATEV :

• Importer dans un cycle de paie existant. Factorial ne crée pas le cycle de paie. Il doit déjà exister pour le mois.
• Seulement des données pour les employés avec un numéro de personnel DATEV. Tout employé sans numéro de personnel DATEV, ou sans résultats dans DATEV pour le mois, est ignoré.
• Types de salaire sans mappage dans le service d'échange de données de paie DATEV (LAUDS) ne peuvent pas être importés.
• Les ajouts et déductions nets laissés Non mappés ne sont pas importés. Comme les types de salaire brut sans mappage, ils sont répertoriés comme non mappés dans le résumé de l'importation.
• Aucun montant dans le salaire de base ou concepts désactivés. Factorial les refuse, donc les lignes mappées sur eux sont ignorées et signalées ; le reste de l'importation se poursuit.
• Cycles de paie allemands uniquement. Les cycles de paie hors cycle et les cycles de paie d'autres pays sont refusés.

Dépannage

Qui est responsable : Factorial admin est la personne de votre entreprise ayant la permission Gérer les intégrations. Administrateur DATEV est la personne qui gère le service DATEV et l'accès pour vous - cette personne peut par exemple commander des SmartIDs DATEV. Conseiller fiscal est votre cabinet de conseil fiscal (et souvent aussi votre administrateur DATEV), ou quiconque gère votre paie. Contactez Factorial Support si un message n'est pas répertorié ici ou si un problème persiste.

Pour les deux services de données

Service d'évaluation des salaires DATEV

Service de résultats de paie DATEV