La política de Compras establece las reglas de cómo se realiza una compra: qué se aprueba automáticamente, quién aprueba el resto, a dónde van los paquetes, qué perfil de facturación paga y qué proveedores utilizas. Configúralo una vez, en un lenguaje sencillo, y se aplica a cada pedido y cada incorporación automatizada.

Funcionalidad

Descripción general

La política de Compras es una política impulsada por IA. La escribes con tus propias palabras. ONE te entrevista o lee tus pedidos existentes, direcciones y perfiles de facturación y sugiere un primer borrador.

Una vez que la publicas, Factorial IT la lee cada vez que se revisa un pedido y cada vez que ONE equipa a una nueva contratación durante la incorporación.

Cada empresa tiene una política de Compras.

Política de Compras vs Política de Equipos. La política de Compras cubre cómo se autoriza una compra. La política de Equipos cubre qué tiene derecho cada empleado. No pongas "qué computadora recibe cada rol" aquí. Escribe las restricciones que rigen el pedido en su lugar.

Cómo usar

1. Ve a Compras globales > Configuración. En la tarjeta de Política de Compras, haz clic en Configurar. Si ya existe una política, la tarjeta muestra su estado en su lugar.
2. Elige cómo comenzar. ONE te da dos opciones:
   • Hazme preguntas. ONE pregunta sobre una decisión a la vez y sugiere una respuesta para cada una.
   • Analiza los datos de mi empresa. ONE primero lee tus pedidos, empleados, direcciones de la empresa, perfiles de facturación, países de envío y precios de catálogo. Escribe un borrador completo, te guía a través de él y solo pregunta sobre lo que tus datos no pudieron responder.
3. Responde las preguntas. El editor se sitúa junto a la conversación. Cada vez que una respuesta define parte de la política, ONE la escribe en el borrador para que veas la regla aparecer. Cualquier cosa que escribas en el editor también se guarda automáticamente como un borrador.
4. Haz clic en Publicar cambios en la barra en la parte inferior del editor. Los borradores nunca se aplican hasta que los publiques.

Estado de la política

La pastilla en la parte superior del editor muestra dónde se encuentra la política:

Haz clic en Descartar para desechar ediciones no publicadas. Elige No publicar en el menú del encabezado para dejar de aplicar la política pero mantener tu borrador.

Lo que tu política debe responder

Una política de Compras resuelve cinco preguntas sobre cualquier pedido único. Si tu política responde las cinco en una página, está terminada.

1. ¿Puede proceder el pedido? Indica qué se aprueba automáticamente y qué necesita aprobación. La regla más sencilla que funciona: coincide con la política de Equipos, aprobado automáticamente; cualquier otra cosa necesita aprobación. Un umbral de gasto también funciona.
2. ¿Quién aprueba? Una persona o equipo nombrado, con un contacto. Si es "su gerente", dilo, y verifica que el gerente esté registrado en el perfil del empleado.
3. ¿A dónde va? One destino predeterminado, con su nombre y dirección postal completa. Luego solo las excepciones que realmente tengas.
4. ¿Qué perfil de facturación paga? Da su nombre.
5. ¿A quién compras? El catálogo de Factorial IT, más un criterio de desempate para cuando dos proveedores pueden proporcionar el mismo artículo. Por ejemplo: cero-touch primero, luego stock en el país de entrega, luego precio.

Un perfil de facturación que solo tiene una tarjeta de crédito no puede pagar pedidos de equipos. Si lo nombras como el predeterminado, la regla no puede aplicarse. Factorial IT marca los perfiles que pueden pagar: elige uno de ellos.

Agrega más solo cuando lo necesites

Escribe lo que tus datos muestran y detente ahí. One oficina significa un destino, no una sección por país. Cada uno de los siguientes pertenece a la política solo cuando algo real lo justifica:

• Un modelo de aprobación más amplio. Por ejemplo, una diferencia medida contra la política de Equipos, o un presupuesto por persona que se acumula con el tiempo y sirve como la aprobación misma.
• Varios aprobadores. Indica qué decide quién aprueba (entidad legal, equipo, monto) y qué sucede cuando ese campo está vacío en el perfil del empleado.
• Más de un lugar de entrega. Qué oficina para cada ubicación de trabajo, de dónde provienen las direcciones de casa, qué direcciones guardadas nunca deben usarse y qué hacer en un país de envío sin dirección de la empresa.
• Renovaciones. Cuánto tiempo antes se reemplaza un dispositivo, qué justifica reemplazarlo antes y qué sucede con el antiguo.
• Reglas de gasto, referencias de pedido y alcance. Qué cubre la cuenta, qué campo de PO o centro de costos llenar, y a quiénes no se aplican estas reglas.

Si una regla aún no puede funcionar (nadie llena el campo o el perfil de facturación no puede pagar), mantenla en la política. Márquela como una brecha conocida y escribe qué sucede mientras tanto. Los lectores deben poder distinguir una regla de una intención.

Escribe reglas en las que ONE pueda actuar

• Sé específico. "Los pedidos caros necesitan aprobación" no es una regla. "Por encima de €1,500, Camille aprueba" sí lo es.
• Usa nombres reales. Tus equipos, oficinas, países y proveedores reales, nunca marcadores de posición.
• Da cantidades con una moneda, basadas en lo que realmente cuestan los artículos en tu catálogo.
• Indica qué sucede cuando falta algo, como una ubicación de trabajo o un aprobador para una entidad. ONE nunca inventa un valor predeterminado: si la política no dice nada, el proceso se detiene y te pregunta.
• Escribe cuándo no existe una regla. "Sin límite de precio" anotado es una decisión. Si se deja fuera, parece que olvidaste.

Dónde se aplica tu política

• Revisión de pedidos. La política decide qué necesita tu aprobación, a dónde va el pedido y qué perfil paga.
• Onboarding. Cuando el paso de Compra de equipos está configurado en Automático, ONE lee esta política y la política de Equipos para equipar a la nueva contratación. También sigue cualquier tiempo que escribas aquí, como "manejar el equipo 30 días antes de la fecha de inicio".

Ambas políticas deben estar publicadas para que el paso de incorporación funcione por sí solo. Si alguna de ellas no está publicada, una persona maneja el paso en su lugar.

Resolución de problemas y FAQ

Resolución de problemas

• Tus cambios no se están aplicando. Verifica la pastilla de estado. Si dice No publicado o Cambios pendientes, haz clic en Publicar cambios.
• El paso de equipo de incorporación va a una persona en lugar de ejecutarse automáticamente. Tanto la política de Compras como la política de Equipos deben estar publicadas, y el paso de Compra de equipos debe estar configurado en Automático.
• No se puede pagar un pedido. Es probable que el perfil de facturación predeterminado solo tenga una tarjeta de crédito. Elige un perfil que Factorial IT marque como capaz de pagar.
• ONE se detiene y te hace una pregunta durante un pedido o incorporación. La política no cubre la situación, por ejemplo, una ubicación de trabajo faltante. Agrega una regla para ello.

FAQ

1. ¿Puedo tener más de una política de Compras?
   No. Cada empresa tiene una.
    
2. ¿Cuál es la diferencia entre la política de Compras y la política de Equipos?
   La política de Compras dice cómo se autoriza, entrega y paga una compra. La política de Equipos dice a qué tiene derecho cada empleado.
    
3. ¿Los borradores se aplican a los pedidos?
   No. Solo se aplica la versión publicada.
    
4. ¿Cómo detengo la aplicación de la política sin perderla?
   Elige No publicar en el menú del encabezado. Tu borrador se mantiene.
    
5. ¿ONE completa valores predeterminados que no escribí?
   No. Si la política no cubre un caso, el proceso se detiene y te pregunta.