A política de Compras estabelece as regras de como uma compra acontece: o que é aprovado automaticamente, quem aprova o restante, para onde vão os pacotes, qual perfil de faturamento paga e quais fornecedores você utiliza. Configure uma vez, em linguagem simples, e isso se aplica a cada pedido e a cada integração automatizada.

Funcionalidade

Visão Geral

A política de Compras é uma política impulsionada por IA. Você a escreve com suas próprias palavras. ONE ou entrevista você, ou lê seus pedidos existentes, endereços e perfis de faturamento e sugere um primeiro rascunho.

Uma vez que você a publica, Factorial IT a lê sempre que um pedido é revisado e sempre que ONE equipa uma nova contratação durante a integração.

Cada empresa tem uma política de Compras.

Política de Compras vs Política de Equipamentos. A política de Compras cobre como uma compra é autorizada. A política de Equipamentos cobre o que cada funcionário tem direito. Não coloque "qual laptop cada função recebe" aqui. Escreva as restrições que governam o pedido em vez disso.

Como usar

1. Vá para Compras globais > Configurações. No cartão da Política de Compras, clique em Configurar. Se uma política já existir, o cartão mostrará seu status em vez disso.
2. Escolha como começar. ONE oferece duas opções:
   • Faça-me perguntas. ONE pergunta sobre uma decisão de cada vez e sugere uma resposta para cada.
   • Analise meus dados da empresa. ONE primeiro lê seus pedidos, funcionários, endereços da empresa, perfis de faturamento, países de envio e preços do catálogo. Ele escreve um rascunho completo, passa por ele com você e apenas pergunta sobre o que seus dados não puderam responder.
3. Responda às perguntas. O editor fica ao lado da conversa. Cada vez que uma resposta define parte da política, ONE a escreve no rascunho para que você veja a regra aparecer. Qualquer coisa que você digitar no editor também é salva como um rascunho automaticamente.
4. Clique em Publicar alterações na barra na parte inferior do editor. Rascunhos nunca se aplicam até que você publique.

Status da política

A pílula na parte superior do editor mostra onde a política está:

Clique em Descartar para descartar edições não publicadas. Escolha Despublicar no menu do cabeçalho para parar de aplicar a política, mas mantenha seu rascunho.

O que sua política deve responder

Uma política de Compras responde a cinco perguntas sobre qualquer pedido único. Se sua política responder todas as cinco em uma página, ela está concluída.

1. O pedido pode prosseguir? Diga o que é aprovado automaticamente e o que precisa de aprovação. A regra mais simples que funciona: corresponde à política de Equipamentos, aprovada automaticamente; qualquer outra coisa precisa de aprovação. Um limite de gastos também funciona.
2. Quem aprova? Uma pessoa ou equipe nomeada, com um contato. Se for "seu gerente", diga isso e verifique se o gerente está registrado no perfil do funcionário.
3. Para onde vai? One destino padrão, com seu nome e endereço postal completo. Depois, apenas as exceções que você realmente tem.
4. Qual perfil de faturamento paga? Dê seu nome.
5. De quem você compra? O catálogo da Factorial IT, além de um critério de desempate para quando dois fornecedores podem fornecer o mesmo item. Por exemplo: zero-touch primeiro, depois estoque no país de entrega, depois preço.

Um perfil de faturamento que possui apenas um cartão de crédito não pode pagar por pedidos de equipamentos. Se você nomeá-lo como o padrão, a regra não pode ser aplicada. Factorial IT marca os perfis que podem pagar: escolha um deles.

Adicione mais apenas quando precisar

Escreva o que seus dados mostram e pare por aí. One escritório significa um destino, não uma seção por país. Cada um dos seguintes pertence à política apenas quando algo real o exige:

• Um modelo de aprovação mais abrangente. Por exemplo, uma diferença medida em relação à política de Equipamentos, ou um orçamento por pessoa que se acumula ao longo do tempo e serve como a própria aprovação.
• Vários aprovadores. Diga o que decide quem aprova (entidade legal, equipe, valor) e o que acontece quando esse campo está vazio no perfil do funcionário.
• Mais de um local de entrega. Qual escritório para cada local de trabalho, de onde vêm os endereços residenciais, quais endereços salvos nunca devem ser usados e o que fazer em um país de envio sem endereço da empresa.
• Renovações. Quanto tempo antes um dispositivo é substituído, o que justifica a substituição antecipada e o que acontece com o antigo.
• Regras de gastos, referências de pedidos e escopo. O que a conta cobre, qual campo de PO ou centro de custo preencher e a quem essas regras não se aplicam.

Se uma regra não puder funcionar ainda (ninguém preenche o campo, ou o perfil de faturamento não pode pagar), mantenha-a na política. Marque-a como uma lacuna conhecida e escreva o que acontece nesse meio tempo. Os leitores devem ser capazes de distinguir uma regra de uma intenção.

Escreva regras que ONE pode agir

• Seja específico. "Pedidos caros precisam de aprovação" não é uma regra. "Acima de €1.500, Camille aprova" é.
• Use nomes reais. Suas equipes, escritórios, países e fornecedores reais, nunca espaços reservados.
• Dê valores com uma moeda, com base no que os itens realmente custam em seu catálogo.
• Diga o que acontece quando algo está faltando, como sem local de trabalho ou sem aprovador para uma entidade. ONE nunca inventa um padrão: se a política não diz nada, o processo para e pergunta a você.
• Escreva quando uma regra não existe. "Sem limite de preço" escrito é uma decisão. Deixado de fora, parece que você esqueceu.

Onde sua política se aplica

• Revisão de pedidos. A política decide o que precisa da sua aprovação, para onde o pedido vai e qual perfil paga.
• Onboarding. Quando a etapa Comprar equipamentos está configurada como Automática, ONE lê esta política e a política de Equipamentos para equipar a nova contratação. Ela também segue qualquer cronograma que você escrever aqui, como "gerenciar equipamentos 30 dias antes da data de início".

Ambas as políticas devem ser publicadas para que a etapa de integração funcione sozinha. Se alguma delas estiver não publicada, uma pessoa gerencia a etapa em vez disso.

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

• Suas alterações não estão sendo aplicadas. Verifique a pílula de status. Se disser Não publicado ou Alterações pendentes, clique em Publicar alterações.
• A etapa de equipamentos de integração vai para uma pessoa em vez de rodar automaticamente. Tanto a política de Compras quanto a política de Equipamentos devem estar publicadas, e a etapa Comprar equipamentos deve estar configurada como Automática.
• Um pedido não pode ser pago. O perfil de faturamento padrão provavelmente possui apenas um cartão de crédito. Escolha um perfil que Factorial IT marque como capaz de pagar.
• ONE para e pergunta a você uma questão durante um pedido ou integração. A política não cobre a situação, por exemplo, um local de trabalho ausente. Adicione uma regra para isso.

FAQ

1. Posso ter mais de uma política de Compras?
   Não. Cada empresa tem uma.
    
2. Qual é a diferença entre a política de Compras e a política de Equipamentos?
   A política de Compras diz como uma compra é autorizada, entregue e paga. A política de Equipamentos diz o que cada funcionário tem direito.
    
3. Os rascunhos se aplicam a pedidos?
   Não. Apenas a versão publicada se aplica.
    
4. Como posso parar de aplicar a política sem perdê-la?
   Escolha Despublicar no menu do cabeçalho. Seu rascunho é mantido.
    
5. ONE preenche padrões que não escrevi?
   Não. Se a política não cobre um caso, o processo para e pergunta a você.