La política de compres estableix les regles sobre com es realitza una compra: què s'aprova automàticament, qui aprova la resta, on van els paquets, quin perfil de facturació paga i quins proveïdors utilitzes. Configura-ho una vegada, en un llenguatge senzill, i s'aplicarà a cada comanda i a cada incorporació automatitzada.

Funció/Funcionalitat

Visió general

La política de compres és una política impulsada per IA. La redactes amb les teves pròpies paraules. ONE et fa una entrevista o llegeix les teves comandes existents, adreces i perfils de facturació i suggereix un primer esborrany.

Un cop la publiques, Factorial IT la llegeix cada vegada que es revisa una comanda i cada vegada que ONE equipa una nova contractació durant la incorporació.

Cada empresa té una política de compres.

Política de compres vs Política d'equipament. La política de compres cobreix com s'autoritza una compra. La política d'equipament cobreix què té dret a cada empleat/ada. No posis "quin ordinador portàtil rep cada rol" aquí. Escriu les limitacions que governen la comanda en canvi.

Com utilitzar

1. Ves a Compres globals > Configuració. A la targeta de Política de compres, clica Configuració. Si ja existeix una política, la targeta mostra el seu estat en comptes d'això.
2. Tria com començar. ONE et dona dues opcions:
   • Fes-me preguntes. ONE pregunta sobre una decisió a la vegada i suggereix una resposta per a cadascuna.
   • Analitza les dades de la meva empresa. ONE primer llegeix les teves comandes, empleats, adreces de l'empresa, perfils de facturació, països d'enviament i preus del catàleg. Escriu un esborrany complet, et guia a través d'ell, i només pregunta sobre allò que les teves dades no poden respondre.
3. Respon les preguntes. L'editor se situa al costat de la conversa. Cada vegada que una resposta estableix part de la política, ONE l'escriu a l'esborrany perquè vegis com apareix la regla. Tot el que escriguis a l'editor també es guarda automàticament com un esborrany.
4. Clica Publicar canvis a la barra a la part inferior de l'editor. Els esborranys mai s'apliquen fins que els publiques.

Estat de la política

La pastilla a la part superior de l'editor mostra on es troba la política:

Clica Descartar per llençar edicions no publicades. Tria No publicar del menú de capçalera per deixar d'aplicar la política però mantenir el teu esborrany.

Què ha de respondre la teva política

Una política de compres resol cinc preguntes sobre qualsevol comanda individual. Si la teva política respon a les cinc en una sola pàgina, està acabada.

1. Podeu continuar amb la comanda? Digues què s'aprova automàticament i què necessita aprovació. La regla més senzilla que funciona: coincideix amb la política d'equipament, aprovat automàticament; qualsevol altra cosa, necessita aprovació. Un límit de despesa també funciona.
2. Qui aprova? Una persona o equip nomenat, amb un contacte. Si és "el seu/a gestor/a", digues-ho, i comprova que el gestor/a està registrat/a al perfil de l'empleat/ada.
3. On va? One destinació per defecte, amb el seu nom i adreça postal completa. Després només les excepcions que realment tinguis.
4. Quin perfil de facturació paga? Dona el seu nom.
5. De qui compres? El catàleg de Factorial IT, més un desempat per quan dos proveïdors poden proporcionar l'article mateix. Per exemple: zero-touch primer, després estoc al país d'enviament, després preu.

Un perfil de facturació que només té una targeta de crèdit no pot pagar comandes d'equipament. Si el nomenes com a per defecte, la regla no es pot aplicar. Factorial IT marca els perfils que poden pagar: tria un d'ells.

Afegeix més només quan ho necessitis

Escriu el que les teves dades mostren, i atura't aquí. One oficina significa una destinació, no una secció per país. Cada un dels següents pertany a la política només quan alguna cosa real ho requereix:

• Un model d'aprovació més ampli. Per exemple, una diferència mesurada contra la política d'equipament, o un pressupost per persona que s'acumula amb el temps i serveix com a aprovació en si mateixa.
• Vàries persones que aproven. Digues què decideix qui aprova (entitat legal, equip, quantitat) i què passa quan aquest camp està buit al perfil de l'empleat/ada.
• Més d'una ubicació d'enviament. Quina oficina per a cada ubicació de treball, d'on provenen les adreces de casa, quines adreces desades no s'han d'utilitzar mai, i què fer en un país d'enviament sense adreça d'empresa.
• Renovacions. Quant de temps abans que un dispositiu sigui reemplaçat, què justifica reemplaçar-lo aviat, i què passa amb l'antic.
• Regles de despesa, referències de comanda i abast. Què cobreix el compte, quin camp de PO o centre de costos omplir, i a qui aquestes regles no s'apliquen.

Si una regla no pot funcionar encara (ningú omple el camp, o el perfil de facturació no pot pagar), mantingues-la a la política. Marca-la com una bretxa coneguda i escriu què passa mentrestant. Els lectors han de poder distingir una regla d'una intenció.

Escriu regles que ONE pugui aplicar

• Sé específic. "Les comandes cares necessiten aprovació" no és una regla. "Per sobre de 1.500 €, Camille aprova" sí que ho és.
• Utilitza noms reals. Els teus equips, oficines, països i proveïdors reals, mai substituts.
• Dona quantitats amb una moneda, basat en el que els articles realment costen al teu catàleg.
• Digueu què passa quan falta alguna cosa, com ara cap ubicació de treball o cap aprovador per a una entitat. ONE mai inventa un valor per defecte: si la política no diu res, el procés s'atura i et pregunta.
• Escriu quan una regla no existeix. "Sense límit de preu" escrit és una decisió. Si es deixa de costat, sembla que t'has oblidat.

On s'aplica la teva política

• Revisió de comandes. La política decideix què necessita la teva aprovació, on va la comanda i quin perfil paga.
• Onboarding. Quan el pas de Compra d'equipament està configurat a Automàtic, ONE llegeix aquesta política i la política d'equipament per equipar la nova contractació. També segueix qualsevol temporització que escriguis aquí, com ara "gestionar equipament 30 dies abans de la data d'inici".

Ambdues polítiques han de ser publicades perquè el pas d'incorporació funcioni per si sol. Si alguna d'elles no està publicada, una persona gestiona el pas en el seu lloc.

Resolució de problemes i FAQ

Resolució de problemes

• Els teus canvis no s'estan aplicant. Comprova la pastilla d'estat. Si diu No publicat o Canvis pendents, clica Publicar canvis.
• El pas d'equipament d'incorporació va a una persona en comptes de funcionar automàticament. Tant la política de compres com la política d'equipament han de ser publicades, i el pas de Compra d'equipament ha d'estar configurat a Automàtic.
• Una comanda no pot ser pagada. El perfil de facturació per defecte probablement només té una targeta de crèdit. Tria un perfil que Factorial IT marca com a capaç de pagar.
• ONE s'atura i et fa una pregunta durant una comanda o incorporació. La política no cobreix la situació, per exemple, una ubicació de treball que falta. Afegeix una regla per a això.

FAQ

1. Puc tenir més d'una política de compres?
   No. Cada empresa té una.
    
2. Quina és la diferència entre la política de compres i la política d'equipament?
   La política de compres diu com s'autoritza, entrega i paga una compra. La política d'equipament diu a què té dret cada empleat/ada.
    
3. Els esborranys s'apliquen a les comandes?
   No. Només s'aplica la versió publicada.
    
4. Com puc deixar d'aplicar la política sense perdre-la?
   Tria No publicar del menú de capçalera. El teu esborrany es manté.
    
5. ONE omple valors per defecte que no he escrit?
   No. Si la política no cobreix un cas, el procés s'atura i et pregunta.