La inscripción automática te permite mantener actualizados a los/as participantes de tu curso de formación sin añadir personas manualmente. Al crear una regla de inscripción basada en criterios de audiencia, cualquier persona que actualmente coincida con la regla—y cualquier persona que coincida en el futuro—se inscribirá automáticamente en el curso.
Vista general
La inscripción automática ayuda a garantizar que las personas adecuadas estén inscritas en cursos de formación obligatorios o recurrentes.
Puedes crear una regla de inscripción automática por curso utilizando criterios de audiencia como:
- Equipo
- Ubicación
- Entidad legal
- Rol laboral
- Reportes directos de un/a manager
Cuando guardes la regla, puedes elegir si:
- Inscribir a todos los que actualmente coincidan con los criterios
- Aplicar la regla solo a personas que coincidan con los criterios en el futuro
- Asignar automáticamente a los/as participantes inscritos a un grupo de formación específico, o dejarlos pendientes de asignación
Antes de guardar, una vista previa en vivo muestra:
- Cuántas personas coinciden con los criterios seleccionados
- Cuántas de esas personas ya están inscritas en el curso
Cuándo y por qué usarlo
Usa la inscripción automática cuando desees:
- Asignar formación obligatoria a equipos o grupos específicos
- Asegurar que las nuevas contrataciones se inscriban automáticamente cuando se unan a la audiencia relevante
- Reducir la administración manual y mantener las inscripciones de los cursos actualizadas automáticamente
La inscripción automática solo añade participantes a un curso. Las personas no son eliminadas automáticamente si ya no coinciden con los criterios de audiencia.
Cómo usar
- En tu barra lateral, ve a Formaciones
- Abre el curso de formación que deseas gestionar
- Accede a la Configuración del curso en la parte superior izquierda
- En Inscripción, activa el interruptor para Inscripción automática
- Define la audiencia seleccionando los criterios deseados (por ejemplo, Equipo, Entidad legal o Rol laboral)
- Elige si:
- Inscribir ahora
- Inscribir coincidencias futuras
- (Opcional) Selecciona el grupo de formación al que se deben asignar los/as nuevos/as participantes inscritos/as
- Revisa la vista previa en vivo para verificar:
- El número de personas coincidentes
- El número de personas ya inscritas
- Guarda la regla
Después de que la regla se guarde, cualquier persona que comience a coincidir con la audiencia en el futuro se inscribirá automáticamente en el curso.
Si las personas que se esperaban inscribir no fueron añadidas, verifica que coincidan con todos los criterios de audiencia seleccionados y confirma que la regla de inscripción automática se ha guardado correctamente. Si seleccionaste Inscribir coincidencias futuras, las personas coincidentes existentes no se inscribirán automáticamente.
Si alguien ya no coincide con la audiencia pero sigue inscrito, este es un comportamiento esperado. La inscripción automática solo añade participantes. No elimina automáticamente a las personas que ya no coinciden con la regla.
Si la vista previa en vivo no muestra el número esperado de personas, revisa los criterios de audiencia seleccionados y verifica que la información relevante del/la empleado/a (como equipo, ubicación o rol laboral) esté configurada correctamente.
Consejos y mejores prácticas
- Usa Inscribir coincidencias futuras al introducir la inscripción automática para evitar inscribir a personas que ya cumplen con los criterios
- Revisa la vista previa en vivo antes de guardar para confirmar la audiencia esperada
- Asigna a los/as participantes directamente a un grupo de formación si diferentes grupos siguen diferentes horarios o sesiones de formación
- Revisa periódicamente tus reglas de inscripción para asegurarte de que aún reflejan la estructura de tu organización
FAQ
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¿Cuántas reglas de inscripción automática puedo crear por curso?
Cada curso admite una regla de inscripción automática.
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¿Las nuevas contrataciones se inscribirán automáticamente?
Sí. Cualquiera que comience a coincidir con los criterios de audiencia seleccionados después de que se guarde la regla se inscribirá automáticamente.
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¿Puedo inscribir a los/as participantes en un grupo de formación automáticamente?
Sí. Puedes elegir asignar a los/as participantes coincidentes directamente a un grupo de formación específico o dejarlos pendientes de asignación.
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¿Los/as participantes son eliminados automáticamente si ya no coinciden con la audiencia?
No. La inscripción automática es solo aditiva. Los/as participantes permanecen inscritos/as a menos que se les elimine manualmente.
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¿Puedo aplicar la regla solo a futuras contrataciones?
Sí. Selecciona Inscribir coincidencias futuras para aplicar la regla solo a las personas que comiencen a coincidir con la audiencia después de que se cree la regla.