Die automatische Einschreibung ermöglicht es Ihnen, Ihre Teilnehmer*innen an Schulungskursen auf dem neuesten Stand zu halten, ohne Personen manuell hinzuzufügen. Durch die Erstellung einer Einschreiberegel basierend auf Zielgruppenkriterien wird jede*r, der/die derzeit die Regel erfüllt – und jede*r, der/die dies in Zukunft tun wird – automatisch in den Kurs eingeschrieben.
Übersicht
Die automatische Einschreibung hilft sicherzustellen, dass die richtigen Personen in obligatorische oder wiederkehrende Schulungskurse eingeschrieben sind.
Sie können eine automatische Einschreiberegel pro Kurs erstellen, indem Sie Zielgruppenkriterien wie folgende auswählen:
- Team
- Standort
- Rechtsträger
- Berufsrolle
- Direktberichte eines Managers
Wenn Sie die Regel speichern, können Sie wählen, ob Sie:
- Alle einschreiben möchten, die derzeit die Kriterien erfüllen
- Die Regel nur auf Personen anwenden möchten, die in Zukunft die Kriterien erfüllen
- Eingeschriebene Teilnehmer*innen automatisch einer bestimmten Schulungsgruppe zuweisen oder sie zur Zuweisung ausstehend lassen möchten
Vor dem Speichern zeigt eine Live-Vorschau:
- Wie viele Personen die ausgewählten Kriterien erfüllen
- Wie viele dieser Personen bereits im Kurs eingeschrieben sind
Wann und warum es zu verwenden ist
Verwenden Sie die automatische Einschreibung, wenn Sie:
- Obligatorische Schulungen bestimmten Teams oder Gruppen zuweisen möchten
- Sicherstellen möchten, dass neue Mitarbeitende automatisch eingeschrieben werden, wenn sie zur relevanten Zielgruppe gehören
- Die manuelle Verwaltung reduzieren und die Kursanmeldungen automatisch aktuell halten möchten
Die automatische Einschreibung fügt nur Teilnehmer*innen zu einem Kurs hinzu. Personen werden nicht automatisch entfernt, wenn sie die Zielgruppenkriterien nicht mehr erfüllen.
So verwenden Sie es
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Schulungen
- Öffnen Sie den Schulungskurs, den Sie verwalten möchten
- Greifen Sie auf die Kurseinstellungen oben links zu
- Aktivieren Sie im Bereich Einschreibung den Schalter für Automatische Einschreibung
- Definieren Sie die Zielgruppe, indem Sie die gewünschten Kriterien auswählen (zum Beispiel Team, Rechtsträger oder Berufsrolle)
- Wählen Sie, ob Sie:
- Jetzt einschreiben möchten
- Zukünftige Übereinstimmungen einschreiben möchten
- (Optional) Wählen Sie die Schulungsgruppe aus, der neu eingeschriebene Teilnehmer*innen zugewiesen werden sollen
- Überprüfen Sie die Live-Vorschau, um zu verifizieren:
- Die Anzahl der übereinstimmenden Personen
- Die Anzahl der bereits eingeschriebenen Personen
- Speichern Sie die Regel
Nachdem die Regel gespeichert wurde, wird jede*r, der/die in Zukunft die Zielgruppe erfüllt, automatisch in den Kurs eingeschrieben.
Wenn Personen, die erwartet wurden, nicht eingeschrieben wurden, überprüfen Sie, ob sie alle ausgewählten Zielgruppenkriterien erfüllen und bestätigen Sie, dass die Regel für die automatische Einschreibung erfolgreich gespeichert wurde. Wenn Sie „Zukünftige Übereinstimmungen einschreiben“ ausgewählt haben, werden bereits übereinstimmende Personen nicht automatisch eingeschrieben.
Wenn jemand nicht mehr zur Zielgruppe gehört, aber weiterhin eingeschrieben ist, ist dies das erwartete Verhalten. Die automatische Einschreibung fügt nur Teilnehmer*innen hinzu. Sie entfernt nicht automatisch Personen, die die Regel nicht mehr erfüllen.
Wenn die Live-Vorschau nicht die erwartete Anzahl an Personen anzeigt, überprüfen Sie die ausgewählten Zielgruppenkriterien und vergewissern Sie sich, dass die relevanten Informationen zu Mitarbeitenden (wie Team, Standort oder Berufsrolle) korrekt konfiguriert sind.
Tipps und bewährte Verfahren
- Verwenden Sie „Zukünftige Übereinstimmungen einschreiben“, wenn Sie die automatische Einschreibung einführen, um zu vermeiden, dass Personen eingeschrieben werden, die bereits die Kriterien erfüllen
- Überprüfen Sie die Live-Vorschau vor dem Speichern, um die erwartete Zielgruppe zu bestätigen
- Weisen Sie Teilnehmer*innen direkt einer Schulungsgruppe zu, wenn verschiedene Gruppen unterschiedlichen Schulungsplänen oder -sitzungen folgen
- Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Einschreiberegeln, um sicherzustellen, dass sie weiterhin die Struktur Ihrer Organisation widerspiegeln.
FAQ
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Wie viele automatische Einschreiberegeln kann ich pro Kurs erstellen?
Jeder Kurs unterstützt eine automatische Einschreiberegel.
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Werden neue Mitarbeitende automatisch eingeschrieben?
Ja. Jede*r, der/die nach dem Speichern der Regel beginnt, die ausgewählten Zielgruppenkriterien zu erfüllen, wird automatisch eingeschrieben.
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Kann ich Teilnehmer*innen automatisch in eine Schulungsgruppe einschreiben?
Ja. Sie können wählen, ob Sie übereinstimmende Teilnehmer*innen direkt einer bestimmten Schulungsgruppe zuweisen oder sie zur Zuweisung ausstehend lassen möchten.
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Werden Teilnehmer*innen automatisch entfernt, wenn sie nicht mehr zur Zielgruppe gehören?
Nein. Die automatische Einschreibung ist nur additiv. Teilnehmer*innen bleiben eingeschrieben, es sei denn, sie werden manuell entfernt.
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Kann ich die Regel nur auf zukünftige Mitarbeitende anwenden?
Ja. Wählen Sie „Zukünftige Übereinstimmungen einschreiben“, um die Regel nur auf Personen anzuwenden, die nach der Erstellung der Regel beginnen, die Zielgruppe zu erfüllen.