Cada proceso de incorporación se ejecuta como un ticket con una tarea por paso. Este artículo explica cómo configurar cada paso, desde el ticket en sí hasta el correo electrónico, cuentas SaaS y equipos, para que las nuevas contrataciones tengan lo que necesitan en su primer día.

Funcionalidad

Resumen

Antes de comenzar: tu sistema de recursos humanos debe estar conectado. Factorial IT lo usa para detectar las llegadas próximas y sus fechas de inicio. Consulta Configurar la sincronización de RRHH.

Los pasos comparten un conjunto de controles: Incluir este paso en la incorporación, Autonomía, Asignatario por defecto, Programación y Fecha de vencimiento. Estos controles, y el diseño de la página, se explican en Comprender la configuración de la incorporación. Este artículo cubre lo que es específico de cada paso.

Cómo usar

1. Ve a Personas > Configuración.
2. Abre la pestaña Onboarding.
3. Haz clic en un paso. Sus configuraciones se abrirán en un modal.
4. Configura el paso como se describe a continuación y guarda.

Crear ticket de incorporación

Cada incorporación comienza con este ticket, y cada otra tarea reside en él. Encuentras Crear ticket de incorporación bajo Información del ticket.

• Automático: Factorial IT abre el ticket en la fecha programada.
• Manual: tú abres el ticket para cada nueva contratación. Abre el panel de la contratación (se aterriza en la pestaña Tickets) y haz clic en Iniciar incorporación. Factorial IT no crea un ticket ni envía ninguna notificación por sí mismo.

Con Automático, Programación indica cuánto tiempo antes de la fecha de inicio se abre el ticket:

• 30 días (recomendado)
• 45 días
• 60 días
• Tan pronto como la contratación aparezca en tu sistema de RRHH

Si una contratación se sincroniza después de que haya comenzado esa ventana, el ticket se abre de inmediato. Si una contratación no tiene fecha de inicio próxima, no se abre ningún ticket.

El ticket se nombra Nombre Apellido - Onboarding. Utiliza el Asignatario por defecto, Prioridad por defecto y Suscriptores por defecto establecidos bajo Información del ticket.

Activa Agregar ONE como agente si deseas que ONE ayude en cada nuevo ticket de incorporación. ONE sigue el progreso, sugiere los siguientes pasos y envía recordatorios. Consulta El ticket de incorporación en Comprender la configuración de la incorporación.

Confirmar información de incorporación

Este paso revisa los datos que tu sistema de RRHH envió, solicita cualquier cosa que falte y obtiene la dirección de correo electrónico de trabajo confirmada. Siempre está incluido.

• Automático: Factorial IT confirma la información en la fecha programada.
• Manual: tú lo confirmas.

El Asignatario por defecto es la persona que decide cuándo Factorial IT necesita una respuesta sobre este paso.

Si Provisionar correo electrónico está incluido, este paso también muestra un bloque de Correo electrónico profesional. Decide si Factorial IT crea la dirección de trabajo:

• Crear con Factorial IT: la dirección se pasa a la tarea de Provisionar correo electrónico. Necesitas un proveedor de correo electrónico conectado.
• No crear: la dirección ya existe, o alguien la creará más tarde.

Provisionar correo electrónico

Este paso crea el buzón de trabajo en tu proveedor de identidad y entrega el inicio de sesión. Solo se ejecuta cuando se necesita crear una dirección. Desactiva el paso si nunca deseas que se creen buzones para nuevas contrataciones.

• Automático: Factorial IT crea el buzón y envía el inicio de sesión a la persona adecuada.
• Manual: tú creas el buzón y pasas el inicio de sesión.

Si se establece más de una instancia de SaaS como proveedor de correo electrónico, Automático muestra un campo adicional, Crear direcciones automáticamente en. Factorial IT crea la dirección en cada proveedor que marques. Un administrador crea el resto desde la incorporación.

Dentro de una incorporación, el paso de correo electrónico lista esos proveedores bajo Seleccionar proveedor de correo electrónico, cada uno con su dominio. Cada uno comienza con la dirección de la contratación en ese dominio, o con una sugerida. Cada proveedor que marques necesita una dirección antes de que el paso avance.

Necesitas un proveedor de correo electrónico conectado que pueda crear buzones. Hasta que haya uno, la fila muestra Omitir y el modal solo enlaza a la configuración del proveedor. Consulta Conectar tu proveedor de correo electrónico.

Entrega de credenciales decide quién recibe el inicio de sesión del empleado:

• Enviar al propietario de la tarea
• Enviar al empleado

El Asignatario por defecto es el responsable del paso del buzón y recibe cualquier pregunta sobre el inicio de sesión.

Provisionar cuentas SaaS

Este paso solo se muestra cuando la Gestión de SaaS está activada para tu cuenta.

Comienza una vez que existe el correo electrónico de trabajo. Los SaaS conectados obtienen la cuenta automáticamente. Para los SaaS que rastreas manualmente, cada propietario de SaaS recibe una tarea. Desactiva el paso si nunca deseas que se creen cuentas SaaS para nuevas contrataciones.

• Automático: en la fecha programada, los SaaS conectados se configuran automáticamente y los propietarios de SaaS rastreados manualmente reciben una tarea.
• Manual: el propietario de la tarea elige el SaaS y comienza el aprovisionamiento.

Establece tanto un día como una hora bajo Programación, o no podrás guardar.

Tus reglas de aprovisionamiento deciden qué SaaS, grupos, roles y licencias recibe cada persona. Consulta Configurar reglas de aprovisionamiento.

Comprar equipo

Este paso prepara el equipo de la nueva contratación y lo ordena. Desactívalo cuando las contrataciones usen su propio dispositivo.

Con Automático, ONE maneja todo el paso. Necesita una política de Equipos publicada y una política de Compras publicada.

Para la configuración del paso y cómo ONE lo maneja, consulta Agente de Equipos.

Solución de Problemas y FAQ

Solución de Problemas

• No se abrió ningún ticket para una nueva contratación. La contratación puede no tener fecha de inicio próxima en tu sistema de RRHH. Con Manual, nada se abre hasta que hagas clic en Iniciar incorporación.
• La fila de Provisionar correo electrónico muestra Omitir. No hay proveedor de correo electrónico capaz de crear buzones conectado, o el paso está desactivado.
• No puedes guardar Provisionar cuentas SaaS. Establece tanto un día como una hora bajo Programación.
• Falta el paso de SaaS. La Gestión de SaaS no está activada para tu cuenta.
• El paso de correo electrónico no continuará. Cada proveedor que marcaste bajo Seleccionar proveedor de correo electrónico necesita una dirección.

FAQ

1. ¿Qué sucede con una contratación sincronizada después de que la ventana del ticket ha comenzado?
   El ticket se abre de inmediato.
    
2. ¿Puedo desactivar Confirmar información de incorporación?
   No. Siempre está incluido.
    
3. ¿Quién recibe el inicio de sesión del nuevo empleado?
   El propietario de la tarea o el empleado, dependiendo de Entrega de credenciales.
    
4. ¿Qué sucede con los SaaS que no están conectados?
   Sus propietarios reciben una tarea para crear la cuenta manualmente.
    
5. ¿Las nuevas contrataciones pueden obtener una dirección en más de un proveedor de correo electrónico?
   Sí. Marca cada proveedor bajo Crear direcciones automáticamente en. Un administrador crea las direcciones en los demás desde la incorporación.