Jedes Onboarding läuft als Ticket mit einer Aufgabe pro Schritt. Dieser Artikel erklärt, wie man jeden Schritt einrichtet, vom Ticket selbst über E-Mail, SaaS-Konten und Ausrüstung, damit neue Mitarbeitende am ersten Tag alles haben, was sie brauchen.

Funktion/Feature

Überblick

Bevor du beginnst: Dein HR-System muss verbunden sein. Factorial IT nutzt es, um bevorstehende Ankünfte und deren Startdaten zu erkennen. Siehe HR-Synchronisation einrichten.

Schritte teilen sich eine Reihe von Steuerungen: Dieser Schritt im Onboarding einbeziehen, Autonomie, Standardzugewiesener, Planung und Fälligkeitsdatum. Diese Steuerungen und das Layout der Seite werden in Onboarding-Einstellungen verstehen erklärt. Dieser Artikel behandelt das, was spezifisch für jeden Schritt ist.

Wie man es verwendet

1. Gehe zu Personen > Einstellungen.
2. Öffne den Onboarding-Reiter.
3. Klicke auf einen Schritt. Seine Einstellungen öffnen sich in einem Modal.
4. Setze den Schritt wie unten beschrieben und speichere.

Onboarding-Ticket erstellen

Jedes Onboarding beginnt mit diesem Ticket, und jede andere Aufgabe lebt darauf. Du findest Onboarding-Ticket erstellen unter Ticketinformationen.

• Automatisch: Factorial IT öffnet das Ticket am geplanten Datum.
• Manuell: Du öffnest das Ticket für jede neue Einstellung. Öffne das Panel der Einstellung (es landet auf dem Tickets-Reiter) und klicke auf Onboarding starten. Factorial IT erstellt kein Ticket und sendet keine Benachrichtigung von selbst.

Mit Automatisch sagt Planung, wie lange vor dem Startdatum das Ticket geöffnet wird:

• 30 Tage (empfohlen)
• 45 Tage
• 60 Tage
• So bald wie die Einstellung in deinem HR-System erscheint

Wenn eine Einstellung nach diesem Zeitraum synchronisiert wird, öffnet sich das Ticket sofort. Wenn eine Einstellung kein bevorstehendes Startdatum hat, öffnet sich kein Ticket.

Das Ticket trägt den Namen Vorname Nachname - Onboarding. Es verwendet den Standardzugewiesenen, Standardpriorität und Standardabonnenten, die unter Ticketinformationen festgelegt sind.

Aktiviere ONE als Agent hinzufügen, wenn du möchtest, dass ONE bei jedem neuen Onboarding-Ticket hilft. ONE verfolgt den Fortschritt, schlägt nächste Schritte vor und sendet Erinnerungen. Siehe Das Onboarding-Ticket in Onboarding-Einstellungen verstehen.

Onboarding-Informationen bestätigen

Dieser Schritt überprüft die Daten, die dein HR-System gesendet hat, fordert alles an, was fehlt, und lässt die Arbeits-E-Mail-Adresse bestätigen. Sie ist immer enthalten.

• Automatisch: Factorial IT bestätigt die Informationen am geplanten Datum.
• Manuell: Du bestätigst sie.

Der Standardzugewiesene ist die Person, die entscheidet, wann Factorial IT eine Antwort zu diesem Schritt benötigt.

Wenn E-Mail bereitstellen enthalten ist, zeigt dieser Schritt auch einen Block Berufliche E-Mail. Er entscheidet, ob Factorial IT die Arbeitsadresse erstellt:

• Erstellen mit Factorial IT: Die Adresse wird an die Aufgabe E-Mail bereitstellen weitergegeben. Du benötigst einen verbundenen E-Mail-Anbieter.
• Nicht erstellen: Die Adresse existiert bereits oder jemand wird sie später erstellen.

E-Mail bereitstellen

Dieser Schritt erstellt das Arbeits-Postfach in deinem Identitätsanbieter und liefert die Anmeldedaten. Er läuft nur, wenn eine Adresse erstellt werden muss. Schalte den Schritt aus, wenn du nie Postfächer für neue Einstellungen erstellen lassen möchtest.

• Automatisch: Factorial IT erstellt das Postfach und sendet die Anmeldedaten an die richtige Person.
• Manuell: Du erstellst das Postfach und gibst die Anmeldedaten weiter.

Wenn mehr als eine SaaS-Instanz als E-Mail-Anbieter festgelegt ist, zeigt Automatisch ein zusätzliches Feld, Adressen automatisch erstellen auf. Factorial IT erstellt die Adresse bei jedem Anbieter, den du ankreuzt. Ein Administrator erstellt den Rest aus dem Onboarding.

Innerhalb eines Onboardings listet der E-Mail-Schritt diese Anbieter unter E-Mail-Anbieter auswählen, jeder mit seiner Domain. Jeder beginnt mit der Adresse der Einstellung auf dieser Domain oder mit einer vorgeschlagenen. Jeder Anbieter, den du ankreuzt, benötigt eine Adresse, bevor der Schritt fortschreitet.

Du benötigst einen verbundenen E-Mail-Anbieter, der Postfächer erstellen kann. Bis es einen gibt, zeigt die Zeile Überspringen an und das Modal verlinkt nur zur Anbieter-Einrichtung. Siehe Verbinde deinen E-Mail-Anbieter.

Lieferung der Anmeldedaten entscheidet, wer die Anmeldedaten des Mitarbeitenden erhält:

• An den Aufgabeninhaber senden
• An den Mitarbeitenden senden

Der Standardzugewiesene ist für den Postfachschritt zuständig und erhält alle Fragen zu den Anmeldedaten.

SaaS-Konten bereitstellen

Dieser Schritt wird nur angezeigt, wenn das SaaS-Management für dein Konto aktiviert ist.

Er beginnt, sobald die Arbeits-E-Mail existiert. Verbundene SaaS erhalten das Konto automatisch. Für SaaS, die du manuell verfolgst, erhält jeder SaaS-Eigentümer eine Aufgabe. Schalte den Schritt aus, wenn du nie SaaS-Konten für neue Einstellungen erstellen lassen möchtest.

• Automatisch: Am geplanten Datum werden verbundene SaaS automatisch eingerichtet und Eigentümer von manuell verfolgten SaaS erhalten eine Aufgabe.
• Manuell: Der Aufgabeninhaber wählt die SaaS aus und startet die Bereitstellung.

Setze sowohl einen Tag als auch eine Uhrzeit unter Planung, oder du kannst nicht speichern.

Deine Bereitstellungsregeln entscheiden, welche SaaS, Gruppen, Rollen und Lizenzen jede Person erhält. Siehe Bereitstellungsregeln einrichten.

Ausrüstung kaufen

Dieser Schritt bereitet die Ausrüstung des neuen Mitarbeitenden vor und bestellt sie. Schalte ihn aus, wenn die Mitarbeitenden ihre eigenen Geräte verwenden.

Mit Automatisch übernimmt ONE den gesamten Schritt. Er benötigt eine veröffentlichte Ausrüstungspolitik und eine veröffentlichte Einkaufspolitik.

Für die Einstellungen des Schrittes und wie ONE damit umgeht, siehe Ausrüstungsagent.

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Kein Ticket für eine neue Einstellung geöffnet. Die Einstellung hat möglicherweise kein bevorstehendes Startdatum in deinem HR-System. Mit Manuell öffnet sich nichts, bis du auf Onboarding starten klickst.
• Die Zeile E-Mail bereitstellen zeigt Überspringen. Kein E-Mail-Anbieter, der Postfächer erstellen kann, ist verbunden oder der Schritt ist deaktiviert.
• Du kannst SaaS-Konten nicht speichern. Setze sowohl einen Tag als auch eine Uhrzeit unter Planung.
• Der SaaS-Schritt fehlt. SaaS-Management ist nicht für dein Konto aktiviert.
• Der E-Mail-Schritt wird nicht fortgesetzt. Jeder Anbieter, den du unter E-Mail-Anbieter auswählen angekreuzt hast, benötigt eine Adresse.

FAQ

1. Was passiert mit einer Einstellung, die nach Beginn des Ticketzeitraums synchronisiert wird?
   Das Ticket öffnet sich sofort.
    
2. Kann ich Onboarding-Informationen bestätigen deaktivieren?
   Nein. Es ist immer enthalten.
    
3. Wer erhält die Anmeldedaten des neuen Mitarbeitenden?
   Der Aufgabeninhaber oder der Mitarbeitende, je nach Lieferung der Anmeldedaten.
    
4. Was passiert mit SaaS, die nicht verbunden sind?
   Ihre Eigentümer erhalten eine Aufgabe, um das Konto manuell zu erstellen.
    
5. Können neue Einstellungen eine Adresse bei mehr als einem E-Mail-Anbieter erhalten?
   Ja. Kreuze jeden Anbieter unter Adressen automatisch erstellen auf an. Ein Administrator erstellt die Adressen bei den anderen aus dem Onboarding.