In Factorial HR bestimmen die Dokumentenberechtigungen, welche Akionisten jeden Benutzer auf der Plattform realisieren können. In diesem Artikel werden alle verfügbaren Berechtigungen erläutert, wie zum Beispiel Dokumente erstellt, bearbeitet, verschickt oder gesendet.
Die Mitarbeiter müssen der entsprechenden Berechtigungsgruppe zugeordnet sein, damit die Vertragsberechtigungen gelten.
So richten Sie die Berechtigungen für Ihre Dokumente ein
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen .
- Klicken Sie auf Berechtigungen
- Wählen Sie den Abschnitt „Dokumente“ aus.
- Berechtigungen aktivieren oder deaktivieren
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ .
Bei einigen Berechtigungen können Sie in Factorial den spezifischen Umfang einer Berechtigung festlegen: Sie entscheiden, bei wem ein Benutzer eine bestimmte Aktion ausführen darf.
- Für sich selbst : Nur auf ihrem eigenen Profil/ihren eigenen Daten.
- Für direkte und indirekte Untergebene: Für Mitarbeiter, die ihnen direkt oder über eine Hierarchie unterstellt sind.
- Für Personen in Teams, die sie leiten: Nur für Mitglieder von Teams, die sie managen.
- Für Personen innerhalb ihrer juristischen Person: Alle Personen in ihrer Abteilung, Niederlassung oder Unternehmenseinheit.
- Für das gesamte Unternehmen: Für alle Mitarbeiter der Organisation.
Dokumentenberechtigungen
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Private Firmendokumente bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, vertrauliche Firmendokumente hochzuladen und zu löschen, die nur Benutzern mit der entsprechenden Autorisierung zugänglich sind.Der Benutzer benötigt die Berechtigung , interne Firmendokumente einzusehen.
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Dokumente börsennotierter Unternehmen bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, öffentliche Unternehmensdokumente hochzuladen, zu löschen und deren Sichtbarkeit zu verwalten, die vom gesamten Unternehmen eingesehen werden können.Der Benutzer muss die Berechtigung haben , Dokumente des öffentlichen Unternehmens einzusehen.
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Siehe Dokumente des Privatunternehmens
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, vertrauliche Firmendokumente einzusehen und herunterzuladen, die nur autorisierten Benutzern zugänglich sind.Der Benutzer muss die Berechtigung haben , Dokumente von privaten/öffentlichen Unternehmen einzusehen, je nach den verwendeten Variablen (beispielsweise benötigt die Verwendung der Variable {{salary_amount}} die Berechtigung, Gehälter einzusehen).
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Siehe Dokumente börsennotierter Unternehmen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, öffentliche Unternehmensdokumente, die dem gesamten Unternehmen zugänglich sind, einzusehen und herunterzuladen.
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Richten Sie die interne Ordnerstruktur des Unternehmens ein.
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die internen Dokumentenordner des Unternehmens zu erstellen, umzubenennen und zu löschen.
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Richten Sie die öffentliche Ordnerstruktur des Unternehmens ein.
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die öffentlichen Dokumentenordner des Unternehmens zu erstellen, umzubenennen und zu löschen.
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Personalordnerstruktur einrichten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumentordner zu erstellen, umzubenennen und zu löschen.
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Dokumentvorlagen verwenden
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Dokumentvorlagen in großen Mengen hinzuzufügen, zu löschen, in der Vorschau anzuzeigen und zu versenden, wobei Variablen nur dann verwendet werden, wenn sie über die erforderlichen Berechtigungen für diese Datenpunkte verfügen (z. B. zum Anzeigen von Gehältern die Variable {{salary_amount}} verwenden).
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Alle Unternehmens- und Mitarbeiterdokumente einsehen und bearbeiten
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, alle Unternehmens- und Mitarbeiterdokumente zu verwalten, Dokumente in großen Mengen zu versenden, elektronische Signaturen anzufordern und auf alle Mitarbeiterdateien zuzugreifen.Um Dokumente in großen Mengen zu versenden oder elektronische Signaturen anzufordern, benötigt der Benutzer Berechtigungen zum Anzeigen von Dokumenten , um auf bestimmte Ordner zugreifen zu können.
Alle diese Berechtigungen sind allgemein: Wenn sie ausgewählt werden, kann jeder Mitarbeiter innerhalb der Berechtigungsgruppe die entsprechenden Aktionen ausführen.
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Dokumente im Ordner „Vereinbarungen“ bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Dokumente in großen Mengen zu versenden (sofern sie über unternehmensweite Berechtigungen verfügen), elektronische Signaturen anzufordern und alle Mitarbeiterdokumente im Ordner „Vereinbarungen“ einzusehen.Der Benutzer muss die Berechtigung „Dokumente im Ordner ‚Vereinbarungen‘ anzeigen“ besitzen.
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Dokumente im Ordner „IDs“ bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Dokumente massenhaft zu versenden (sofern sie über unternehmensweite Berechtigungen verfügen), elektronische Signaturen anzufordern und alle Mitarbeiterdokumente im Ordner „IDs“ einzusehen.Der Benutzer muss die Berechtigung „Dokumente im Ordner anzeigen“ besitzen.
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Dokumente im Ordner Modelo 145 bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Dokumente in großen Mengen zu versenden (sofern sie über unternehmensweite Berechtigungen verfügen), elektronische Signaturen anzufordern und alle Mitarbeiterdokumente im Ordner Modelo 145 einzusehen.Der Benutzer muss die Berechtigung „Dokumente im Ordner Modelo 145 anzeigen“ besitzen.
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Bearbeiten Sie Dokumente im Ordner „Meine Anwendungsdateien“.
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Dokumente in großen Mengen zu versenden (sofern sie über unternehmensweite Berechtigungen verfügen), elektronische Signaturen anzufordern und alle Mitarbeiterdokumente im Ordner „Meine Bewerbungsdateien“ einzusehen.Der Benutzer muss die Berechtigung zum Anzeigen von Dokumenten im Ordner „Eigene Anwendungsdateien“ besitzen.
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Dokumente im Ordner „Onboarding“ bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Dokumente in großen Mengen zu versenden (sofern sie über unternehmensweite Berechtigungen verfügen), elektronische Signaturen anzufordern und alle Mitarbeiterdokumente im Onboarding-Ordner einzusehen.Der Benutzer muss die Berechtigung „Dokumente im Ordner Onboarding anzeigen“ besitzen.
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Dokumente im Ordner „Gehaltsabrechnungen“ bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Dokumente in großen Mengen zu versenden (sofern sie über unternehmensweite Berechtigungen verfügen), elektronische Signaturen anzufordern und alle Mitarbeiterdokumente im Ordner „Gehaltsabrechnungen“ einzusehen.Der Benutzer muss die Berechtigung „Dokumente im Ordner Gehaltsabrechnungen anzeigen“ besitzen.
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Dokumente im Ordner „Urlaub“ bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Dokumente in großen Mengen zu versenden (sofern sie über unternehmensweite Berechtigungen verfügen), elektronische Signaturen anzufordern und alle Mitarbeiterdokumente im Ordner „Abwesenheitszeiten“ einzusehen.Der Benutzer muss die Berechtigung „Dokumente im Ordner › Time Off anzeigen“ besitzen.
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Dokumente im Ordner „Schulungen“ bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Dokumente in großen Mengen zu versenden (sofern sie über unternehmensweite Berechtigungen verfügen), elektronische Signaturen anzufordern und alle Mitarbeiterdokumente im Ordner „Schulungen“ einzusehen.Der Benutzer muss die Berechtigung „Dokumente im Ordner ›Schulungen‘ anzeigen“ besitzen.
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Mitarbeiterdokumente hierarchisch bearbeiten (überschreibt Ordnerberechtigungen)
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente für ausgewählte Gruppen hochzuladen, zu löschen und deren Sichtbarkeit zu verwalten, wobei die Unternehmenshierarchie beachtet und ordnerspezifische Berechtigungen überschrieben werden.Der Benutzer muss die Berechtigung „Mitarbeiterdokumente hierarchisch anzeigen“ besitzen.
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Mitarbeiterdokumente ohne Ordner bearbeiten
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente, die sich nicht in einem Ordner befinden, für die ausgewählten Gruppen gemäß der Unternehmenshierarchie hochzuladen, zu löschen und deren Sichtbarkeit zu verwalten.Der Benutzer muss die Berechtigung „Mitarbeiterdokumente ohne Ordner anzeigen“ besitzen.
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Dokumente im Ordner „Vereinbarungen“ anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente im Ordner „Vereinbarungen“ für alle Mitarbeiter anzuzeigen, die in den Sichtbarkeitseinstellungen der Gruppe enthalten sind.
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Dokumente im Ordner IDs anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente im Ordner „IDs“ für alle Mitarbeiter anzuzeigen, die in den Sichtbarkeitseinstellungen der Gruppe enthalten sind.
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Dokumente im Ordner Modelo 145 anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente im Ordner Modelo 145 für alle Mitarbeiter anzuzeigen, die in den Sichtbarkeitseinstellungen der Gruppe enthalten sind.Erfahren Sie mehr über Ausfüllbare PDFs als 145, hier .
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Dokumente im Ordner „Meine Anwendungsdateien“ anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente im Ordner „Meine Anwendungsdateien“ für alle Mitarbeiter anzuzeigen, die in den Sichtbarkeitseinstellungen der Gruppe enthalten sind.
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Dokumente im Ordner „Onboarding“ anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente im Onboarding-Ordner für alle Mitarbeiter anzuzeigen, die in den Sichtbarkeitseinstellungen der Gruppe enthalten sind.
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Dokumente im Ordner „Gehaltsabrechnungen“ anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente im Ordner „Gehaltsabrechnungen“ für alle Mitarbeiter einzusehen, die in den Sichtbarkeitseinstellungen der Gruppe enthalten sind.
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Dokumente im Ordner „Urlaub“ anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente im Ordner „Abwesenheiten“ für alle Mitarbeiter anzuzeigen, die in den Sichtbarkeitseinstellungen der Gruppe enthalten sind.
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Dokumente im Ordner „Schulungen“ anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente im Ordner „Schulungen“ für alle Mitarbeiter anzuzeigen, die in den Sichtbarkeitseinstellungen der Gruppe enthalten sind.
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Mitarbeiterdokumente hierarchisch anzeigen (überschreibt Ordnerberechtigungen)
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente für die ausgewählten Gruppen gemäß der Unternehmenshierarchie anzuzeigen und herunterzuladen, wobei ordnerspezifische Berechtigungen außer Kraft gesetzt werden.
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Mitarbeiterdokumente ohne Ordner anzeigen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Mitarbeiterdokumente, die sich nicht in einem Ordner für die ausgewählten Gruppen gemäß der Unternehmenshierarchie befinden, anzuzeigen und herunterzuladen.
Sie können den Umfang dieser Berechtigungen festlegen.