Onboarding-Einstellungen legen fest, wie Factorial IT mit jedem neuen Mitarbeiter umgeht: wann das Onboarding-Ticket geöffnet wird, wer dafür verantwortlich ist und welche Schritte durchgeführt werden. Verwende diesen Artikel, um die Seite zu verstehen, bevor du jeden Schritt einrichtest.
Funktion/Funktionalität
Überblick
Der Onboarding-Reiter hat zwei Teile:
- Ticketinformationen: Standardwerte, die auf jedes Onboarding-Ticket angewendet werden.
- Onboarding-Aufgaben: die Schritte, die auf dem Ticket ausgeführt werden.
Wie du jeden Schritt einrichtest, wird in Automatisiere deine Onboardings behandelt.
Wenn die Onboarding-Agent-Karte oben auf der Seite erscheint und Aktiv anzeigt, verwaltet der Agent jedes neue Onboarding gemäß seinen eigenen Anweisungen. Beide Teile der Seite sind dann ausgegraut. Sie treten wieder in Kraft, wenn du den Agenten ausschaltest. Siehe Onboarding-Agent.
So verwendest du es
- Gehe zu Personen > Einstellungen.
- Öffne den Onboarding-Reiter.
- Setze die Standardwerte unter Ticketinformationen.
- Klicke auf jede Zeile unter Onboarding-Aufgaben, um diesen Schritt festzulegen.
Ticketinformationen
Diese Einstellungen gelten für jedes Onboarding-Ticket, das Factorial IT öffnet.
| Einstellung | Was sie tut |
|---|---|
| Onboarding-Ticket erstellen | Legt fest, wie und wann das Ticket geöffnet wird. Jedes Onboarding beginnt mit diesem Ticket, sodass der Schritt nicht deaktiviert werden kann. Siehe Automatisiere deine Onboardings. |
| Standardzugewiesener | Besitzt das Ticket, es sei denn, eine Regel weist es jemand anderem zu. |
| ONE als Agent hinzufügen | Fügt ONE als Agenten auf jedem Onboarding-Ticket hinzu. ONE unterstützt den Eigentümer, indem es den Fortschritt verfolgt, nächste Schritte vorschlägt und Erinnerungen sendet. Es besitzt niemals das Ticket. |
| Standardpriorität | Die Anfangspriorität: Niedrig, Mittel oder Hoch. |
| Standardabonnenten | Administratoren, die jedem Update folgen, ohne zugewiesen zu werden. |
Onboarding-Aufgaben
Schritte werden ab dem Startdatum des Mitarbeiters geplant. Sie sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der das Ticket sie erstellt:
| Schritt | Was er tut |
|---|---|
| Onboarding-Informationen bestätigen | Überprüft die HR-Daten, fordert fehlende Informationen an und lässt die Arbeitsadresse bestätigen |
| E-Mail bereitstellen | Erstellt die Arbeits-E-Mail in deinem Identitätsanbieter und sendet die Anmeldedaten an die Person, die du ausgewählt hast |
| SaaS-Konten bereitstellen | Richtet verbundene SaaS automatisch ein und gibt den Eigentümern manuell verwalteter SaaS eine Aufgabe |
| Ausrüstung kaufen | Schlägt ein Gerät aus der Ausrüstungspolitik vor, stimmt es mit dem neuen Mitarbeiter ab und bestellt es |
SaaS-Konten bereitstellen wird nur angezeigt, wenn das SaaS-Management für dein Konto aktiviert ist.
Schritt-Chips
Jede Zeile trägt einen Chip, der dir sagt, wie das nächste Onboarding diesen Schritt behandelt:
| Chip | Bedeutung |
|---|---|
| Automatisch | Factorial IT führt den Schritt zu seinem geplanten Datum aus. |
| Manuell | Eine Person führt den Schritt aus. Factorial IT öffnet nur die Aufgabe. |
| ONE | ONE führt den gesamten Schritt aus. Wird bei Ausrüstung kaufen angezeigt. |
| Überspringen | Der Schritt ist deaktiviert oder kann noch nicht ausgeführt werden. Es wird keine Aufgabe erstellt. |
Steuerungen für jedes Schritt teilen
Klicke auf eine Zeile, um ihr Modal zu öffnen. Jeder Schritt hat diese Steuerungen:
- Diesen Schritt im Onboarding einbeziehen: wenn deaktiviert, wird keine Aufgabe erstellt und die Zeile zeigt Überspringen. Onboarding-Informationen bestätigen kann nicht deaktiviert werden.
- Autonomie: Automatisch (Factorial IT führt den Schritt aus) oder Manuell (eine Person führt ihn aus und Factorial IT öffnet nur die Aufgabe).
- Standardzugewiesener: der Administrator, der die Aufgabe besitzt und entscheidet, wann Factorial IT eine Antwort zu diesem Schritt benötigt.
- Planung: ein Tag, der vom Startdatum gezählt wird (von One Woche vorher bis One Woche nachher, Der D-Day inklusive) und eine Zeit in 30-Minuten-Schritten. Bei Automatisch ist dies der Zeitpunkt, an dem Factorial IT die Aufgabe ausführt. Bei Manuell ist es das vorgeschlagene Datum, wenn du den Schritt aus dem Ticket ausführst.
- Fälligkeitsdatum: nur Manuell. Wie viele Tage vor dem Startdatum die Aufgabe fällig ist, von 1 bis 60.
Wenn ein Schritt keine Planung hat, wird er One Woche vorher zum Startdatum um 09:00 ausgeführt. Wenn das Onboarding nach diesem Zeitpunkt erstellt wird, wird ein automatischer Schritt sofort ausgeführt.
Das Onboarding-Ticket
Jedes Onboarding hat ein Ticket mit dem Namen Vorname Nachname - Onboarding. Das Ticket erhält:
- Seinen Zuweiser, die Priorität und die Abonnenten aus Ticketinformationen.
- Sein Fälligkeitsdatum vom Startdatum.
- Das Onboarding-Tag.
- Den neuen Mitarbeiter als Anfragenden.
Verknüpfte Elemente, wie Ausrüstungsbestellungen, verweisen darauf.
Du kannst es an zwei Orten finden: im Tickets-Reiter des Mitarbeiterprofils oder in der Tickets-Liste, gefiltert nach dem Onboarding-Tag.
Aufgaben auf dem Ticket
Jeder Schritt, der enthalten ist, erstellt eine Aufgabe. Das Ticket zeigt sie unter Aufgaben: zuerst die, die auf eine Person warten, dann die geplanten (Geplant für 28. Juni). Eine ausstehende Aufgabe ohne Planung zeigt stattdessen ihr Fälligkeitsdatum an, wie Fällig am 28. Juni.
Abgeschlossene und stornierte Aufgaben sind standardmäßig ausgeblendet. Um sie zu sehen, klicke auf Anzeige und aktiviere unter Aufgaben anzeigen Fertig, Storniert oder beides.
SaaS-Bereitstellungen fügen eine Aufgabe pro SaaS hinzu:
- Bereitstellen {app} läuft zu seinem geplanten Datum.
- Konto für {employee} auf {app} erstellen wartet darauf, dass du das Konto erstellst.
Erweitere eine SaaS-Zeile, um die E-Mail, Rollen, Lizenzen, Gruppen und Organisationseinheiten zu sehen, die sie einrichtet.
Jede Aufgabenreihe bietet:
- Konfigurieren: öffnet den entsprechenden Schritt. Das Abschließen des Schrittes beendet die Aufgabe.
- Als erledigt markieren (✓): für SaaS-Konten, die du selbst erstellst, und für deine eigenen manuellen Aufgaben. Onboarding-Schritte folgen stattdessen dem, was im Schritt passiert ist.
- ⋯: Details anzeigen, Protokolle anzeigen, Details bearbeiten oder die Aufgabe stornieren.
Ein Schritt überspringen oder das Onboarding abbrechen
- Ein Schritt überspringen: storniere seine Aufgabe im Aufgabenmenü. Das Stornieren der Aufgabe und das Überspringen des Schrittes sind dasselbe.
- Das Onboarding abbrechen: möglich, solange das Onboarding noch Zu erledigen ist. Das Ticket und seine ausstehenden Aufgaben werden storniert; abgeschlossene Aufgaben werden als Historie aufbewahrt.
- Onboarding schließen: klicke im Ticket auf Aktionen > Onboarding schließen und bestätige. Factorial IT löscht das Ticket und seine Aufgaben, und offene Schritte werden nicht ausgeführt. Ein begonnenes Onboarding wird geschlossen; eines, das noch nicht begonnen hat, wird storniert. Du kannst dies nicht rückgängig machen.
Ticketstatus
Das Onboarding legt den Ticketstatus fest:
- Zu erledigen, wenn es erstellt wird.
- In Bearbeitung, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist.
- Fertig, wenn die letzte Aufgabe abgeschlossen ist.
- Storniert, wenn du das Onboarding abbrichst.
Tipps und Best Practices
- Setze zuerst die Ticketstandards. Zuweiser, Priorität und Abonnenten gelten für jedes neue Onboarding.
- Gib jedem Schritt einen Zuweiser. Diese Person antwortet, wenn Factorial IT eine Entscheidung benötigt.
- Setze einen Zeitplan für jeden Schritt. Andernfalls laufen die Schritte eine Woche vor dem Startdatum um 09:00 Uhr.
- Überspringe einen Schritt, indem du seine Aufgabe stornierst. Du musst die Einstellungen für eine einmalige Ausnahme nicht ändern.
- Überlege es dir gut, bevor du das Onboarding schließt. Es löscht das Ticket und seine Aufgaben und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
- Die gesamte Seite ist ausgegraut. Der Onboarding-Agent ist Aktiv. Schalte ihn aus, um diese Einstellungen erneut zu verwenden.
- Eine Zeile zeigt Überspringen. Der Schritt ist deaktiviert oder kann noch nicht ausgeführt werden (zum Beispiel, wenn kein E-Mail-Anbieter verbunden ist).
- Bereitstellen von SaaS-Konten fehlt. SaaS-Management ist nicht für dein Konto aktiviert.
- Ein automatischer Schritt wurde sofort ausgeführt, als das Onboarding geöffnet wurde. Der geplante Zeitpunkt war bereits vergangen, sodass er sofort ausgeführt wurde.
- Du kannst abgeschlossene Aufgaben nicht sehen. Klicke auf Anzeige und aktiviere Fertig oder Storniert unter Aufgaben anzeigen.
- Das Abbrechen des Onboardings ist nicht verfügbar. Das Onboarding ist nicht mehr Zu erledigen. Verwende stattdessen Aktionen > Onboarding schließen.
FAQ
-
Besitzt ONE das Onboarding-Ticket?
Nein. ONE hilft nur dem Eigentümer.
-
Was ist der Unterschied zwischen dem Abbrechen und dem Schließen eines Onboardings?
Das Abbrechen funktioniert, solange das Onboarding Zu erledigen ist und hält abgeschlossene Aufgaben als Historie. Das Schließen löscht das Ticket und seine Aufgaben und kann nicht rückgängig gemacht werden.
-
Was bedeutet Planung für einen manuellen Schritt?
Es ist das vorgeschlagene Datum, wenn du den Schritt aus dem Ticket ausführst.
-
Wo finde ich das Onboarding-Ticket eines Mitarbeiters?
Im Tickets-Reiter ihres Mitarbeiterprofils oder in der Tickets-Liste, gefiltert nach dem Onboarding-Tag.