Mit den Gehaltsabrechnungsberechtigungen in Factorial können Sie steuern, wer in Ihrem Unternehmen gehaltsbezogene Informationen einsehen, verwalten und ändern darf. So wird sichergestellt, dass sensible Daten – wie Gehälter, Boni und Abrechnungszyklen – nur autorisierten Benutzern zugänglich sind.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Lohnabrechnungsberechtigungen sind, warum sie wichtig sind und wie Sie sie nutzen können, um die Vertraulichkeit zu wahren und Lohnabrechnungsprozesse zu optimieren.
Die Mitarbeiter müssen der entsprechenden Berechtigungsgruppe zugeordnet sein, damit die Gehaltsabrechnungsberechtigungen gelten.
Um die Vertraulichkeit der Gehaltsabrechnung zu gewährleisten, müssen Sie die Berechtigungsgruppen korrekt konfigurieren.
Erstellen Sie eine Berechtigungsgruppe für Mitarbeiter und aktivieren Sie ausschließlich Berechtigungen, die es Benutzern ermöglichen, ihre eigenen Gehaltsabrechnungen einzusehen . Alle Berechtigungen im Zusammenhang mit dem Anzeigen, Bearbeiten oder Verwalten der Gehaltsabrechnungsdaten anderer Mitarbeiter müssen deaktiviert bleiben.
Sobald die Berechtigungsgruppe erstellt ist, weisen Sie sie den entsprechenden Mitarbeitern zu. Diese Einrichtung stellt sicher, dass jede Person nur auf ihre eigenen Gehaltsabrechnungen und nicht auf die anderer zugreifen kann.
So richten Sie Ihre Lohnabrechnungsberechtigungen ein
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen .
- Klicken Sie auf Berechtigungen
- Wählen Sie den Abschnitt „Gehaltsabrechnung“ aus.
- Berechtigungen aktivieren oder deaktivieren
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ .
Einige Berechtigungen ermöglichen es Ihnen, den spezifischen Umfang einer Berechtigung in Factorial festzulegen: Sie können bestimmen, für wen ein Benutzer die Aktion ausführen darf .
- Für sich selbst: Nur auf ihrem eigenen Profil/ihren eigenen Daten.
- Für direkte und indirekte Untergebene: Für Mitarbeiter, die ihnen direkt oder über eine Hierarchie unterstellt sind.
- Für Personen in Teams, die sie leiten: Nur für Mitglieder von Teams, die sie managen.
- Für Personen innerhalb ihrer juristischen Person: Alle Personen in ihrer Abteilung, Niederlassung oder Unternehmenseinheit.
- Für das gesamte Unternehmen: Für alle Mitarbeiter der Organisation.
Lohnabrechnungsberechtigungen
-
Kann die Einstellungen der Gehaltsabrechnungs-App verwalten
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, auf die Konfiguration der Gehaltsabrechnungs-App zuzugreifen und diese zu ändern.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben , die gesamten Gehaltsabrechnungsdaten des Unternehmens einzusehen → Prüfen Lohnabrechnungsberechtigungen > Exportberechtigungen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit die Einstellungen für die Vergütungsverwaltung funktionieren → Prüfen Gehaltsabrechnungsberechtigungen > Vergütungsberechtigungen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit diese Funktionen funktionieren:
- Status der Gehaltsabrechnungsperiode ändern
- Aus Ausgaben können Zuschüsse erstellt werden
- Gehaltsabrechnungsrichtlinien verwalten
-
Status der Gehaltsabrechnungsperiode ändern
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, einen Abrechnungszeitraum zu öffnen, zu schließen oder abzuschließen. Durch Ändern des Status des Abrechnungszeitraums steuern die Benutzer, ob ein Abrechnungszyklus aktiv, in Bearbeitung oder abgeschlossen ist, und stellen so sicher, dass Gehaltsberechnungen, -anpassungen und -zahlungen zum richtigen Zeitpunkt erfolgen.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben , die gesamten Gehaltsabrechnungsdaten des Unternehmens einzusehen → Prüfen Lohnabrechnungsberechtigungen > Exportberechtigungen.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, die Einstellungen der Gehaltsabrechnungs-App zu verwalten.
-
Aus Ausgaben können Zuschüsse erstellt werden
Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitern der entsprechenden Berechtigungsgruppe, genehmigte Ausgaben in Lohnzuschläge umzuwandeln. Reicht ein Mitarbeiter beispielsweise eine erstattungsfähige Ausgabe ein, kann diese direkt als Zuschlag in seine nächste Lohnabrechnung aufgenommen werden, wodurch eine korrekte und pünktliche Vergütung gewährleistet ist.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, auf Ausgabeneinstellungen zuzugreifen → Finanzberechtigungen prüfen > Ausgabenberechtigungen.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, die Einstellungen der Gehaltsabrechnungs-App zu verwalten.
-
Laden Sie die Gehaltsabrechnungsdaten des Unternehmens herunter.
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Gehaltsabrechnungsinformationen zu exportieren.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben , die gesamten Gehaltsabrechnungsdaten des Unternehmens einzusehen → Prüfen Lohnabrechnungsberechtigungen > Exportberechtigungen.
-
Importierte Nahrungsergänzungsmittel
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, zusätzliche Gehaltsabrechnungsposten (wie Boni, Zulagen oder Abzüge) in das System hochzuladen.
Der Benutzer muss die Erlaubnis haben, die Beilagen einzusehen.
-
Mitarbeiteraktualisierungen verwalten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Änderungen an Mitarbeiterinformationen zu prüfen, zu genehmigen oder abzulehnen.
Der Benutzer muss die Berechtigung zum Verwalten von Mitarbeiteraktualisierungen haben → Prüfen Gehaltsabrechnungsberechtigungen > Vergütungsberechtigungen.
-
Arbeitskostenverwaltung in Financial Workspace
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, Lohnkostendaten im Finanzarbeitsbereich zu bearbeiten und zu aktualisieren. Sie regelt, wer gehaltsbezogene Kosten für Budgetierungs-, Berichts- oder Finanzanalysezwecke ändern darf.
-
Lohnabrechnungsintegrationscodes verwalten
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, die Codes zu erstellen, anzuzeigen und zu bearbeiten, die zur Synchronisierung von Mitarbeiterdaten zwischen Factorial und externen Gehaltsabrechnungssystemen verwendet werden.
Der Benutzer muss die Berechtigung zum Verwalten von Lohnabrechnungsintegrationscodes haben → Prüfen Gehaltsabrechnungsberechtigungen > Vergütungsberechtigungen .
Der Benutzer muss die Berechtigung haben:
- Integrationen verwalten
- Siehe Marktplatz und Integrationen
Überprüfen Sie die Unternehmensberechtigungen > Marktplatzberechtigungen.
-
Gehaltsabrechnungsrichtlinien verwalten
Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, Gehaltsabrechnungsregeln und -richtlinien im System zu erstellen, zu bearbeiten und zu konfigurieren, beispielsweise Gehaltsstrukturen, Abzüge, Sozialleistungen oder Überstundenregelungen. Sie regelt, wer die Berechnung und Anwendung der Gehaltsabrechnung im gesamten Unternehmen festlegen darf.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben , die gesamten Gehaltsabrechnungsdaten des Unternehmens einzusehen → Prüfen Lohnabrechnungsberechtigungen > Exportberechtigungen.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, die Einstellungen der Gehaltsabrechnungs-App zu verwalten.
-
Ergebnisse der Gehaltsabrechnung des Unternehmens ansehen
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Gehaltsabrechnungsübersichten und -berichte für das gesamte Unternehmen einzusehen, einschließlich Summen, Durchschnittswerten und gesamten Gehaltskosten.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben , die gesamten Gehaltsabrechnungsdaten des Unternehmens einzusehen → Prüfen Lohnabrechnungsberechtigungen > Exportberechtigungen.
Mehr zu den Ergebnissen der Gehaltsabrechnung finden Sie hier.
-
Siehe SEPA-Generator des Unternehmens
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, auf die für das Unternehmen generierten SEPA-Zahlungsdateien zuzugreifen und diese einzusehen.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben , die gesamten Gehaltsabrechnungsdaten des Unternehmens einzusehen → Prüfen Lohnabrechnungsberechtigungen > Exportberechtigungen.
-
Siehe Probleme mit der Gehaltsabrechnung.
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, Fehler, Warnungen oder Unstimmigkeiten bei der Gehaltsabrechnung einzusehen. Sie hilft, Probleme zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern, berechtigt aber nicht zur Bearbeitung von Gehaltsdaten.
-
Siehe Nahrungsergänzungsmittel anderer Hersteller.
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, zusätzliche Gehaltsabrechnungsposten (wie Boni, Zulagen oder Abzüge) einzusehen, die von anderen Benutzern hinzugefügt wurden.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit das Erstellen neuer Vergütungskategorien funktioniert.
Der Benutzer muss die Erlaubnis haben, die Zusatzinformationen einzusehen.
-
Beobachtungen bearbeiten
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Notizen und Kommentare zu Gehaltsabrechnungen oder Mitarbeiterdaten hinzuzufügen oder zu ändern.
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Beobachtungen einzusehen.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
-
Ergänzungen bearbeiten
Diese Berechtigung ermöglicht es Mitarbeitern innerhalb der entsprechenden Berechtigungsgruppe, zusätzliche Gehaltsabrechnungspositionen (wie Boni, Zulagen oder Abzüge) für Mitarbeiter zu erstellen, zu ändern oder zu entfernen. Dies wirkt sich direkt auf die Gehaltsberechnungen für die betroffenen Positionen aus.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit das Erstellen neuer Vergütungskategorien funktioniert.
Der Benutzer muss die Erlaubnis haben, die Beilagen einzusehen.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
-
Siehe Beobachtungen
Diese Berechtigung erlaubt es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, Notizen oder Kommentare einzusehen, die zu Gehaltsabrechnungen oder Mitarbeiterdaten hinzugefügt wurden.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit „Beobachtungen bearbeiten“ funktioniert.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
-
Siehe Ergänzungsmittel
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, zusätzliche Gehaltsabrechnungsposten (wie Boni, Zulagen oder Abzüge) für Mitarbeiter einzusehen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung für „Neue Vergütungskategorien erstellen“ → Organisationsberechtigungen prüfen > Vertragsberechtigungen.
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit diese Funktionen funktionieren:
- Ergänzungen bearbeiten
- Importierte Nahrungsergänzungsmittel
- Nahrungsergänzungsmittel validieren
- Siehe Validierungen der Nahrungsergänzungsmittel
- Siehe Nahrungsergänzungsmittel anderer Hersteller.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
-
Siehe Validierungen der Nahrungsergänzungsmittel
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, einzusehen, ob zusätzliche Gehaltsabrechnungsposten (Boni, Zulagen, Abzüge) genehmigt oder zur Überprüfung markiert wurden.
Der Benutzer muss die Erlaubnis haben, die Beilagen einzusehen.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.
-
Nahrungsergänzungsmittel validieren
Diese Berechtigung ermöglicht es den Mitarbeitern innerhalb der jeweiligen Berechtigungsgruppe, zusätzliche Gehaltsabrechnungsposten (wie Boni, Zulagen oder Abzüge), die für die Mitarbeiter erstellt wurden, zu genehmigen oder abzulehnen.
Der Benutzer muss die Erlaubnis haben, die Beilagen einzusehen.
Sie können den Umfang dieser Berechtigung festlegen.