Überblick

Die Integration verbindet Factorial mit zwei DATEV-Datenservices. Sie wählen für jede rechtliche Einheit einzeln, welchen Datenservice sie nutzt: einen der beiden oder beide

Für beide Datenservices gilt:

• Unterstützte DATEV-Lohnprogramme: DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt
• Datenfluss: nur lesend, von DATEV zu Factorial. Factorial schreibt keine Daten in DATEV.
• Autorisierung je rechtlicher Einheit: Jede rechtliche Einheit wird einzeln bei DATEV freigegeben. Factorial liest nur die Daten der Mandanten und Datenservices, die Sie freigegeben haben.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

Factorial ruft die Lohnabrechnungen eines abgeschlossenen Abrechnungsmonats direkt bei DATEV ab. Die Abrechnungen landen in der Massenverteilung von Factorial. Dort prüfen Sie die Zuordnung und stellen die Abrechnungen Ihren Mitarbeitenden bereit. Dateien herunterladen, umbenennen oder per E-Mail weiterleiten ist nicht mehr nötig.

Abgerufene Lohnauswertung

• Lohnabrechnungen (Brutto/Netto-Abrechnung, DATEV-Dokumenttyp LOBN) für alle Mitarbeitenden des Mandanten

DATEV Lohnergebnisdatenservice

Factorial übernimmt die Abrechnungsergebnisse eines Abrechnungsmonats direkt aus DATEV in den passenden Abrechnungslauf. So stehen Ihnen die Zahlen aus der Lohnabrechnung in Factorial zur Verfügung, ohne dass Sie sie abtippen oder Dateien importieren müssen.

Abgerufene Lohnergebnisdaten (je Mitarbeitenden und Abrechnungsmonat)

• Lohnarten der Bruttobezüge mit Lohnartennummer, Bezeichnung und Betrag
• Nettobe- und -abzüge mit Nummer, Bezeichnung und Betrag
• Auszahlungsbetrag (Netto)

Factorial übersetzt die DATEV-Lohnarten mit der Lohnarten-Zuordnung aus DATEV LAUDS in die Abrechnungspositionen von Factorial.

Voraussetzung zur Nutzung der DATEV-Datenservices bei der DATEV eG

Allgemeine Informationen zu den DATEV-Datenservices sind bei der DATEV eG hier ersichtlich:

• DATEV Lohnauswertungsdatenservice (Shop)
• DATEV Lohnergebnisdatenservice (Shop)

Informationen zum Bestell- und Einrichtungsprozess bei der DATEV eG können unter DATEV-Datenservices einrichten und in den Hilfe-Dokumenten www.datev.de/hilfe/1007329 (für Steuerberatungskanzleien) und www.datev.de/hilfe/1022677 (für Unternehmen) entnommen werden. Zu den einzelnen Datenservices:

Neben Steuerberatungskanzleien unterstützt das DATEV-Partner-Onboarding auch Unternehmen im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft*, die eigenständig mit einem DATEV-Rechnungswesen-Programm arbeiten, bei der Einrichtung der DATEV-Datenservices.

Terminbuchungen und weitere Informationen sind über go.datev.de/partner-onboarding-info ersichtlich. Unterstützung beim Registrieren der DATEV-Datenservices bietet DATEV unter www.datev.de/partner-onboarding.

Kurz zusammengefasst – das erledigt Ihre Steuerberatungskanzlei in DATEV:

1. Den DATEV Lohnauswertungsdatenservice und/oder den DATEV Lohnergebnisdatenservice für jeden Mandanten bestellen und freischalten, den Sie mit Factorial verbinden möchten.
2. Sicherstellen, dass der Mandant für den Datenaustausch über das DATEV-Rechenzentrum eingerichtet ist (RZ-Kommunikation).
3. Der Person, die die Verbindung in Factorial herstellt, einen DATEV SmartLogin mit Zugriff auf diesen Mandanten bereitstellen.

Voraussetzungen in Factorial

• DATEV Lohnaustauschdatenservice (LAUDS) ist installiert und verbunden. Die Integration nimmt diese von DATEV LAUDS: deine Beraternummer (Beraternummer), welche Mandantennummer (Mandantennummer) zu jeder juristischen Person gehört. Der DATEV Lohnergebnisdatenservice übernimmt auch die Lohnarten-Zuordnung, die bereits während der DATEV LAUDS-Einstellungen konfiguriert wurde.
• Die juristische Person befindet sich in Deutschland. Nur deutsche juristische Personen können verbunden werden.
• Du bist ein Admin in Factorial, sodass du Integrationen installieren und einrichten kannst.
• Für den DATEV Lohnergebnisdatenservice nur: eine reguläre Gehaltsabrechnung muss existieren in Factorial für den Monat, für den du Daten importieren möchtest.

Was du mit deinem Steuerberater überprüfen solltest

Für beide Datenservices:

• Klient pro juristischer Person: welche DATEV-Klientennummer zu welcher juristischen Person in Factorial gehört.
• Abschluss des Abrechnungsmonats: wann der Monat in DATEV abgeschlossen ist. Daten sind erst danach zugänglich.

Auch für den DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Lohnarten: welche DATEV-Lohnarten verwendet werden und welchem Factorial-Gehaltskonzept jede entspricht. Diese Zuordnungen werden während der Einrichtung von DATEV LAUDS festgelegt.
• Netto-Zuschläge und -Abzüge: stelle sicher, dass die Netto-Lohnarten in DATEV LAUDS ebenfalls zugeordnet sind. Die Gehaltsabrechnungsergebnisse-Import benötigt sie.
• Personalnummern: Factorial ordnet die Gehaltsabrechnungsergebnisse anhand der DATEV-Personalnummer zu. Die Personalnummern in Factorial müssen mit denen in DATEV übereinstimmen. Sie werden über DATEV LAUDS synchronisiert.

Zugang für deinen Steuerberater

Die Verbindung zu DATEV stellt eine Person mit einem DATEV SmartLogin her, der für den jeweiligen Mandanten berechtigt ist. Hat in Ihrem Unternehmen niemand einen solchen SmartLogin, kann Ihre Steuerberatungskanzlei die Anmeldung für Sie übernehmen:

1. Laden Sie die zuständige Person Ihrer Steuerberatungskanzlei als externe Person in Factorial ein und geben Sie ihr Administratorrechte für Integrationen.
2. Die Person meldet sich in Factorial an, öffnet die Einstellungen der Integration und verbindet die rechtliche Einheit mit ihrem eigenen DATEV SmartLogin (siehe Einrichtung in Factorial).

Die Verbindung gehört anschließend Ihrem Unternehmen, nicht der Person, die sich angemeldet hat. In Factorial wird die Person nur zur Information angezeigt.

Einrichtung in Factorial

1. Integration installieren. Öffnen Sie den Factorial-Marktplatz, suchen Sie die DATEV-Integration und klicken Sie auf Für Unternehmen installieren. Bestätigen Sie die Meldung mit Verstanden.
2. Einstellungen öffnen. In den Einstellungen der Integration sehen Sie unter DATEV-Verbindungen alle deutschen rechtlichen Einheiten mit ihrer DATEV-Mandantennummer, zum Beispiel Beispiel GmbH (DATEV-ID 1). Zu jeder Einheit steht dort, ob sie verbunden ist, für welche Datenservices, von wem und wann.
3. Rechtliche Einheit auswählen und auf Verbinden klicken.
4. Datenservices auswählen. Haken Sie an, was diese rechtliche Einheit nutzen soll: Lohnauswertungsdatenservice (LADS), Lohnergebnisdatenservice (LEDS) oder beide. Factorial fragt bei DATEV genau die Datenservices an, die Sie hier anhaken.
5. Bei DATEV anmelden. Klicken Sie auf Verbinden. Es öffnet sich ein DATEV-Fenster. Melden Sie sich mit Ihrem DATEV SmartLogin an und scannen Sie den QR-Code mit der DATEV SmartLogin-App. Sobald DATEV die Verbindung bestätigt, kehren Sie zur Liste zurück und die rechtliche Einheit wird als verbunden angezeigt.
6. Schritte 3 bis 5 für jede weitere rechtliche Einheit wiederholen.

Lohnabrechnungen importieren (DATEV Lohnauswertungsdatenservice)

Sobald dein Steuerberater den Abrechnungsmonat in DATEV abgeschlossen hat:

1. Öffne in Factorial Dokumente und starte eine Streuwertverteilung von Dateien.
2. Im Upload-Schritt klicke auf Import von DATEV.
3. Wähle den Abrechnungsmonat. Standardmäßig ist der vorherige Monat ausgewählt.
4. Factorial ruft die Gehaltsabrechnungen dieses Monats für jede juristische Person, die mit dem DATEV Lohnauswertungsdatenservice verbunden ist ab und kombiniert sie in ein PDF.
5. Im Verteilungsassistenten teilt Factorial das Dokument nach Seiten auf und ordnet jede Seite einer Person anhand ihres Namens, Nachnamens und Sozialversicherungsnummer zu. Überprüfe, ob die Zuordnung korrekt ist, und mache dann die Gehaltsabrechnungen verfügbar.

Wenn einige Gehaltsabrechnungen für eine juristische Person in DATEV noch nicht verfügbar sind oder DATEV den Zugang verweigert, importiert Factorial dennoch die Gehaltsabrechnungen für die verfügbaren Entitäten. Du wirst darüber informiert, welche Entitäten fehlen und warum.

Abrechnungsergebnisse importieren (DATEV Lohnergebnisdatenservice)

Sobald Ihre Steuerberatungskanzlei den Abrechnungsmonat in DATEV abgeschlossen hat:

1. Öffnen Sie in Factorial unter Compensations den Abrechnungslauf des Monats, den Sie importieren möchten.
2. Klicken Sie auf Abrechnungsergebnisse aus DATEV importieren.
3. Wählen Sie die rechtliche Einheit. Angeboten werden nur Einheiten, die mit dem DATEV Lohnergebnisdatenservice verbunden sind. Der Abrechnungsmonat ergibt sich aus dem Abrechnungslauf.
4. Lassen Sie Alle Mitarbeitenden importieren angehakt. Möchten Sie nur einzelne Personen importieren, entfernen Sie den Haken und wählen Sie sie im nächsten Schritt über ihre DATEV-Personalnummer oder ihre E-Mail-Adresse in Factorial aus.
5. Klicken Sie auf Import starten.

Vor dem Import prüft Factorial, ob alles bereit ist:

• Es gibt einen regulären Abrechnungslauf für den Monat.
• Die Lohnarten-Zuordnung ist lesbar.
• Die Mitarbeitenden der rechtlichen Einheit haben DATEV-Personalnummern.
• DATEV hat Abrechnungsergebnisse für diesen Monat.

Wenn eine Überprüfung fehlschlägt, siehst du sofort den Grund und es wird nichts importiert. Andernfalls erscheint ein letztes Formularfenster mit einigen Rückmeldungen zum Prozess: wie viele Mitarbeitende beteiligt sein werden, ob einige von ihnen im Prozess fehlen, ob eine juristische Person als nicht verbunden gefunden wurde...

Der Import läuft im Hintergrund und du kannst das Fenster schließen. Wenn er abgeschlossen ist, sendet Factorial eine interne Benachrichtigung mit einigen Importinformationen.

Verbindungen verwalten

• Datenservices einer rechtlichen Einheit ändern: In den Einstellungen die rechtliche Einheit auswählen, die gewünschten Datenservices anhaken und auf Neu verbinden klicken. Sie melden sich dabei erneut bei DATEV an.
• Abgelaufene oder widerrufene Verbindung erneuern: Zeigt eine rechtliche Einheit Abgelaufen – neu verbinden erforderlich oder Neu verbinden erforderlich – DATEV hat die Verbindung widerrufen, wählen Sie sie in den Einstellungen aus und melden Sie sich erneut bei DATEV an. Bis dahin wird diese Einheit beim Import übersprungen.
• Einzelne rechtliche Einheiten trennen: Beim Deinstallieren der Integration Einzelne rechtliche Einheiten von DATEV trennen wählen, die gewünschten Einheiten anhaken und mit Bestätigen abschließen. Die Integration bleibt installiert.
• Integration deinstallieren: Beim Deinstallieren Deinstallieren wählen. Alle rechtlichen Einheiten werden von DATEV getrennt und alle von der Integration gespeicherten Daten gelöscht.

Umfang und Einschränkungen

Für beide Datenservices:

• Nur deutsche rechtliche Einheiten.
• Abruf auf Knopfdruck. Factorial ruft nur ab, wenn Sie den Import starten, nicht automatisch nach Zeitplan.
• DATEV-Anfragelimit: DATEV begrenzt die Zahl der Anfragen pro Stunde. Wird das Limit erreicht, sehen Sie, wann Sie es erneut versuchen können.
• Stammdaten aus DATEV LAUDS. Beraternummer, Mandantennummern, Personalnummern und Lohnarten-Zuordnung ändern Sie in DATEV LAUDS.

DATEV Lohnauswertungsdatenservice:

• Abrechnungsmonate: Abrufbar sind die Monate ab Januar des Vorjahres bis zum zuletzt abgeschlossenen Monat.
• Immer der ganze Mandant. DATEV liefert die Abrechnungen aller Mitarbeitenden eines Mandanten. Einzelne Personen lassen sich nicht gezielt abrufen.

DATEV Lohnergebnisdatenservice:

• Import in einen bestehenden Abrechnungslauf. Factorial legt keinen Abrechnungslauf an. Er muss für den Monat bereits existieren.
• Nur Mitarbeitende mit DATEV-Personalnummer. Wer keine Personalnummer hat oder für den Monat in DATEV keine Ergebnisse hat, wird übersprungen.
• Lohnarten ohne Zuordnung in DATEV LAUDS können nicht übernommen werden.

Fehlerbehebung

Für beide Datenservices

DATEV Lohnauswertungsdatenservice

DATEV Lohnergebnisdatenservice