Benutzerdefinierte Felder sind Attribute, die du selbst erstellst und Geräten, Mitarbeitenden, Bestellungen und Zubehör hinzufügst. Verwende sie, um unternehmensspezifische Daten zu erfassen, die die Konsole standardmäßig nicht verfolgt, und um Regeln für Gerätegruppen zu steuern.
Funktion/Feature
Übersicht
Benutzerdefinierte Felder befinden sich in der Beta-Phase und werden kontoweise aktiviert. Wenn du sie nicht sehen kannst, sind sie für deine Organisation noch nicht aktiviert: Frage deinen Factorial IT-Vertreter.
Jedes Gerät verfügt bereits über Standardattribute wie Modell, Betriebssystem, Seriennummer und zugewiesene Mitarbeitende. Ein benutzerdefiniertes Feld fügt ein weiteres Attribut deiner Wahl hinzu, zum Beispiel Abteilung, Vermögenskennzeichen, Garantieablauf oder Kritikalität. Sobald es existiert, funktioniert es wie jedes integrierte Attribut: Du legst einen Wert für jeden Datensatz fest, und du kannst ihn einsehen, bearbeiten und filtern.
Wofür sie gut sind:
- Erfassung von Daten ohne integrierten Platz. Vermögenskennzeichen, Bestellnummern, Garantiedaten, interne Kostenstellen.
- Teile die Flotte auf deine Weise auf. Filtere und gruppiere Geräte nach deinen Kategorien, wie Abteilung oder Kritikalität.
- Steuerung von Regeln für Gerätegruppen. Verwende ein Feld als Bedingung, damit Geräte automatisch in die richtige Gerätegruppe gelangen und die richtigen Profile und Kontrollen erhalten.
- Berichterstattung über deine eigenen Daten. Zeige deine Attribute neben den Standardgerätedaten an.
Wer sie verwendet:
- IT-Admins, die möchten, dass die Flotte der tatsächlichen Struktur der Organisation entspricht.
- Vermögensverwalter, die Eigentum, Garantie und Lebenszyklus jedes Geräts verfolgen.
Schlüsselkonzepte
Feld. Das Attribut, das du definierst. Es hat einen Namen, einen Typ (welche Art von Wert es speichert) und einen Geltungsbereich (welche Datensätze einen Wert enthalten können).
Feldtypen. Du wählst den Typ aus, wenn du das Feld erstellst, und kannst ihn später nicht ändern. Wähle denjenigen, der zu den Daten passt.
| Typ | Wähle es für | Vordefinierte Optionen? |
|---|---|---|
| Text | Freitext, wie eine Notiz oder ein Vermögenskennzeichen | Nein |
| Nummer | Ein numerischer Wert, wie ein Preis oder eine Anzahl | Nein |
| Datum | Ein Datum, wie ein Garantieablauf | Nein |
| URL | Ein Link, wie eine Anbieter- oder Ticketseite | Nein |
| Checkbox (ja/nein) | Eine Ja- oder Nein-Antwort, wie Unter Garantie | Nein |
| Auswählen (eine Wahl) | Eine feste Liste, bei der jeder Datensatz einen Wert annimmt, wie Kritikalität: Niedrig / Mittel / Hoch | Ja |
| Mehrfachauswahl (mehrere Wahlmöglichkeiten) | Eine feste Liste, bei der ein Datensatz mehrere Werte annehmen kann, wie Installierte Peripheriegeräte | Ja |
Optionen. Die festen Auswahlmöglichkeiten, die du für Auswählen- und Mehrfachauswahlfelder definierst. Jeder andere Typ nimmt einen direkt eingegebenen Wert an.
Geltungsbereich. Die Datensatztypen, die einen Wert für das Feld halten können: Geräte, Mitarbeitende, Bestellungen und Zubehör. Du kannst diesen Geltungsbereich später erweitern, aber niemals reduzieren, also denke daran, bevor du speicherst.
Wert. Was für ein Feld in einem Datensatz gespeichert ist. Zum Beispiel, Abteilung auf Finanzen für einen bestimmten Laptop eingestellt. Jeder Datensatz hat seinen eigenen Wert für jedes Feld, das auf ihn zutrifft.
So verwendest du es
Ein Feld erstellen
- Gehe zu Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder. Die Tabelle listet die Felder auf, die du bereits hast.
- Klicke auf Feld hinzufügen und gib einen Namen ein.
- Wähle einen Typ.
- Für Auswählen oder Mehrfachauswahl füge die Optionen hinzu.
- Lege fest, worauf das Feld anwendbar ist: Geräte, Mitarbeitende, Bestellungen oder Zubehör.
- Speichern.
Wert in einem Datensatz festlegen
- Öffne das Gerät, den Mitarbeitenden, die Bestellung oder das Zubehör. Das Detailpanel (die Schublade) öffnet sich.
- Finde das benutzerdefinierte Feld in der Liste der Attribute.
- Gib den Wert direkt in die Schublade ein oder wähle ihn aus und speichere.
Ein Feld bearbeiten
Öffne das Feld unter Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder. Du kannst:
- Es umbenennen.
- Optionen hinzufügen zu einem Auswählen- oder Mehrfachauswahlfeld.
- Optionen umbenennen. Datensätze, die bereits diese Option verwenden, behalten ihren Wert; es wird einfach das neue Label angezeigt.
Du kannst den Typ nicht ändern, und du kannst nicht reduzieren, worauf das Feld anwendbar ist.
Filtern und segmentieren
- Die Gerätesliste filtern nach einem benutzerdefinierten Feld, um eine Teilmenge von Geräten zu finden.
- Ein Feld als Regel für Gerätegruppen verwenden, damit übereinstimmende Geräte automatisch der Gruppe beitreten und deren Profile und Kontrollen erhalten.
Im Moment funktionieren Filter und Regeln für Gerätegruppen nur mit Auswählen, Mehrfachauswahl und Checkbox (ja/nein) Feldern. Text-, Nummer-, Datum- und URL-Felder können noch nicht als Filter verwendet werden.
Ein Feld löschen
Lösche ein Feld unter Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder. Dies funktioniert nur, wenn es keine verwandten Entitäten hat.
Eine verwandte Entität ist etwas, das auf dem Feld basiert:
- eine gespeicherte (benutzerdefinierte) Ansicht, die die Gerätesliste danach filtert, oder
- eine Gerätegruppe, die es als Filter verwendet.
Solange etwas auf dem Feld basiert, blockiert die Konsole das Löschen, um diese Ansichten und Gruppen zu schützen. Ein Verwandte Entitäten-Indikator zeigt an, was es verwendet. Entferne das Feld aus diesen Ansichten und Gerätegruppenfiltern, und das Löschen wird verfügbar.
Felder automatisch mit KI ausfüllen
Du kannst die Factorial IT bitten, ein Feld für dich auszufüllen, anstatt jeden Wert selbst einzugeben. Schreibe einmal eine Anweisung in einfacher Sprache für das Feld, und der Wert wird für jeden Datensatz, auf den das Feld anwendbar ist, ausgefüllt.
Die KI-Autofill-Funktion ist Teil der benutzerdefinierten Felder Beta. Sie funktioniert bei Auswählen-, Mehrfachauswahl-, Text-, Nummer-, Datum-, URL- und Checkbox-Feldern, bei jedem Datensatztyp, auf den das Feld anwendbar ist.
Autofill einrichten
- Gehe zu Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder und öffne das Feld oder erstelle ein neues.
- Öffne im Feld-Editor den Abschnitt Autofill mit KI.
- In Anweisung erkläre, was das Feld bedeutet und wie man es ausfüllt. Schreibe es als Befehl, nicht als Beschreibung, zum Beispiel: Gib das Kostenstelle zurück, die dem Team des Eigentümers entspricht; lasse es leer, wenn unklar. Maximal 2.000 Zeichen.
- Unter Datensätze zum Ausfüllen wähle:
- Nur neue Datensätze: nur Datensätze, die ab jetzt erstellt werden, werden ausgefüllt. Bestehende bleiben leer.
- Neue und bestehende Datensätze: einmalige Ausführung für bestehende Datensätze jetzt, dann jeder neue Datensatz, sobald er erstellt wird.
- Aktiviere KI-Autofill aktivieren und speichere. Der Schalter kann nicht aktiviert werden, bis eine Anweisung vorhanden ist.
Die Anweisung hat eine zweite Aufgabe: Sie informiert die KI auch darüber, was das Feld bedeutet, wenn du im Chat danach fragst.
Ein Datensatz auf Anfrage ausfüllen
Öffne die Schublade des Datensatzes, finde das Feld und klicke auf Mit KI ausfüllen. Der Wert erscheint an der Stelle. Wenn die KI keinen Wert bestimmen kann, bleibt das Feld leer und sagt das auch.
Werte in großen Mengen aktualisieren
Führe die Anweisung jederzeit erneut aus, zum Beispiel nachdem du sie verbessert hast.
- Wähle im Feld Werte mit KI aktualisieren.
- Unter Datensätze zum Ausfüllen wähle die Datensatztypen aus, auf die du es anwenden möchtest.
- Deaktiviere Werte ersetzen, die bereits existieren, um nur leere Werte auszufüllen, oder aktiviere es, um bereits festgelegte Werte zu überschreiben.
- Klicke auf Werte aktualisieren. Die Werte werden im Hintergrund ausgefüllt.
Werte ersetzen, die bereits existieren überschreibt jeden festgelegten Wert, einschließlich der von Hand eingegebenen. Es kann nicht rückgängig gemacht werden. Verwende es nur, wenn das KI-Ergebnis Vorrang vor den aktuellen Daten haben sollte.
Wie sich Autofill verhält
- Jeder Wert wird einmal geschrieben. Er bleibt nicht synchronisiert. Wenn sich der Datensatz später ändert, führe Werte mit KI aktualisieren erneut aus.
- Leere Werte nur standardmäßig. Datensätze, die bereits einen Wert haben, werden übersprungen, es sei denn, Werte ersetzen, die bereits existieren ist aktiviert.
- Jeder Wert zeigt, woher er stammt. KI-ausgefüllte Werte sind mit KI gekennzeichnet; Werte, die du eingegeben hast, sind mit Manuell gekennzeichnet.
- Du kannst es deaktivieren. Deaktiviere KI-Autofill aktivieren im Feld, um das Ausfüllen neuer Datensätze zu stoppen.
Was heute möglich ist
| Du kannst | Du kannst (noch) nicht |
|---|---|
| Text-, Nummer-, Datum-, URL-, Checkbox-, Auswählen- und Mehrfachauswahlfelder erstellen | Den Typ eines Feldes nach der Erstellung ändern |
| Zwei Feldern denselben Namen geben | Ein Feld löschen, das noch von einer gespeicherten Ansicht oder einem Gerätegruppenfilter verwendet wird |
| Ein Feld ohne verwandte Entitäten löschen | Eine einzelne Option löschen (lösche das gesamte Feld, wenn nötig) |
| Optionen für Auswählen- und Mehrfachauswahlfelder hinzufügen und umbenennen | Nach Text-, Datum-, Nummer- oder URL-Feldern filtern |
| Gerätegruppen mit Auswählen-, Mehrfachauswahl- und Checkboxfeldern filtern und anvisieren | Reduzieren, worauf ein Feld anwendbar ist |
| Erweitern, worauf ein Feld anwendbar ist | — |
| Felder auf Geräte, Mitarbeitende, Bestellungen und Zubehör anwenden | — |
| Werte direkt in einem Datensatz bearbeiten | — |
| Werte mit KI aus einer Anweisung ausfüllen | Ein KI-Wert synchron halten (jeder Wert wird einmal geschrieben) |
| Ein Datensatz auf Anfrage ausfüllen oder Werte in großen Mengen aktualisieren | — |
| Vorhandene Werte beim Aktualisieren mit Werte ersetzen, die bereits existieren überschreiben | — |
Zugriff
Benutzerdefinierte Felder werden unter Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder von Administratoren verwaltet, die Zugriff auf die Einstellungen haben.
Tipps und bewährte Verfahren
- Wähle den Typ sorgfältig aus. Er ist festgelegt, sobald das Feld existiert.
- Bevorzuge Auswählen-, Mehrfachauswahl- oder Checkboxfelder, wenn du filtern möchtest. Das sind die einzigen Typen, nach denen du heute filtern oder die du in Gerätegruppenregeln verwenden kannst.
- Beginne mit einem engen Geltungsbereich. Du kannst später erweitern, worauf ein Feld anwendbar ist, aber niemals reduzieren.
- Optionen frei umbenennen. Datensätze behalten ihren Wert unter dem neuen Label.
- Teste eine KI-Anweisung zuerst an einem Datensatz. Verwende Mit KI ausfüllen, bevor du das Autofill für das gesamte Feld aktivierst.
- Sei vorsichtig mit Werten ersetzen, die bereits existieren. Es überschreibt manuelle Werte ohne Rückgängig-Option.
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
- Du kannst die benutzerdefinierten Felder nicht sehen. Die Beta ist für deine Organisation noch nicht aktiviert. Kontaktiere deinen Factorial IT-Vertreter.
- Die Löschoption ist nicht verfügbar. Das Feld hat verwandte Entitäten. Überprüfe den Verwandte Entitäten-Indikator und entferne das Feld zuerst aus diesen gespeicherten Ansichten und Gerätegruppenfiltern.
- Ein Feld erscheint nicht als Filter. Nur Auswählen-, Mehrfachauswahl- und Checkboxfelder können derzeit als Filter verwendet werden.
- Der Schalter für KI-Autofill aktivieren ist ausgegraut. Füge zuerst eine Anweisung hinzu.
- Ein KI-ausgefüllter Wert ist veraltet. Autofill schreibt jeden Wert einmal. Führe Werte mit KI aktualisieren aus, um ihn zu aktualisieren.
- Mit KI ausfüllen hat das Feld leer gelassen. Die KI konnte keinen Wert bestimmen. Mache die Anweisung präziser oder gib den Wert manuell ein.
FAQ
-
Kann ich den Typ eines Feldes später ändern?
Nein. Lösche das Feld und erstelle ein neues mit dem richtigen Typ.
-
Verliere ich Daten, wenn ich eine Option umbenenne?
Nein. Datensätze behalten ihren Wert und zeigen das neue Label an.
-
Können zwei Felder denselben Namen haben?
Ja. Namen müssen nicht einzigartig sein.
-
Kann ich eine einzelne Option löschen?
Heute nicht. Du müsstest das gesamte Feld entfernen.
-
Wird Autofill Werte überschreiben, die ich manuell eingegeben habe?
Nur wenn du Werte ersetzen, die bereits existieren beim Aktualisieren aktivierst. Standardmäßig werden nur leere Werte ausgefüllt.
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Wie erkenne ich KI-Werte von manuellen?
Jeder Wert ist mit KI oder Manuell gekennzeichnet.
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Wer kann benutzerdefinierte Felder verwalten?
Administratoren mit Zugriff auf die Einstellungen.