Factorial ermöglicht es Ihnen, Ausgabedaten für Berichterstattung, Analyse und Buchhaltungszwecke zu exportieren. Sie können entweder Ihre aktuelle Ansicht exportieren oder den erweiterten Export verwenden, um auf weitere Filter und Felder zuzugreifen.
Es gibt zwei Hauptwege, um Ausgaben zu exportieren:
- Aktuelle Ansicht exportieren → Exportieren Sie schnell die Liste, wie sie auf dem Bildschirm angezeigt wird, einschließlich angewendeter Filter und ausgewählter Spalten
- Erweiterter Export → Passen Sie Filter an, wählen Sie zusätzliche Felder aus, benennen Sie Spaltenbeschriftungen um und ändern Sie die Reihenfolge der Spalten für eine tiefere Analyse
Wenn ein Administrator do a become herunterlädt, um einen Export wie Ausgaben (PDF), Universalausgaben (Excel/CSV) oder Rechnungen herunterzuladen, stellt das System fest, dass die Aktion unter Become durchgeführt wurde.
Statt die Export-E-Mail an den impersonierten Benutzer zu senden, Factorial identifiziert den Administrator, der die Become-Sitzung initiiert hat, und sendet die Exportbenachrichtigung und die Datei direkt an ihn/sie.
Dies stellt sicher, dass exportierte Daten immer die Person erreichen, die die Aktion während der Identitätsübernahme durchführt.
Aktuelle Ansicht exportieren
Dies ist die schnellste Option, wenn Sie einen einfachen Export der Tabelle wünschen, die Sie gerade anzeigen.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben → Ausgaben
- Klicken Sie auf die drei Punkte
- Wählen Sie Exportieren nach CSV
- Sie werden sowohl per E-Mail als auch in Ihrem Posteingang benachrichtigt
Optionale Spalten, die Sie aktivieren können:
- Erstellungsdatum
- Dokumenttyp
- Interne Referenz
- Zahlungsmethode
- Erstattungsfähiger Betrag
Erweiterter Export
Der erweiterte Export bietet mehr Flexibilität, da Sie Spalten umbenennen, ihre Reihenfolge ändern und mehrstufige Werte extrahieren können (z. B. Steuerfelder und Genehmigungsdaten für bis zu 5 Genehmigungsstufen).
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben → Ausgaben
- Wählen Sie Erweiterter Export oben in der Liste aus
- Wählen Sie zwischen XSLX oder CSV
- Setzen Sie die Filter und füllen Sie die Details aus
- Klicken Sie auf Exportieren
Eine zusammenklappbare Liste der letzten Exporte oben im Export-Seitenpanel zeigt das Datum und den Status jeder Anfrage an, mit einer Download-Aktion, sobald die Datei bereit ist.
Verfügbare Filter:
- Genehmigungsdatum
- Budget
- Kategorie
- Erstellungsdatum
- Dokumentswährung
- Dokumentdatum
- Dokumenttyp
- Ausgabentyp
- Eigentümer
- Rechtliche Einheit des Eigentümers
- Zahlung
- Ausstehende Genehmigungen
- Phase
- Projekt
- Erstattungsfähige Währung
- Berichtet von
- Gesendet am
- Status
- Team
- Transaktion verspätet bezahlt
Extrahierbare Felder umfassen:
- Benachrichtigungen
- Genehmigungsdatum
- Datum der Genehmigungsstufe (bis zu 5 Stufen)
- Basisbetrag (bis zu 5 Stufen)
- Budget-ID / Budgetname
- Letzte 4 Ziffern der Karte
- Kategorie / Unterkategorie
- Kostenstelle
- Erstellungsdatum
- Beschreibung
- Betrag, Währung, Datum, Nummer, Typ des Dokuments
- Name / Nummer des Bankkontos des Mitarbeiters
- Enddatum / Startdatum
- Wechselkurs
- Ausgaben-Gruppen-ID / Ausgaben-ID
- Ausgabentyp
- Gruppen-ID / Gruppenname
- Interne Referenz
- Link zu Factorial
- Kilometerstand, Einheit, Gesamtkilometer, Hin- und Rückfahrt
- Lohnabrechnungszyklus
- Projekt / Projektcode / Teilprojekt
- Erstattungsfähiger Betrag / Währung
- Datum der Ablehnung / Ablehnungsgrund
- Berichtet von
- Status
- Steueridentifikationsnummer des Lieferanten (TIN)
- Steuerbetrag und Steuerart (bis zu 5 Stufen)
- Lieferantenname
Verwenden Sie den erweiterten Export, wenn Sie detaillierte, anpassbare Datensätze für Finanzberichte oder Audits benötigen.
Wenn Sie einen maßgeschneiderten Bericht benötigen, können Sie einen aus der Analyse mit dem Widget-Builder erstellen, solange er in Ihrem Plan enthalten ist.
Tipps und bewährte Verfahren
- Verwenden Sie den Export der aktuellen Ansicht für schnelle Listen
- Wechseln Sie zum erweiterten Export für Finanzberichte, Abstimmungen oder wenn Sie Steuer-, mehrstufige Genehmigungen oder Budgetdaten benötigen
- Benennen Sie Spalten im erweiterten Export um und ändern Sie deren Reihenfolge, um den Berichterstattungsvorlagen Ihres Unternehmens zu entsprechen
- Speichern Sie Ihre Exportdateien (CSV oder Excel) an einem sicheren Ort für Compliance- und Prüfungszwecke
FAQ
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Kann ich automatische Exporte planen?
Derzeit nicht. Exporte müssen manuell ausgelöst werden.
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Welche Formate werden unterstützt?
Exporte sind im CSV- und Excel-Format verfügbar. Ausgabengruppen können auch als PDF exportiert werden.
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Kann ich die Spaltenreihenfolge ändern?
Ja, in der Benutzeroberfläche für die aktuelle Ansicht und im erweiterten Export für heruntergeladene Dateien.