Factorial ermöglicht es Ihnen, Ausgabedaten für Berichterstattung, Analyse und Buchhaltungszwecke zu exportieren. Sie können entweder Ihre aktuelle Ansicht exportieren oder den erweiterten Export nutzen, um auf weitere Filter und Felder zuzugreifen.
Es gibt zwei Hauptwege, um Ausgaben zu exportieren:
- Aktuelle Ansicht exportieren → Exportieren Sie die Liste schnell so, wie sie auf dem Bildschirm angezeigt wird, einschließlich angewendeter Filter und ausgewählter Spalten
- Erweiterter Export → Passen Sie Filter an, wählen Sie zusätzliche Felder aus, benennen Sie Spaltenbeschriftungen um und ordnen Sie Spalten für eine tiefere Analyse neu an
Wenn ein Administrator do a become um einen Export wie Ausgaben (PDF), Universelle Exporte (Excel/CSV) oder Rechnungen herunterzuladen, stellt das System fest, dass die Aktion unter Become durchgeführt wurde.
Anstatt die Export-E-Mail an den impersonierten Benutzer zu senden, Factorial identifiziert den Administrator, der die Become-Sitzung initiiert hat, und sendet die Exportbenachrichtigung und die Datei direkt an ihn.
So wird sichergestellt, dass exportierte Daten immer die Person erreichen, die die Aktion während der Impersonation durchgeführt hat.
Aktuelle Ansicht exportieren
Dies ist die schnellste Option, wenn Sie einen einfachen Export der Tabelle wünschen, die Sie derzeit anzeigen.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben → Ausgaben
- Klicken Sie auf die drei Punkte
- Wählen Sie Exportieren nach CSV
- Sie werden sowohl per E-Mail als auch in Ihrem Posteingang benachrichtigt
Optionale Spalten, die Sie aktivieren können:
- Erstellungsdatum
- Dokumenttyp
- Interne Referenz
- Zahlungsmethode
- Erstattungsfähiger Betrag
Einzelne Ausgaben nach PDF exportieren
Sie können einzelne Ausgaben direkt aus der Ausgabenliste nach PDF exportieren.
- Wählen Sie die Ausgaben aus, die Sie exportieren möchten.
- Wählen Sie Exportieren nach PDF.
Das PDF enthält die Belegbilder für die ausgewählten Ausgaben.
Verfügbar im Web.
Erweiterter Export
Der erweiterte Export bietet mehr Flexibilität, da Sie Spalten umbenennen, sie neu anordnen und mehrstufige Werte extrahieren können (z. B. Steuerfelder und Genehmigungsdaten für bis zu 5 Genehmigungsstufen).
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben → Ausgaben
- Wählen Sie Erweiterter Export oben in der Liste
- Wählen Sie zwischen XSLX oder CSV
- Setzen Sie die Filter und füllen Sie die Details aus
- Klicken Sie auf Exportieren
Eine zusammenklappbare Liste der letzten Exporte oben im Export-Seitenpanel zeigt das Datum und den Status jeder Anfrage an, mit einer Download-Aktion, sobald die Datei bereit ist.
Verfügbare Filter:
- Genehmigungsdatum
- Budget
- Kategorie
- Erstellungsdatum
- Dokumentswährung
- Dokumentdatum
- Dokumenttyp
- Ausgabetyp
- Eigentümer
- Rechtsträger des Eigentümers
- Zahlung
- Ausstehende Genehmigungen
- Phase
- Projekt
- Erstattungsfähige Währung
- Gemeldet von
- Gesendet am
- Status
- Team
- Transaktion verspätet bezahlt
Extrahierbare Felder umfassen:
- Benachrichtigungen
- Genehmigungsdatum
- Genehmigungsstufen-Datum (bis zu 5 Stufen)
- Basisbetrag (bis zu 5 Stufen)
- Budget-ID / Budgetname
- Letzte 4 Ziffern der Karte
- Kategorie / Unterkategorie
- Kostenstelle
- Erstellungsdatum
- Beschreibung
- Dokumentenbetrag, Währung, Datum, Nummer, Typ
- Name / Nummer des Bankkontos des Mitarbeiters
- Enddatum / Startdatum
- Wechselkurs
- Ausgabengruppe-ID / Ausgaben-ID
- Ausgabetyp
- Gruppen-ID / Gruppenname
- Interne Referenz
- Link zu Factorial
- Kilometersatz, Einheit, Gesamtkilometer, Hin- und Rückfahrt
- Gehaltszyklus
- Projekt / Projektcode / Teilprojekt
- Erstattungsfähiger Betrag / Währung
- Abweisungsdatum / Ablehnungsgrund
- Gemeldet von
- Status
- Steuernummer des Lieferanten (Steuer-ID)
- Steuerbetrag und Steuerart (bis zu 5 Stufen)
- Lieferantenname
Verwenden Sie den erweiterten Export, wenn Sie detaillierte, anpassbare Datensätze für Finanzberichte oder Prüfungen benötigen.
Wenn Sie einen individuelleren Bericht benötigen, können Sie einen aus Analytics mit dem Widget-Builder erstellen, solange er in Ihrem Plan enthalten ist.
Tipps und bewährte Praktiken
- Verwenden Sie den Export der aktuellen Ansicht für schnelle Listen
- Wechseln Sie zum erweiterten Export für Finanzberichte, Abstimmungen oder wenn Sie Steuer-, mehrstufige Genehmigungen oder Budgetdaten benötigen
- Benennen Sie Spalten im erweiterten Export um und ordnen Sie sie neu, um sie an die Berichterstellungsvorlagen Ihres Unternehmens anzupassen
- Speichern Sie Ihre Exportdateien (CSV oder Excel) an einem sicheren Ort für Compliance- und Prüfungszwecke
FAQ
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Kann ich automatische Exporte planen?
Derzeit nicht. Exporte müssen manuell ausgelöst werden.
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Welche Formate werden unterstützt?
Exporte sind in CSV und Excel verfügbar. Ausgaben und Ausgabengruppen können auch als PDF exportiert werden.
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Kann ich die Spaltenreihenfolge ändern?
Ja, im UI für die aktuelle Ansicht und im erweiterten Export für heruntergeladene Dateien.