Erstelle konsistente, personalisierte Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende mit Onboarding-Richtlinien. Verwende Bedingungen, um Aufgaben basierend auf dem Stellenkatalog, dem Arbeitsplatz oder der juristischen Person anzupassen, und verfolge ihren Fortschritt von einem einzigen Kanban-Board aus.
Überblick
Der Onboarding-Bereich in den Einstellungen ermöglicht Administratoren, Onboarding-Richtlinien für neue Mitarbeitende zu erstellen und zu verwalten.
Eine Richtlinie definiert die Schritte, Aufgaben und Verantwortlichen, die ein neuer Mitarbeitender während des Onboardings durchläuft. Du kannst Bedingungen verwenden, um dieselbe Richtlinie an verschiedene Rollen im Stellenkatalog, Arbeitsplätze oder juristische Personen anzupassen.
Der Status der Aufgaben spiegelt auch wider, ob die erforderliche Aktion tatsächlich in Factorial abgeschlossen wurde. Dies gibt Administratoren einen zuverlässigeren Überblick über den Onboarding-Fortschritt jeder Person.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Verwende Onboarding-Richtlinien, wenn du:
- Die Onboarding-Erfahrung in deiner Organisation standardisieren möchtest
- Das Onboarding basierend auf dem Stellenkatalog, dem Arbeitsplatz oder der juristischen Person eines neuen Mitarbeitenden personalisieren möchtest
- Vermeiden möchtest, mehrere Versionen desselben Onboarding-Prozesses zu erstellen und zu pflegen
- Sicherstellen möchtest, dass Aufgaben nur dann als abgeschlossen gelten, wenn die erforderliche Aktion erfolgt ist
- Variablen in Aufgaben verwenden möchtest, um den Onboarding-Inhalt für jeden neuen Mitarbeitenden zu personalisieren
- Schnell neue Mitarbeitende identifizieren möchtest, die auf dem richtigen Weg sind oder Aufmerksamkeit benötigen
Wie man es verwendet
Erstelle eine Onboarding-Richtlinie
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
- Öffne den Bereich Mitarbeiter-Onboarding
- Erstelle eine neue Richtlinie
- Füge die Schritte und Aufgaben hinzu, die neue Mitarbeitende abschließen müssen
- Weise jeder Aufgabe, wo zutreffend, einen Verantwortlichen zu
- Verwende Variablen in Aufgaben, wenn der Inhalt an den neuen Mitarbeitenden angepasst werden muss
- Speichere die Richtlinie
- Weise die Richtlinie den relevanten neuen Mitarbeitenden zu
Du kannst auch eine Richtlinie mithilfe einer Vorlage erstellen oder sie konversational mit ONE generieren.
Bedingungen zu einer Aufgabe hinzufügen
Bedingungen ermöglichen es, dass eine Onboarding-Richtlinie sich an verschiedene Mitarbeiterprofile anpasst.
Bedingungen können basieren auf:
- Stellenkatalog
- Arbeitsplatz
- Juristische Person
Zum Beispiel kannst du eine Aufgabe Führerschein hochladen erstellen, die nur für Fahrer*innen erscheint. Du kannst ONE bitten, sie nur für Fahrer*innen zu erstellen, und sie wird nur für neue Mitarbeitende gelten, deren Rolle Fahrer*in ist. Alle anderen überspringen sie automatisch.
Wie man eine Bedingung hinzufügt
- Öffne die Onboarding-Richtlinie.
- Bitte ONE, die gewünschte Aufgabe zu erstellen.
- Sag ONE, für wen die Aufgabe gedacht ist, und gib die Bedingung an, zum Beispiel, "nur für Fahrer*innen".
- Überprüfe die Aufgabe, die ONE erstellt hat.
- Speichere die Richtlinie.
Schritte verwenden keine Bedingungen. Sie verwenden zeitbasierte Auslöser, wie zum Beispiel, wenn der Mitarbeitende in den Prozess eintritt, an ihrem ersten Tag oder wenn die obligatorischen Aufgaben aus der vorherigen Phase abgeschlossen sind.
Onboarding-Fortschritt verfolgen
Du kannst den Onboarding-Fortschritt von der Onboarding-Richtlinie oder von Organisation > Aktivität aus verfolgen.
Von der Onboarding-Richtlinie
- Öffne die Onboarding-Richtlinie.
- Wähle Onboardees anzeigen.
- Überprüfe den personalisierten Onboarding-Pfad des Mitarbeitenden im Kanban.
Wenn eine Aufgabe nicht ausgeführt werden kann, zum Beispiel weil der zugewiesene Manager nicht mehr existiert, wird die Aufgabe in Rot auf der Timeline des neuen Mitarbeitenden markiert, anstatt normal erstellt zu werden.
Öffne die Karte des neuen Mitarbeitenden, um zu sehen, was schiefgelaufen ist und wie du es beheben kannst, zum Beispiel durch die Neuzuweisung der Aufgabe an einen aktuellen Manager.
Mit dem neuen Onboarding-Flow wird eine Aufgabe nur dann als abgeschlossen markiert, wenn die zugrunde liegende Aktion tatsächlich in Factorial erfolgt ist. Zum Beispiel wird eine auf Dokumenten bezogene Aufgabe als abgeschlossen betrachtet, wenn das erforderliche Dokument unterschrieben wurde, und nicht einfach, wenn jemand ein Kästchen ankreuzt.
Wenn ein neuer Mitarbeitender die erwartete Aufgabe nicht erhält, überprüfe, ob:
- Die richtige Onboarding-Richtlinie der Person zugewiesen ist.
- Die Bedingungen der Aufgabe mit dem Stellenkatalog, dem Arbeitsplatz oder der juristischen Person der Person übereinstimmen.
- Die Aufgabe nicht durch eine andere Bedingung ausgeschlossen ist.
Du kannst auch die Onboarding-Aktivität von Organisation > Aktivität aus überprüfen.
Tipps und bewährte Praktiken
- Verwende Bedingungen anstelle von duplizierten Richtlinien. Wenn die meisten Onboarding-Schritte gleich sind, halte sie in einer Richtlinie und verwende Bedingungen für die Unterschiede.
- Weise klare Aufgabenverantwortliche zu. Dies erleichtert es allen, zu verstehen, wer für jede Aktion verantwortlich ist.
- Verwende Variablen in Aufgaben. Variablen können Aufgaben für jeden neuen Mitarbeitenden personalisieren und repetitive manuelle Arbeit reduzieren.
- Halte die Richtlinien mit deinen tatsächlichen Prozessen in Einklang. Überprüfe sie regelmäßig, damit neue Mitarbeitende immer die richtigen Onboarding-Schritte erhalten.
- Nutze das Kanban-Board proaktiv. Überprüfe es regelmäßig, um Onboarding-Prozesse zu identifizieren, die Aufmerksamkeit benötigen, bevor sie zu Blockaden werden.
FAQ
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Kann ich eine andere Onboarding-Richtlinie für jedes Team erstellen?
Ja, aber das ist nicht notwendig, wenn der Großteil des Onboarding-Prozesses gleich ist. Verwende stattdessen Bedingungen, um eine einzige Richtlinie basierend auf dem Stellenkatalog, dem Arbeitsplatz oder der juristischen Person anzupassen.
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Markiert das Überprüfen einer Aufgabe sie als abgeschlossen?
Nein. Eine Aufgabe wird als abgeschlossen betrachtet, wenn die zugrunde liegende Aktion tatsächlich in Factorial erfolgt ist. Zum Beispiel wird eine Dokumentenaufgabe als abgeschlossen betrachtet, wenn das Dokument unterschrieben wurde.
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Können Aufgaben Variablen verwenden?
Ja. Variablen können in Aufgaben verwendet werden, um den Onboarding-Inhalt für jeden neuen Mitarbeitenden zu personalisieren.
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Kann ich eine Onboarding-Richtlinie erstellen, ohne von Grund auf neu zu beginnen?
Ja. Richtlinien können aus Vorlagen erstellt oder konversational mit ONE generiert werden.
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Wie kann ich sehen, wer während des Onboardings Aufmerksamkeit benötigt?
Verwende Onboardees anzeigen aus der Onboarding-Richtlinie oder gehe zu Organisation > Aktivität, um die Onboarding-Aktivität zu überprüfen.