Erstelle konsistente, personalisierte Einarbeitungsprozesse für neue Mitarbeitende mit Einarbeitungsrichtlinien. Nutze Bedingungen, um Aufgaben basierend auf dem Stellenkatalog, dem Arbeitsplatz oder der rechtlichen Einheit anzupassen, und verfolge ihren Fortschritt von einem einzigen Kanban-Board aus.
Übersicht
Der Onboarding-Bereich in den Einstellungen ermöglicht es Administrator*innen, Einarbeitungsrichtlinien für neue Mitarbeitende zu erstellen und zu verwalten.
Eine Richtlinie definiert die Schritte, Aufgaben und Verantwortlichen, die ein neuer Mitarbeitender während des Onboardings durchläuft. Du kannst Bedingungen verwenden, um dieselbe Richtlinie an verschiedene Rollen im Stellenkatalog, Arbeitsplätze oder rechtliche Einheiten anzupassen.
Der Status der Aufgaben spiegelt auch wider, ob die erforderliche Aktion tatsächlich in Factorial abgeschlossen wurde. Dies gibt Administrator*innen einen zuverlässigeren Überblick über den Einarbeitungsfortschritt jeder Person.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Verwende Einarbeitungsrichtlinien, wenn du:
- Die Einarbeitungserfahrung in deiner Organisation standardisieren möchtest
- Die Einarbeitung basierend auf dem Stellenkatalog, dem Arbeitsplatz oder der rechtlichen Einheit eines neuen Mitarbeitenden personalisieren möchtest
- Vermeiden möchtest, mehrere Versionen desselben Einarbeitungsprozesses zu erstellen und zu pflegen
- Sicherstellen möchtest, dass Aufgaben nur dann als abgeschlossen gelten, wenn die erforderliche Aktion erfolgt ist
- Variablen in Aufgaben verwenden möchtest, um den Einarbeitungsinhalt für jeden neuen Mitarbeitenden zu personalisieren
- Schnell neue Mitarbeitende identifizieren möchtest, die auf Kurs sind oder Aufmerksamkeit benötigen
Wie man es verwendet
Eine Einarbeitungsrichtlinie erstellen
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
- Öffne den Bereich Mitarbeiter-Einarbeitung
- Erstelle eine neue Richtlinie
- Füge die Schritte und Aufgaben hinzu, die neue Mitarbeitende abschließen müssen
- Weise jeder Aufgabe einen Verantwortlichen zu, wo dies zutrifft
- Verwende Variablen in Aufgaben, wenn du möchtest, dass der Inhalt sich an den neuen Mitarbeitenden anpasst
- Speichere die Richtlinie
- Weise die Richtlinie den relevanten neuen Mitarbeitenden zu
Du kannst auch eine Richtlinie mithilfe einer Vorlage erstellen oder sie konversationell mit ONE generieren.
Bedingungen zu einer Aufgabe hinzufügen
Bedingungen ermöglichen es, dass eine Einarbeitungsrichtlinie sich an verschiedene Mitarbeitendenprofile anpasst.
Bedingungen können basieren auf:
- Stellenkatalog
- Arbeitsplatz
- Rechtliche Einheit
- Vertragsart
- Behinderungsquote
Zum Beispiel kannst du eine Aufgabe Führerschein hochladen erstellen, die nur für Fahrer*innen angezeigt wird. Du kannst ONE bitten, sie nur für Fahrer*innen zu erstellen, und sie wird nur für neue Mitarbeitende gelten, deren Rolle Fahrer*in ist. Alle anderen überspringen sie automatisch.
Wie man eine Bedingung hinzufügt
- Öffne die Einarbeitungsrichtlinie.
- Bitte ONE, die gewünschte Aufgabe zu erstellen.
- Sage ONE, für wen die Aufgabe gedacht ist, und spezifizieren die Bedingung, zum Beispiel, "nur für Fahrer*innen".
- Überprüfe die Aufgabe, die ONE erstellt hat.
- Speichere die Richtlinie.
Schritte verwenden keine Bedingungen. Sie verwenden zeitbasierte Auslöser, wie zum Beispiel, wenn der Mitarbeitende in den Prozess eintritt, an ihrem ersten Tag oder wenn die obligatorischen Aufgaben aus der vorherigen Phase abgeschlossen sind.
Schulungen und Engagement-Umfragen
- Schulungen: Weisen Schulungen als Teil der Einarbeitung zu. Dies funktioniert mit Schulungen, die Automatische Einschreibung aktiviert haben.
- Engagement-Umfragen: Füge Engagement-Umfragen in die Einarbeitung ein.
Daten, die du anfordern kannst
Du kannst jetzt zusätzliche Daten von neuen Mitarbeitenden durch Daten-Eingabe-Aufgaben anfordern:
- Behinderungsquote: Bitte neue Mitarbeitende zu erklären, ob sie eine Behinderung haben. Du kannst dann die Antwort als Bedingung verwenden, um spezifische Aufgaben anzuzeigen oder zu überspringen.
- DATEV-Felder: Fordere DATEV-Lohnabrechnungsfelder in Daten-Eingabe-Aufgaben an.
- Sozialversicherungsnummer: Fordere die Sozialversicherungsnummer in Daten-Eingabe-Aufgaben an.
Einarbeitungsfortschritt verfolgen
Du kannst den Einarbeitungsfortschritt von der Einarbeitungsrichtlinie oder von Organisation > Aktivität aus verfolgen.
Von der Einarbeitungsrichtlinie
- Öffne die Einarbeitungsrichtlinie.
- Wähle Onboardees anzeigen.
- Überprüfe den personalisierten Einarbeitungsweg des Mitarbeitenden im Kanban.
Wenn eine Aufgabe nicht ausgeführt werden kann, zum Beispiel weil der zugewiesene Manager nicht mehr existiert, wird die Aufgabe in Rot auf der Zeitachse des neuen Mitarbeitenden markiert, anstatt normal erstellt zu werden.
Öffne die Karte des neuen Mitarbeitenden, um zu sehen, was schiefgelaufen ist und wie du es beheben kannst, zum Beispiel durch die Neuzuweisung der Aufgabe an einen aktuellen Manager.
Mit dem neuen Einarbeitungsfluss wird eine Aufgabe nur dann als abgeschlossen markiert, wenn die zugrunde liegende Aktion tatsächlich in Factorial erfolgt ist. Zum Beispiel wird eine dokumentenbezogene Aufgabe als abgeschlossen betrachtet, wenn das erforderliche Dokument unterzeichnet wurde, anstatt einfach, wenn jemand ein Kästchen ankreuzt.
Wenn ein neuer Mitarbeitender die erwartete Aufgabe nicht erhält, überprüfe, ob:
- Die richtige Einarbeitungsrichtlinie der Person zugewiesen ist.
- Die Bedingungen der Aufgabe mit dem Stellenkatalog, dem Arbeitsplatz oder der rechtlichen Einheit der Person übereinstimmen.
- Die Aufgabe nicht durch eine andere Bedingung ausgeschlossen ist.
Du kannst auch die Einarbeitungsaktivität von Organisation > Aktivität aus überprüfen.
Tipps und bewährte Praktiken
- Verwende Bedingungen anstelle von Richtlinien-Duplikaten. Wenn die meisten Einarbeitungsschritte gleich sind, halte sie in einer Richtlinie und verwende Bedingungen für die Unterschiede.
- Weise klare Aufgabenverantwortliche zu. Dies erleichtert es allen, zu verstehen, wer für jede Aktion verantwortlich ist.
- Verwende Variablen in Aufgaben. Variablen können Aufgaben für jeden neuen Mitarbeitenden personalisieren und repetitive manuelle Arbeit reduzieren.
- Halte Richtlinien mit deinen tatsächlichen Prozessen in Einklang. Überprüfe sie regelmäßig, damit neue Mitarbeitende immer die richtigen Einarbeitungsschritte erhalten.
- Nutze das Kanban-Board proaktiv. Überprüfe es regelmäßig, um Einarbeitungsprozesse zu identifizieren, die Aufmerksamkeit benötigen, bevor sie zu Blockaden werden.
FAQ
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Kann ich eine andere Einarbeitungsrichtlinie für jedes Team erstellen?
Ja, aber das ist nicht notwendig, wenn der Großteil des Einarbeitungsprozesses gleich ist. Verwende stattdessen Bedingungen, um eine einzige Richtlinie basierend auf dem Stellenkatalog, dem Arbeitsplatz oder der rechtlichen Einheit anzupassen.
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Markiert das Überprüfen einer Aufgabe sie als abgeschlossen?
Nein. Eine Aufgabe gilt als abgeschlossen, wenn die zugrunde liegende Aktion tatsächlich in Factorial erfolgt ist. Zum Beispiel wird eine Dokumentenaufgabe als abgeschlossen betrachtet, wenn das Dokument unterzeichnet wurde.
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Können Aufgaben Variablen verwenden?
Ja. Variablen können in Aufgaben verwendet werden, um den Einarbeitungsinhalt für jeden neuen Mitarbeitenden zu personalisieren.
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Kann ich eine Einarbeitungsrichtlinie erstellen, ohne von Grund auf neu zu beginnen?
Ja. Richtlinien können aus Vorlagen erstellt oder konversationell mit ONE generiert werden.
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Wie kann ich sehen, wer während des Onboardings Aufmerksamkeit benötigt?
Verwende Onboardees anzeigen aus der Einarbeitungsrichtlinie oder gehe zu Organisation > Aktivität, um die Einarbeitungsaktivität zu überprüfen.