Crea processi di onboarding personalizzati e coerenti per i nuovi ingressi con le politiche di onboarding. Usa le condizioni per adattare i compiti in base al catalogo dei lavori, al luogo di lavoro o all'entità legale, e monitora i progressi da un'unica bacheca Kanban.
Panoramica
La sezione Onboarding nelle Impostazioni consente agli amministratori di creare e gestire politiche di onboarding per i nuovi dipendenti.
Una politica definisce i passaggi, i compiti e i responsabili che un nuovo ingresso deve seguire durante l'onboarding. Puoi utilizzare le condizioni per fare in modo che la stessa politica si adatti a diversi ruoli del catalogo dei lavori, luoghi di lavoro o entità legali.
Gli stati dei compiti riflettono anche se l'azione richiesta è stata effettivamente completata in Factorial. Questo fornisce agli amministratori una visione più affidabile dei progressi di onboarding di ciascuna persona.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza le politiche di onboarding quando vuoi:
- Standardizzare l'esperienza di onboarding nella tua organizzazione
- Personalizzare l'onboarding in base al catalogo dei lavori, al luogo di lavoro o all'entità legale del nuovo ingresso
- Evita di creare e mantenere più versioni dello stesso processo di onboarding
- Assicurarti che i compiti siano considerati completati solo quando l'azione richiesta è avvenuta
- Utilizzare variabili nei compiti per personalizzare il contenuto dell'onboarding per ogni nuovo ingresso
- Identificare rapidamente i nuovi ingressi che sono in carreggiata o necessitano di attenzione
Come utilizzare
Crea una politica di onboarding
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
- Apri la sezione Onboarding dei dipendenti
- Crea una nuova politica
- Aggiungi i passaggi e i compiti che i nuovi ingressi devono completare
- Assegna un responsabile a ciascun compito, se applicabile
- Utilizza variabili nei compiti quando hai bisogno che il contenuto si adatti al nuovo ingresso
- Salva la politica
- Assegna la politica ai nuovi dipendenti pertinenti
Puoi anche creare una politica utilizzando un modello o generarne una in modo conversazionale con ONE.
Aggiungi condizioni a un compito
Le condizioni consentono a una politica di onboarding di adattarsi a diversi profili di dipendenti.
Le condizioni possono basarsi su:
- Catalogo dei lavori
- Luogo di lavoro
- Entità legale
Ad esempio, puoi creare un compito Carica patente di guida che appare solo per i conducenti. Puoi chiedere a ONE di crearlo solo per i conducenti, e si applicherà solo ai nuovi ingressi il cui ruolo è Conducente. Tutti gli altri lo saltano automaticamente.
Come aggiungere una condizione
- Apri la politica di onboarding.
- Chiedi a ONE di creare il compito che desideri.
- Dì a ONE per chi è il compito e specifica la condizione, ad esempio, "solo per i conducenti".
- Controlla il compito che ONE ha creato.
- Salva la politica.
I passaggi non utilizzano condizioni. Utilizzano attivatori basati sul tempo, come quando il dipendente entra nel flusso, nel loro primo giorno, o quando i compiti obbligatori della fase precedente sono completati.
Monitora i progressi dell'onboarding
Puoi monitorare i progressi dell'onboarding dalla politica di onboarding o da Organizzazione > Attività.
Dalla politica di onboarding
- Apri la politica di onboarding.
- Seleziona Visualizza nuovi ingressi.
- Controlla il percorso di onboarding personalizzato del dipendente nella Kanban.
Se un compito non può essere eseguito, ad esempio perché il manager assegnato non esiste più, il compito viene contrassegnato in rosso nella cronologia del nuovo ingresso invece di essere creato normalmente.
Apri la scheda del nuovo dipendente per vedere cosa è andato storto e come risolverlo, ad esempio riassegnando il compito a un manager attuale.
Con il nuovo flusso di onboarding, un compito viene contrassegnato come completato solo quando l'azione sottostante è effettivamente avvenuta in Factorial. Ad esempio, un compito legato a un documento è completato quando il documento richiesto è stato firmato, piuttosto che semplicemente quando qualcuno spunta una casella.
Se un nuovo ingresso non riceve il compito previsto, controlla che:
- La politica di onboarding corretta è assegnata alla persona.
- Le condizioni sul compito corrispondono al catalogo dei lavori, al luogo di lavoro o all'entità legale della persona.
- Il compito non è escluso da un'altra condizione.
Puoi anche controllare l'attività di onboarding da Organizzazione > Attività.
Consigli e migliori pratiche
- Utilizza le condizioni invece di duplicare le politiche. Se la maggior parte dei passaggi di onboarding è la stessa, mantienili in una sola politica e utilizza le condizioni per le differenze.
- Assegna chiari responsabili ai compiti. Questo rende più facile per tutti capire chi è responsabile di ciascuna azione.
- Utilizza variabili nei compiti. Le variabili possono personalizzare i compiti per ogni nuovo ingresso e ridurre il lavoro manuale ripetitivo.
- Mantieni le politiche allineate con i tuoi processi reali. Rivedile regolarmente affinché i nuovi ingressi ricevano sempre i passaggi di onboarding corretti.
- Utilizza proattivamente la bacheca Kanban. Controllala regolarmente per identificare i processi di onboarding che necessitano di attenzione prima che diventino blocchi.
FAQ
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Posso creare una politica di onboarding diversa per ogni team?
Sì, ma non è necessario quando la maggior parte del processo di onboarding è la stessa. Invece, utilizza le condizioni per adattare una singola politica in base al catalogo dei lavori, al luogo di lavoro o all'entità legale.
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Controllare un compito lo segna come completato?
No. Un compito è considerato completato quando l'azione sottostante è effettivamente avvenuta in Factorial. Ad esempio, un compito documentale è completato quando il documento è stato firmato.
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I compiti possono utilizzare variabili?
Sì. Le variabili possono essere utilizzate nei compiti per personalizzare il contenuto dell'onboarding per ogni nuovo ingresso.
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Posso creare una politica di onboarding senza partire da zero?
Sì. Le politiche possono essere create da modelli o generate in modo conversazionale con ONE.
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Come posso vedere chi ha bisogno di attenzione durante l'onboarding?
Utilizza Visualizza nuovi ingressi dalla politica di onboarding o vai a Organizzazione > Attività per rivedere l'attività di onboarding.