Le suivi manuel vous permet de gérer un SaaS auquel Factorial IT ne peut pas se connecter. Utilisez-le lorsque l'outil n'a pas d'intégration dans le catalogue, ou lorsque vous préférez que Factorial IT ne pousse pas de changements dedans.
Fonctionnalité
Aperçu
Avec un SaaS suivi manuellement, Factorial IT garde toujours la liste des comptes, mais ne change jamais l'outil lui-même. Chaque fois qu'un compte doit être créé, mis à jour ou supprimé, Factorial IT génère une tâche pour le propriétaire du SaaS. Le propriétaire effectue le changement dans l'outil puis ferme la tâche.
Comment utiliser
- Allez dans SaaS > Répertoire et cliquez sur Ajouter un SaaS.
- Choisissez Suivre manuellement.
Si la provision de SaaS ne fait pas partie de votre plan, vous verrez une invite de mise à niveau à ce moment-là.
- Dans Créer un nouveau SaaS, remplissez :
- Nom du SaaS
- Propriétaire : l'employé qui s'occupe de l'outil. Les tâches, notifications et demandes d'approbation lui sont envoyées.
- Logo : téléchargez une image, ou cliquez sur Récupérer automatiquement.
- Confirmez. Le SaaS s'ouvre sur son onglet Paramètres, avec Gestion manuelle via Tickets activée.
Importer des comptes existants
- Ouvrez l'onglet Paramètres du SaaS.
- Dans la carte Gestion manuelle via Tickets, cliquez sur Importer des identités.
- ONE s'ouvre avec une demande d'importation prête pour ce SaaS. Suivez ses instructions pour charger les comptes qui existent déjà, par exemple à partir d'une exportation de la console d'administration de l'outil.
Comment les comptes sont gérés
Chaque changement de compte se transforme en une tâche pour le propriétaire :
| Quand | Ce que Factorial IT crée |
|---|---|
| Onboarding | Une tâche Provisionner [nom de l'application] sur le ticket d'intégration, assignée au propriétaire. Le SaaS est ajouté lorsqu'une règle de provisionnement cible le nouvel employé, ou lorsque vous le sélectionnez lors de l'intégration. |
| Demande d'un profil employé | Un ticket assigné au propriétaire, par exemple Créer un compte pour Jane Doe sur Notion, avec une tâche par SaaS. Voir Gérer votre SaaS. |
| Offboarding | Une tâche Supprimer le compte pour [prénom] sur [nom de l'application] sur le ticket de désintégration. |
Arrêter de gérer via des tâches
Cliquez sur Désactiver dans la carte Gestion manuelle via Tickets. À partir de ce moment, aucune tâche n'est générée pour ce SaaS.
Suivre les coûts
Ajoutez les détails du contrat dans l'onglet Paramètres pour suivre ce que coûte l'outil. Voir Gestion des coûts.
Conseils et meilleures pratiques
- Choisissez un propriétaire qui peut agir dans l'outil. C'est lui qui crée et supprime les comptes manuellement.
- Importez les comptes existants tout de suite. Tant que vous ne le faites pas, Factorial IT ne sait pas qui a déjà accès.
- Utilisez une exportation de la console d'administration de l'outil pour l'importation. C'est la source la plus rapide des comptes actuels.
- Ajoutez une règle de provisionnement. Avec une règle, les intégrations récupèrent automatiquement le SaaS et génèrent la tâche pour le propriétaire.
Dépannage et FAQ
Dépannage
- Vous voyez une invite de mise à niveau au lieu de Suivre manuellement. Votre plan n'inclut pas la provision de SaaS.
- Un nouvel employé n'a pas reçu de tâche de Provision pour le SaaS. Le SaaS n'est ajouté à une intégration que lorsqu'une règle cible le nouvel employé ou lorsque vous le sélectionnez lors de l'intégration. Vérifiez la règle, ou ajoutez le SaaS à l'intégration vous-même.
- La liste des comptes est vide. Importez les comptes existants depuis la carte Gestion manuelle via Tickets.
FAQ
-
Est-ce que Factorial IT change quelque chose dans un SaaS suivi manuellement ?
Non. Il génère une tâche, et le propriétaire effectue le changement dans l'outil.
-
Puis-je désactiver la création de tâches pour un SaaS ?
Oui. Cliquez sur Désactiver dans la carte Gestion manuelle via Tickets.
-
Puis-je suivre les coûts pour un SaaS suivi manuellement ?
Oui. Entrez les détails du contrat dans l'onglet Paramètres.