Aprende a establecer reglas de compensación de horas extras y categorizar eficazmente las horas de trabajo para diferentes compensaciones.

Comprender los modelos de compensación
 

Generalmente, cuando los empleados trabajan fuera de su horario laboral, se clasifica como horas extras y requiere una compensación diferente.

Esta compensación por horas extra suele implicar el uso de un factor de conversión, donde el valor de una hora difiere del valor de las horas estándar. Estos factores de conversión pueden determinarse en función del día o la hora específica en que trabaja el empleado.

Además, la compensación por horas extras se puede administrar utilizando Tiempo Libre o Nómina, a menudo con criterios específicos que rigen cómo se aplica esta compensación.

Ejemplo: Mi horario de trabajo es de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00, pero por alguna razón tengo que trabajar el sábado o el domingo.

• Si trabajo el sábado, esas horas extras tienen un factor de conversión de 1:1,5 y se pueden compensar con tiempo libre.
• Si trabajo el domingo, esas horas extras tienen un factor de conversión de 1:2 y se pueden compensar con Nómina.

Categorías de tiempo y bloques de tiempo

Al utilizar categorías y bloques de tiempo, puedes definir días o franjas horarias específicas para el seguimiento del tiempo de forma diferenciada. Esto incluye aplicar factores de conversión y especificar si el tiempo registrado dentro de esos rangos puede compensarse con tiempo libre, nómina o añadirse al saldo.

Las categorías de tiempo y los bloques te permiten:

• Crear categorías de tiempo y defina si rastrearán días/horas regulares o extras
• Definir factores de conversión para cada categoría
• Asignar bloques de tiempo (días o franjas horarias específicas) a cada categoría de tiempo
• Especificar si los bloques de horas extra se compensan con tiempo libre, nómina o se agregan al saldo

Configuración de categorías de tiempo y bloques de tiempo

Crear categorías de tiempo de trabajo

Crea categorías de tiempo para realizar el seguimiento y compensar las horas regulares y las horas extras.

1. En la barra lateral, ve a Configuración
2. En la sección Tiempo, haz clic en Categorías de tiempo
3. Haz clic en Nueva categoría
4. Nombra la nueva categoría
5. Elige el tipo :
   • Regular : horas estándar que se espera que trabaje un empleado
   • Horas extras : cualquier hora trabajada más allá del número estándar o de las horas de trabajo regulares.
   • Flexible : categorías que pueden rastrear cualquier hora de trabajo independientemente de si es regular o extra.
6. Guarda

Definir valores para categorías de tiempo

Define la equivalencia de las horas trabajadas en cada categoría de tiempo.

1. Desde la página de categorías de tiempo, haz clic en el botón Ir a configuración de seguimiento de tiempo dentro del banner azul
2. Elige la política de seguimiento del tiempo (si tienes más de una)
3. Haz clic en Nuevo valor
4. Selecciona la categoría Hora
5. Define el factor de conversión
6. Guarda

Crear y asignar bloques de tiempo a cada categoría de tiempo

Asigna las categorías de tiempo a días o franjas horarias específicas y define su compensación.

1. Desde la página de categorización del tiempo de trabajo, haz clic en Nuevo bloque de tiempo
2. Selecciona la categoría Hora
3. Selecciona los días
4. Decide si aplica a:
   • Día completo
   • Franja horaria específica
5. Haz clic en Continuar
6. Elige el método de compensación:
   • Tiempo libre : el tiempo registrado en este bloque de tiempo se compensará automáticamente.
   • Nómina : el tiempo registrado en este bloque de tiempo estará disponible para la compensación de nómina manual en la página de la hoja de horas del empleado.
   • Saldo : el tiempo registrado en este bloque de tiempo se transferirá a la sección Saldo en la página de la hoja de horas del empleado.
     
     Disponible solo para bloques de horas extra. Las horas regulares siempre se compensarán a través de Nómina.
      
7. Guarda

Dónde visualizar el tiempo trabajado en Categorías de Tiempo

En la página de Fichar entrada, podrás acceder a la siguiente información:

• Horas trabajadas : la cantidad de tiempo combinada, incluidas las horas regulares y las horas extras, por la cual un empleado tiene derecho a recibir una compensación.
• Horas planificadas : el tiempo total que se espera que un empleado trabaje según las horas de trabajo programadas.
• Saldo : diferencia entre las horas trabajadas regularmente y las planificadas. No se consideran las horas extras de los bloques de tiempo.
• Total de compensación (visible sólo para gerentes)
  • Compensación mediante tiempo libre: la compensación se produce de forma automática.
  • Compensación a través de nómina: puedes compensar las horas extras en la página de Fichar haciendo clic en Compensar.

Cómo exportar informes de seguimiento de tiempo con categorías de tiempo e información de bloques de tiempo

Esta exportación de seguimiento de tiempo está disponible en dos versiones: la versión completa y el resumen.

1. En la barra lateral, ve a Seguimiento del tiempo
2. Haz clic en (...) en la esquina superior derecha
3. Haz clic en Descargar exportación
4. Selecciona el tipo de exportación Exportación de seguimiento de tiempo - Versión completa o Exportación de seguimiento de tiempo - Resumen , según tus necesidades
5. Rellena los campos obligatorios
6. Haz clic en Guardar

Cómo compensar el tiempo de las categorías de tiempo

Puedes elegir 2 métodos de compensación para cada bloque de tiempo.

• Tiempo libre
• Nómina de sueldos

La compensación por tiempo libre se realiza automáticamente. No requiere la aprobación del manager. El empleado verá directamente el tiempo acumulado en tiempo libre a través de la compensación de horas extras, que se actualiza automáticamente según la tasa de equivalencia.

Para la nómina, los gerentes con permiso para revisar y aprobar planillas de horas deberán compensar manualmente este tiempo haciendo clic en Compensar.

1. Selecciona lo que quieres compensar 
   
    
2. Selecciona el período de nómina

Una vez hecho esto, los empleados y managers verán que este tiempo ya se ha enviado a Nómina en la hoja de horas.

Los usuarios con acceso a la Nómina de empleados verán este complemento en Nómina.