Gestionar los permisos de los documentos es fundamental para proteger la información confidencial y garantizar que las personas adecuadas tengan el nivel de acceso correcto. Con esta actualización, puedes separar las acciones de eliminación de los permisos de edición en el módulo Documentos, lo que te brinda mayor control sobre cómo se administran los documentos.
En este artículo, aprenderás cómo funcionan los permisos de eliminación, cuándo utilizarlos y cómo configurarlos para tu equipo.
Descripción general
Anteriormente, los/as usuarios/as con permiso para editar documentos también podían eliminarlos. Esto incluía mover los documentos a la papelera, restaurarlos o eliminarlos permanentemente.
Con esta actualización, los permisos de eliminación son independientes de los permisos de edición. Puedes asignar derechos de eliminación por separado, lo que permite un control más preciso sobre la gestión de documentos.
Hay tres permisos de eliminación disponibles:
- Eliminar documentos : Controla la eliminación general de documentos de empleados/as.
- Eliminar documentos de empleados sin carpeta : Controla la eliminación de documentos que no están asignados a ninguna carpeta.
- Eliminar documentos de empleados por carpeta : Controla los permisos de eliminación a nivel de carpeta.
Además, la visibilidad de la papelera y las acciones relacionadas con la eliminación ahora dependen de estos permisos.
Cuándo y por qué debe utilizarse
Esta función es especialmente útil cuando:
- Quieras que los/las gerentes o jefes/as de equipo puedan editar documentos sin poder eliminarlos
- Debas reducir el riesgo de eliminación accidental o no autorizada
- Desees definir permisos más específicos por carpeta o tipo de documento
- Desees un control más estricto sobre la documentación sensible o relacionada con el cumplimiento normativo
Cómo usar
- Ve a Configuración
- Haz clic en Permisos
- Selecciona el grupo que deseas configurar
- Navega a Documentos
- Abre la sección de documentos del empleado
- Localiza las nuevas opciones de permisos de eliminación:
- Eliminar documentos
- Eliminar documentos de empleados sin carpeta
- Eliminar documentos de empleados por carpeta
- Habilita o deshabilita cada permiso según el nivel de acceso que quieras otorgar
- (Opcional) Configura los permisos a nivel de carpeta si utiliza la opción Eliminar por carpeta
- Haz clic en Guardar
Una vez configurado:
- Solo los/as usuarios/as con permisos de eliminación podrán mover documentos a la papelera, restaurarlos o eliminarlos permanentemente
- La papelera solo será visible para los/as usuarios/as con permisos de eliminación
Si puedes editar documentos pero no eliminarlos, asegúrate de que el permiso Eliminar documentos esté habilitado para tu rol. Los permisos de edición y eliminación ahora se gestionan por separado.
La papelera solo es visible si tienes permisos para eliminar archivos. Si no la ves y crees que deberías tener acceso, ponte en contacto con tu administrador/a.
Si los/as usuarios/as perdieron el acceso de eliminación después de la actualización, es porque la actualización automática copió los permisos de edición anteriores a los permisos de eliminación. Si el acceso ha cambiado, comprueba si los permisos se actualizaron manualmente después.
Consejos y mejores prácticas
- Revisa los roles existentes después de la activación para asegurarte de que los permisos se ajusten a las políticas de su empresa
- Otorga permisos de eliminación únicamente a roles de confianza (por ejemplo, administradores de RRHH)
- Utiliza permisos basados en carpetas para proteger documentos confidenciales
- Realiza auditorías periódicas de los permisos para evitar accesos no deseados
Preguntas frecuentes
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¿Los/as usuarios/as actuales perderán los permisos de eliminación tras este cambio?
No. Una actualización garantiza que los/as usuarios/as que anteriormente tenían permisos de edición también tendrán permisos de eliminación por defecto.
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¿Puedo permitir la eliminación sin permitir la edición?
Sí. Ahora se pueden habilitar los permisos de eliminación independientemente de los permisos de edición.
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¿Los permisos de eliminación también se aplican en dispositivos móviles?
Sí. Las acciones de eliminar, mover a la papelera y restaurar, tanto en la web como en la versión móvil, siguen las mismas reglas de permisos.
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¿Puedo controlar los permisos de eliminación por carpeta?
Sí. Puedes asignar permisos de eliminación a nivel de carpeta utilizando la opción Eliminar documentos de empleados por carpeta .