Gestionar los permisos de los documentos es fundamental para proteger la información confidencial y garantizar que las personas adecuadas tengan el nivel de acceso correcto. Con esta actualización, puede separar las acciones de eliminación de los permisos de edición en el módulo Documentos, lo que le brinda mayor control sobre cómo se administran los documentos.
En este artículo, aprenderá cómo funcionan los permisos de eliminación, cuándo utilizarlos y cómo configurarlos para su equipo.
Descripción general
Anteriormente, los/as usuarios/as con permiso para editar documentos también podían eliminarlos. Esto incluía mover los documentos a la papelera, restaurarlos o eliminarlos permanentemente.
Con esta actualización, los permisos de eliminación son independientes de los permisos de edición. Puede asignar derechos de eliminación por separado, lo que permite un control más preciso sobre la gestión de documentos.
Hay tres permisos de eliminación disponibles:
- Eliminar documentos : Controla la eliminación general de documentos de empleados/as.
- Eliminar documentos de empleados sin carpeta : Controla la eliminación de documentos que no están asignados a ninguna carpeta.
- Eliminar documentos de empleados por carpeta : Controla los permisos de eliminación a nivel de carpeta.
Además, la visibilidad de la papelera y las acciones relacionadas con la eliminación ahora dependen de estos permisos.
Cuándo y por qué debe utilizarse
Esta función es especialmente útil cuando:
- Quiera que los/as gerentes o jefes/as de equipo puedan editar documentos sin poder eliminarlos
- Deba reducir el riesgo de eliminación accidental o no autorizada
- Desee definir permisos más específicos por carpeta o tipo de documento
- Desee un control más estricto sobre la documentación sensible o relacionada con el cumplimiento normativo
Cómo usar
- Vaya a Configuración
- Haga clic en Permisos
- Seleccione el grupo que desea configurar
- Navegue a Documentos
- Abra la sección de documentos del empleado .
- Localice las nuevas opciones de permisos de eliminación:
- Eliminar documentos
- Eliminar documentos de empleados sin carpeta
- Eliminar documentos de empleados por carpeta
- Habilite o deshabilite cada permiso según el nivel de acceso que quiera otorgar
- (Opcional) Configure los permisos a nivel de carpeta si utiliza la opción Eliminar por carpeta
- Haga clic en Guardar
Una vez configurado:
- Solo los/as usuarios/as con permisos de eliminación podrán mover documentos a la papelera, restaurarlos o eliminarlos permanentemente
- La papelera solo será visible para los/as usuarios/as con permisos de eliminación
Si puede editar documentos pero no eliminarlos, asegúrese de que el permiso Eliminar documentos esté habilitado para su rol. Los permisos de edición y eliminación ahora se gestionan por separado.
La papelera solo es visible si tienes permisos para eliminar archivos. Si no la ve y cree que debería tener acceso, póngase en contacto con su administrador/a.
Si los/as usuarios/as perdieron el acceso de eliminación después de la actualización, es porque la actualización automática copió los permisos de edición anteriores a los permisos de eliminación. Si el acceso ha cambiado, compruebe si los permisos se actualizaron manualmente después.
Consejos y mejores prácticas
- Revise los roles existentes después de la activación para asegurarse de que los permisos se ajusten a las políticas de su empresa
- Otorgue permisos de eliminación únicamente a roles de confianza (por ejemplo, administradores de RRHH)
- Utilice permisos basados en carpetas para proteger documentos confidenciales
- Realice auditorías periódicas de los permisos para evitar accesos no deseados
Preguntas frecuentes
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¿Los/as usuarios/as actuales perderán los permisos de eliminación tras este cambio?
No. Una actualización garantiza que los/as usuarios/as que anteriormente tenían permisos de edición también tendrán permisos de eliminación por defecto.
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¿Puedo permitir la eliminación sin permitir la edición?
Sí. Ahora se pueden habilitar los permisos de eliminación independientemente de los permisos de edición.
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¿Los permisos de eliminación también se aplican en dispositivos móviles?
Sí. Las acciones de eliminar, mover a la papelera y restaurar, tanto en la web como en la versión móvil, siguen las mismas reglas de permisos.
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¿Puedo controlar los permisos de eliminación por carpeta?
Sí. Puede asignar permisos de eliminación a nivel de carpeta utilizando la opción Eliminar documentos de empleados por carpeta .