Gerenciar permissões de documentos é essencial para proteger informações confidenciais e garantir que as pessoas certas tenham o nível de acesso adequado. Com esta atualização, você pode separar as ações de exclusão das permissões de edição no módulo Documentos, obtendo mais controle sobre como os documentos são gerenciados.
Neste artigo, você aprenderá como funcionam as permissões de exclusão, quando usá-las e como configurá-las para sua equipe.
Visão geral
Anteriormente, os usuários que tinham permissão para editar documentos também podiam excluí-los. Isso incluía mover documentos para a lixeira, restaurá-los ou excluí-los permanentemente.
Com esta atualização, as permissões de exclusão são independentes das permissões de edição. Você pode atribuir direitos de exclusão separadamente, permitindo um controle mais preciso sobre o gerenciamento de documentos.
Três permissões de exclusão estão disponíveis:
- Excluir documentos : Controla a exclusão geral de documentos de funcionários.
- Excluir documentos de funcionários sem pasta : Controla a exclusão de documentos que não estão atribuídos a nenhuma pasta.
- Excluir documentos de funcionários por pasta : Controla as permissões de exclusão no nível da pasta.
Além disso, a visibilidade da lixeira e as ações relacionadas à exclusão agora dependem dessas permissões.
Quando e por que deve ser usado
Essa funcionalidade é especialmente útil quando:
- Você quer que gerentes ou líderes de equipe editem documentos sem poder excluí-los.
- Você precisa reduzir o risco de exclusão acidental ou não autorizada.
- Você deseja definir permissões mais específicas por pasta ou tipo de documento?
- Você deseja um controle mais rigoroso sobre documentos confidenciais ou relacionados à conformidade.
Como usar
- Acesse as Configurações.
- Clique em Permissões
- Selecione o grupo que deseja configurar.
- Acesse a seção Documentos.
- Abra a seção de documentos do funcionário .
- Localize as novas opções de permissão de exclusão:
- Excluir documentos
- Excluir documentos de funcionários sem pasta
- Excluir documentos de funcionários por pasta
- Habilite ou desabilite cada permissão dependendo do nível de acesso que deseja conceder.
- (Opcional) Configure as permissões em nível de pasta se estiver usando a opção "Excluir por pasta".
- Clique em Salvar
Após a configuração:
- Somente usuários com permissão para excluir documentos poderão movê-los para a lixeira, restaurá-los ou excluí-los permanentemente.
- A lixeira só ficará visível para usuários com permissão para excluir itens.
Se você consegue editar documentos, mas não consegue excluí-los, verifique se a permissão "Excluir documentos" está habilitada para sua função. As permissões de edição e exclusão agora são gerenciadas separadamente.
A lixeira só fica visível se você tiver permissão para excluí-la. Se você não vir a lixeira e acreditar que deveria ter acesso a ela, entre em contato com o administrador.
Se os usuários perderam o acesso à exclusão após a atualização, é porque O preenchimento automático copiou as permissões de edição anteriores para as permissões de exclusão. Se o acesso foi alterado, verifique se as permissões foram atualizadas manualmente posteriormente.
Dicas e boas práticas
- Analise as funções existentes após a ativação para garantir que as permissões estejam de acordo com as políticas da sua empresa.
- Conceda permissões de exclusão apenas a funções confiáveis (por exemplo, administradores de RH).
- Use permissões baseadas em pastas para proteger documentos confidenciais.
- Audite regularmente as permissões para evitar acessos não autorizados.
Perguntas frequentes
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Os usuários existentes perderão as permissões de exclusão após essa alteração?
Não. O preenchimento retroativo garante que os usuários que anteriormente tinham permissões de edição também terão permissões de exclusão por padrão.
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Posso permitir a exclusão sem permitir a edição?
Sim. Agora é possível ativar as permissões de exclusão independentemente das permissões de edição.
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As permissões de exclusão também se aplicam a dispositivos móveis?
Sim. As ações de excluir, mover para a lixeira e restaurar, tanto na web quanto em dispositivos móveis, seguem as mesmas regras de permissão.
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Posso controlar as permissões de exclusão por pasta?
Sim. Você pode atribuir permissões de exclusão no nível da pasta usando a opção "Excluir documentos de funcionários por pasta" .